25 novembre 2022

Gestionale per poliambulatori: tutto quello che occorre sapere

Software Gestionale Poliambulatorio

Il software gestionale per il poliambulatorio e per lo studio medico è il supporto insostituibile di ogni organizzazione sanitaria efficiente e vicina al paziente.

Ti aiuta a ottimizzare la gestione strategica e operativa della struttura, a evitare sprechi e colli di bottiglia e a migliorare l'esperienza dei pazienti.

Il gestionale sanitario favorisce flussi di lavoro fluidi ed efficaci. Di fatto diventa un vero e proprio braccio destro per i professionisti della salute e per i manager della struttura.

In questo articolo, approfondiamo quindi alcuni aspetti fondamentali per comprendere:

  • cos'è un software per il poliambulatorio e per lo studio medico, 
  • come funziona, 
  • come sceglierlo, 
  • come evitare gli errori più frequenti di chi adotta una soluzione di questo tipo per la prima volta.

Cos'è un software per poliambulatori e a cosa serve

Un software gestionale è, di norma, uno strumento che ha l’obiettivo di semplificare e velocizzare la gestione di dati e attività all’interno di un’impresa. 

Nello specifico  si tratta di programmi o piattaforme digitali che permettono di supportare il lavoro di medici, infermieri e manager del poliambulatorio in molte attività quotidiane. Qualche esempio? La gestione delle prenotazioni, l’accesso alla cartella digitale del paziente, una refertazione semplice, la preparazione delle fatture e l’invio automatico e sicuro al sistema Tessera Sanitaria.

L’obiettivo dei gestionali sanitari è di agevolare il lavoro dei professionisti della struttura, ridurre il rischio di compiere errori e aumentare il tempo da dedicare alla cura dei pazienti. 

I centri medici che adottano gestionali sanitari completi riescono a guadagnare tempo e risparmiare risorse in almeno 21 modi diversi. Ecco quali.

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Come funziona un gestionale medico sanitario

Una volta scelto il software gestionale medico, il responsabile potrà impostare i servizi adatti alla struttura e abilitare i colleghi all’utilizzo del programma. Nel caso di software 100% in cloud, come GipoNext, non è necessario scaricare nulla: può essere utilizzato ovunque ci sia una connessione a Internet.

Nei sistemi come GipoNext i primi tre passi da compiere sono semplicissimi:

  • Inserire i dati del poliambulatorio o studio medico
  • Configurare il layout per ricette e fatture
  • Impostare le agende degli appuntamenti

Naturalmente, non tutti possono accedere al software sanitario. Verranno abilitati i profili utenti solamente dei professionisti che lavorano nella struttura e che potranno entrare con le proprie credenziali alle cartelle digitali dei propri pazienti.

È importante sottolineare che nemmeno la segreteria ha accesso ai dati clinici dei pazienti, ma soltanto alle informazioni di cui ha bisogno per poter gestire al meglio appuntamenti, pagamenti e promemoria.

I software gestionali sanitari più validi hanno un’architettura digitale GDPR compliant: i dati dei pazienti sono protetti e custoditi secondo le più rigide disposizioni in materia.

Quali caratteristiche deve avere un software gestionale medico

Il gestionale medico può offrire molte opportunità e funzionalità. È importante, quindi, mettere a fuoco quali sono le 7 caratteristiche fondamentali che non possono mancare:

  • 100% conforme alle normative e al GDPR
  • in cloud e quindi accessibile da qualunque postazione e dispositivo
  • semplice da usare e con un’interfaccia user-friendly
  • personalizzabile e adattabile alle esigenze e ai servizi della tua struttura
  • sempre aggiornato o aggiornabile sulla base delle nuove normative
  • in grado di digitalizzare l’intero percorso dei pazienti: dalla prenotazione al referto 
  • integrabile con altri con altri strumenti già presenti in struttura (es: prenotazione online, sistemi di contabilità, integrazione con strumenti di radiologia, ecc).


Oltre a tutto questo, un software medico deve permetterti di gestire facilmente:

  • l'agenda delle prenotazioni
  • l'accettazione dei pazienti
  • la dematerializzazione dei documenti e la firma grafometrica
  • i pagamenti
  • la creazione, l'aggiornamento e il ritiro dei referti
  • l'invio dei dati al sistema Tessera Sanitaria per il 730 precompilato
  • l’integrazione con il Sistema Sanitario Nazionale (nel caso di un centro medico che opera anche in convenzione)

Infine, dovrebbe comprendere anche una funzione di analisi dei dati che aiuti il management a tenere tutto sotto controllo. 

Una volta scelto il software, che succede?

Dopo aver acquistato un gestionale, la difficoltà più grande è quella di adattare i vecchi processi al nuovo sistema e imparare ad usarlo sfruttandone il massimo potenziale.

Ecco perché è fondamentale affidarsi a partner con un solido servizio di help desk e con Customer Expert dedicati.

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Quando il gestionale medico è integrato con il CRM

Tra le funzionalità più interessanti di un software gestionale c’è la possibilità di integrarlo con un CRM medico, vale a dire una piattaforma che permette di potenziare la relazione con i pazienti. Quali sono alcune delle funzioni più importanti? Gli avvisi di promemoria automatici per gli appuntamenti, comunicazioni via SMS e email ad hoc con i pazienti, la gestione di un’agenda online con servizio di alert per chi si trova in lista d’attesa.

Software-gestionale-ambulatorio-medico

La Business Intelligence nel gestionale medico

I gestionali sanitari più completi dispongono anche di uno strumento di Business Intelligence. Nel contesto aziendale, consideriamo la BI come il processo decisionale basato su dati. Per un poliambulatorio o uno studio medico i dati riguardano prenotazioni, prestazioni, ritardi, appuntamenti mancati, tempi di attesa. Si tratta di informazioni che i sistemi raccolgono in maniera automatica e anonima e che traducono in grafici e statistiche.

Ecco alcune informazioni facilmente misurabili grazie a un software come GipoNext: 

  • ritardo medio dei pazienti sull’appuntamento
  • tempo medio di attesa tra accettazione e appuntamento
  • ritardo/anticipo medio del medico sull’appuntamento
  • durata della prestazione
  • tempo medio di permanenza del paziente nella struttura

Il vantaggio di disporre di tutti i dati del percorso paziente in un unico sistema è proprio quello di poter avere una visione d’insieme di tutte le attività del proprio centro medico e quindi prendere decisioni strategiche basate su dati attendibili.

L'integrazione del gestionale sanitario con altri sistemi e strumenti

Proprio per la funzione centrale che ricopre, il gestionale sanitario è al centro dell’ecosistema tecnologico di un centro medico. È fondamentale quindi che “parli” con tutti gli altri sistemi presenti in struttura, come software di contabilità, sistemi di laboratorio, apparecchiature radiologiche

Come scegliere il software per il tuo poliambulatorio, ambulatorio, centro medico o clinica

Se l’idea di adottare un programma gestionale per il tuo centro medico ti sembra allettante, è il momento di passare alla pratica. Ecco, dunque, alcune domande che ti suggeriamo di porti per capire concretamente qual è la proposta che fa al caso tuo

  • Conosci esigenze, organigramma e flussi operativi del poliambulatorio? E se lavori in uno studio medico o ambulatorio, sei consapevole del tempo che dedichi a ciascuna attività e di quelle che, eventualmente, deleghi?
  • Sai individuare chi sono le persone che utilizzeranno il software e quali sono le loro competenze in ambito informatico e digitale?
  • Preferisci sviluppare un software personalizzato al 100% da parte di un professionista che lavori solo per te, oppure affidarti a un sistema customizzabile creato da un’azienda che è specializzata nel tuo settore?
  • La tua struttura ha solo una sede fisica oppure lavora su più poli e ha ampliato l’offerta anche online?
  • Quali sono i tool che utilizzi tutti i giorni? Si possono integrare con il software che vorresti acquistare oppure no?
  • Hai bisogno di un software accessibile anche da mobile oppure, nella tua struttura, lo utilizzeresti soltanto su un terminale?
  • Hai la necessità di assistenza e formazione sull’utilizzo dello strumento?
  • Vorresti che il software ti permettesse di migliorare o aumentare i servizi offerti al paziente come, per esempio, la prenotazione e il pagamento delle prestazioni online?
  • Cloud o desktop remoto? Come vorresti conservare documenti e file?
  • Cerchi un software con cui iniziare in maniera graduale e che sia espandibile in futuro?

 

Il consiglio è di rispondere in forma scritta a queste domande e, a partire da quanto emerge, elaborare una richiesta articolata e consapevole da rivolgere a chi si occuperà di fornirti il software per il tuo studio medico “chiavi in mano”.

Scegliere un gestionale sanitario: gli errori tipici

Hai già le idee chiare sul programma gestionale da adottare nella tua struttura?

Per esperienza, sappiamo che, spesso, chi sceglie un software per la prima volta, commette alcuni errori tipici. Abbiamo raccolto i più frequenti per aiutarti a fare una scelta consapevole fin da subito. 

Non fa per te un software incompleto che ti permette di utilizzare solo alcune funzioni e, ad esempio, non prevede la possibilità di creare le cartelle digitali dei pazienti.

Non fa per te un software che non tiene conto della normativa sulla privacy e del GDPR, e che resterà statico senza recepire eventuali cambiamenti legislativi.

Non fa per te nemmeno un software che non dialoga con gli altri sistemi e tool che utilizzi già con soddisfazione in poliambulatorio.

Non fa per te, infine, un software generico, perché chi l’ha sviluppato non conosce le peculiarità e le esigenze di chi lavora in ambito sanitario. Ti consigliamo di valutare, in particolare, programmi realizzati per i poliambulatori: troverai funzionalità e opzioni che sembreranno cucite apposta su di te.

Se desideri conoscere GipoNext, il software gestionale per poliambulatori e studi medici più diffuso in Italia puoi chiederci una demo gratuita oppure provarlo gratis per un mese.

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