Non tutti i poliambulatori hanno un software gestionale. Ancora oggi, infatti, diverse strutture (generalmente quelle più piccole) per lavorare usano Excel, Word, agenda cartacea e post-it. Finché il poliambulatorio conta pochi medici ed ha un’offerta circoscritta a pochi servizi è possibile, anche se limitante, usare tanti strumenti scollegati fra loro.
Ma quando la complessità aumenta, senza un software gestionale per poliambulatori è molto più facile fare errori, i tempi si allungano e in definitiva i costi aumentano.
Ecco 5 ragioni per passare ad un software per poliambulatori, se ancora non ce l’hai.
1- Con un gestionale per poliambulatori il rischio di errore è minimo e si comunica meglio
Ci sono piccole strutture che per lavorare si affidano ancora all’agenda cartacea e ai promemoria scritti a mano, ma così il rischio di fraintendere un appunto o di dimenticarsi di comunicare una disdetta è molto alto! Pensiamo al caso in cui un medico telefona in poliambulatorio per informare la segreteria che il tal giorno non ci sarà e di non prendere appuntamenti. La segretaria annota l’informazione a mano, c’è un cambio turno e dimentica di riferirlo alla collega che prende il suo posto. Un paziente chiama per prenotare e l’appuntamento viene fissato proprio il giorno in cui il medico è assente, la persona si presenta in poliambulatorio e non c’è nessuno per visitarla.
Risultato: un problema di comunicazione interna del poliambulatorio diventa un problema del paziente, che potrebbe non tornare più e rivolgersi alla concorrenza.
Con un gestionale integrato per poliambulatori tutte le informazioni vengono archiviate e gestite in un unico strumento a cui il personale dello staff può accedere in pochi clic. Il rischio di perdere informazioni importanti si riduce drasticamente, così come il tempo speso a comunicare disdette, cambi turno e disponibilità dei macchinari e degli spazi.
2 – Il software gestionale rende i processi più veloci e ti fa risparmiare tempo prezioso
Word, Excel, agenda cartacea sono utilissimi finché la struttura ha pochi pazienti ed un’offerta contenuta, ma quando la complessità aumenta, avere tanti strumenti di lavoro che non dialogano l’uno con l’altro diventa un ostacolo. Il tempo impiegato per le attività quotidiane, anche le più semplici, aumenta, tutto si rallenta e invece di dedicare la giusta attenzione ai pazienti e al “servizio al paziente”, si finisce per passare ore a scrivere, archiviare, inviare, stampare e annotare informazioni.
Un software per poliambulatori non solo gestisce tutto in unico “luogo”, ma automatizza moltissime attività di routine, risparmiando tempo. Per esempio, se si devono spostare gli appuntamenti di una settimana a quella successiva, con l’agenda cartacea va riportato tutto a mano, con quella integrata nel software gestionale bastano pochi clic. Tempo prezioso che può essere impiegato per altre attività.
3 – La gestione della burocrazia è molto più semplice se hai un software
Gli adempimenti burocratici che gravano sui poliambulatori sono molti e spesso riguardano anche la loro infrastruttura tecnologica. Cartella clinica elettronica, FSE, invio dei dati sanitari per il 730 precompilato, Regolamento europeo sulla privacy… senza un software aggiornato con i nuovi standard è difficile rispettare gli obblighi di legge.
4 – Se il gestionale ha un sistema di Business Intelligence è molto più semplice contenere i costi e ridurre i ritardi
Se il software per poliambulatori ha anche una funzione di Business Intelligence, può raccogliere dati sul ritardo medio dei pazienti e dello staff medico, sul tempo medio di attesa tra accettazione e appuntamento, sulla durata della prestazione e li traduce in statistiche da usare per organizzare meglio i turni, contenere i costi, sfruttare i tempi morti e distribuire gli appuntamenti in modo più equilibrato.
5 – Quando il tuo poliambulatorio cresce, il gestionale è il tuo migliore alleato
Più specialisti, più offerta: l’infrastruttura tecnologica deve accompagnare la crescita del poliambulatorio.
Quando il poliambulatorio cresce, infatti, aumentano i processi da gestire. Aumentano le specializzazioni, il numero di medici, il tipo di prestazioni e di referti da produrre. Avere molti strumenti scollegati fra loro è un ostacolo, perché professionisti, staff tecnico e amministrativo finiscono per passare troppo tempo a svolgere attività che con un software integrato richiederebbero pochi minuti.
Un gestionale personalizzabile rispetto alle caratteristiche del poliambulatorio si adatta alle abitudini dello staff e così velocizza le attività di routine, tutti possono lavorare meglio e con meno stress!
Per approfondire: