La riduzione dei costi di gestione di un’impresa – e anche dei costi a carico di centri medici, ambulatori e poliambulatori – è una necessità sentita su scala globale. Questo è quanto emerge da un’indagine realizzata dall’agenzia di consulenza Deloitte, che ha intervistato 1.000 executive manager. L’86% del campione ha dichiarato che, entro i prossimi 24 mesi, sarà necessario intraprendere alcune azioni mirate alla riduzione dei costi, almeno del 10%
Le strutture sanitarie, naturalmente, non sono realtà aziendali come le altre. Tuttavia anche i centri medici possono trarre benefici dall’ottimizzazione dei costi di gestione. E i software gestionali sono una delle soluzioni più efficaci per farlo.
La digital transformation come opportunità per il cost management
La trasformazione digitale è un fattore di incertezza per molte realtà, compresi studi medici, ambulatori e poliambulatori. Tuttavia, evidenzia Deloitte, è fondamentale individuare i potenziali fattori di sviluppo legati all’IT e non gli elementi distruttivi.
L’uso di strumenti digitali può, per esempio, favorire il rapporto tra medico e paziente perché permette loro di essere in contatto anche a distanza. Può ridurre il rischio di appuntamenti dimenticati e cancellati – sprechi di tempo e risorse a tutti gli effetti – grazie a servizi di promemoria automatici. Un’altra possibile applicazione del digitale, che migliora la gestione del poliambulatorio, è l’opportunità per i pazienti di prenotare e pagare le prestazioni online.
La stessa Business Intelligence, ovvero la scelta di prendere decisioni sulla base di dati e informazioni raccolte grazie alla tecnologia, ha una sua applicazione di grande efficienza in sanità, poiché aiuta a individuare colli di bottiglia e procedure da migliorare.
La tecnologia ha un impatto sull’organizzazione delle persone all’interno del poliambulatorio e può migliorare anche il cost management.
Ridurre i costi di un poliambulatorio grazie a un software gestionale
Investire per ridurre le spese può sembrare, solo all’apparenza, un controsenso, soprattutto sapendo quanto costa aprire un poliambulatorio. Tuttavia, dati alla mano, è la strategia che dimostra maggiore efficacia.
Le strutture sanitarie migliori lavorano con software gestionale per poliambulatori, ovvero piattaforme che digitalizzano tutte le attività di una struttura sanitaria: dall'agenda medica ai referti.
Ridurre i costi legati all'archiviazione grazie alla digitalizzazione dei documenti
Un gestionale sanitario permette la gestione dematerializzata della gran parte dei documenti prodotti dal poliambulatorio. Le informazioni sui pazienti, ad esempio, possono essere conservate in un archivio digitale (100% GDPR compliant), accessibile con facilità dallo staff medico della struttura.
Anche i referti possono essere digitalizzati grazie ad un software. Lo specialista compila le informazioni direttamente sul suo computer di lavoro.Le fatture per la gestione del magazzino, dei fornitori e delle spese possono essere facilmente gestite in forma dematerializzata.
Complessivamente la digitalizzazione dei documenti facilita la compliance verso il GDPR, velocizza le attività lavorative, riduce lo spreco di carta e lo spazio necessario a conservarla.
Un software gestionale completo permette di rendere più rapidi e fluidi alcuni processi all’interno dei poliambulatori. Una migliore comunicazione interna attraverso un’unica agenda digitale e condivisa, per esempio, riduce concretamente i costi che derivano dal ritardo nell’erogazione dei servizi e da possibili errori nel passaggio delle informazioni tra addetti al front office e staff medico.
Un programma sviluppato per i poliambulatori, inoltre, permette di integrare il sistema di fatturazione con quello di trasmissione al Sistema Tessera Sanitaria. Portando a termine in automatico questo passaggio, è concreto il risparmio di tempo, oltre alla riduzione del rischio di errori e dimenticanze.
Ricordiamo che una strategia di riduzione dei costi passa anche attraverso l’ottimizzazione della gestione della risorsa tempo. Le ore che il personale trascorre in attività di scarso valore per la struttura e il paziente – come riordinare un archivio cartaceo, per esempio – e svolgendo manualmente quelle che si possono digitalizzare – come aggiornare l’agenda delle prenotazioni e la refertazione – si traducono in meno ore dedicate direttamente alla gestione del paziente, alla formazione e all’acquisizione di competenze più strategiche.
Ridurre i ritardi: meno sprechi e servizio migliore
Tra le funzioni di un software gestionale che contribuiscono all'ottimizzazione dei costi del poliambulatorio ci sono la sincronizzazione dell’agenda e il sistema di comunicazione tra accettazione e medico. In cosa consistono?
Nel momento in cui il paziente arriva nella struttura, lo specialista lo visualizza a sistema e può organizzarsi per farlo accomodare in ambulatorio di lì a breve. Questa possibilità riduce i tempi tra una visita e l’altra e i momenti vuoti.
Un gestionale medico può essere poi integrato con un CMR come, per esempio, MioDottore. In questo caso, è possibile:
- ricevere prenotazioni 24/7, anche quando il proprio centro è chiuso: i pazienti prenotano online, dal sito web della struttura o dai social
- liberare le segreterie di molte attività manuali e ripetitive. Un sistema CRM invia comunicazioni e reminder automatici ai pazienti
- ridurre le "visite perse": i reminder automatici via mail e/o SMS abbassano drasticamente la percentuale di assenteismo dei pazienti
Ridurre sprechi e spese grazie alle decisioni basate sui dati
Infine, un software gestionale per poliambulatori completo permette di raccogliere e analizzare molte informazioni a proposito della propria attività, come le specializzazioni più remunerative, il tempo medio di permanenza dei pazienti in struttura, il ritardo medio dei pazienti sull'appuntamento, ecc.
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