"Deve essere fatto per… IERI!”, “Ho troppe urgenze e non so da dove iniziare”, “Non posso occuparmene, ho un’urgenza improrogabile”. Quante volte ti è capitato di sentire queste frasi nella tua vita lavorativa? Probabilmente molto spesso. Sì, perché quello della gestione del tempo è un problema comune a tutti, dal singolo medico al poliambulatorio strutturato, dal laboratorio all’ospedale.
Fortunatamente, esistono strumenti e tecniche che possiamo applicare con successo per rendere il lavoro più fluido, evitare i colli di bottiglia e lavorare con i pazienti in maniera più serena. Oltre ai tool tecnologici, in questo articolo presenteremo anche una tecnica di organizzazione delle priorità molto apprezzata: la matrice di Eisenhower o di Covey.
Gestione del poliambulatorio: strategie per ottimizzare il tempo
Superare la sensazione di essere sempre in ritardo o lavorare solamente mossi dall’urgenza non è un’utopia.
In poliambulatorio o nello studio specialistico, ci si può affidare a un software gestionale medico o a programmi che facilitino i lavori più dispendiosi in termini di tempo come quelli riguardanti la gestione degli appuntamenti dei pazienti o tutto ciò che concerne la documentazione, la refertazione o la fatturazione.
Il flusso di lavoro può inoltre beneficiare di un efficiente sistema di deleghe interne al team. Individuare quali sono le capacità dei singoli dipendenti e valorizzarle ci aiuterà a risparmiare tempo e a dedicare la giusta attenzione a ciascuna mansione.
C’è il rischio, però, che anche una struttura digitalizzata e organizzata incorra nel problema, perché non si tratta solo di un’ottimizzazione del management del poliambulatorio, ma anche della gestione del tempo per ciascun membro del gruppo. Ed è proprio il singolo che può beneficiare dell’applicazione di una tecnica come la matrice di Eisenhower o Covey. Scopriamo di cosa si tratta e come funziona.
La matrice di Eisenhower o di Covey: uno strumento per gestire al meglio le priorità
“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”.
Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, 34esimo Presidente degli Stati Uniti, sintetizza il principio base del metodo di organizzazione di priorità e tempo che porta il suo stesso nome.
Può capitare che sia citata anche come matrice di Covey, dal nome dello psicologo Stephen Covey che ha approfondito e schematizzato il modello nel suo libro The 7 habits of highly effective people.
La matrice di Eisenhower, dunque, è una tecnica di organizzazione dei task che prevede di dividerli secondo quattro categorie: importante, non importante, urgente, non urgente.
Importante e urgente: come distinguerli
Cosa è importante? Dipende.
“L’importanza” è infatti un concetto soggettivo: quello che può essere importante per te, può non esserlo per altri. Dipende dai tuoi valori e dai tuoi obiettivi.
Per esempio, in ambito sanitario, può essere importante imparare a padroneggiare un certo tipo di trattamento terapeutico o pubblicare uno studio su una rivista illustre.
Cosa è urgente, invece? Ciò che è oggettivo.
Le questioni urgenti sono le scadenze e gli eventi improvvisi, quelli che spesso non dipendono da te, ma da fattori esterni. Sempre per fare un esempio, per chi lavora in un struttura sanitaria, urgente è un paziente che si aggrava dall’oggi al domani o anche un evento molto meno serio, come la gestione di un cambio turno comunicato con pochissimo preavviso o un ritardo del medico che crea una coda in sala d’aspetto.
Ora che abbiamo fatto questa distinzione, vediamo in cosa consiste la matrice di Eisenhower.
Come funziona la matrice di Eisnhower
Prendi un foglio e disegna quattro quadranti. Ecco la tua matrice pronta per essere compilata. I due parametri da considerare sono: “importante” e “urgente”. Avrai dunque attività “urgenti” e “non urgenti” e attività “importanti” e “non importanti”.
La matrice che hai disegnato dovrebbe essere simile a questa:
Come vedi, il primo quadrante è riservato a ciò a che è importante e urgente: qui vanno le attività da mettere in atto subito. Per fare alcuni esempi, è qui che rientrano i codici rossi del pronto soccorso, il parto o un infarto miocardico. In questi casi l’unica cosa da fare è agire immediatamente per risolvere la questione.
Il secondo quadrante, invece, raccoglie le cose importanti ma non urgenti e quindi pianificabili. Per esempio, inviare le fatture per il 730 precompilato è un’attività importante, ma programmabile, perché c’è una scadenza da rispettare e quindi sai già che, normalmente, entro il 31 gennaio di ogni anno devi rispettare questo obbligo. Hai dunque tempo per organizzarti in anticipo.
Nel terzo quadrante devi inserire le attività non importanti ma urgenti, che possono essere delegate ad altri. Per esempio, puoi chiedere a qualcun altro di prenotare i biglietti del treno se hai in programma un convegno medico o delegare a un collaboratore del tuo studio medico l’acquisto del toner della stampante che sta per esaurirsi.
Infine, quelle che non sono né importanti né urgenti possono essere, secondo la matrice, semplicemente eliminate dalla to do list. Qui rientrano le distrazioni, come controllare le notifiche su Whatsapp o su Facebook (a meno che non sia proprio su questo Social che rispondi alle domande dei tuoi pazienti!).
Alcuni compiti possono essere delegati alla tecnologia
Non dimentichiamo che, una volta individuate le caratteristiche dei compiti che ciascuno deve portare a termine, può capitare di rendersi conto che alcuni sono delegabili ad altre persone o si possono gestire con l’aiuto della tecnologia! Per esempio, con un CRM medico puoi inviare dei promemoria ai pazienti per avvisarli dell’approssimarsi della visita medica, o puoi gestire la refertazione medica con un software per la gestione della cartella clinica elettronica.
Ora che sai come funziona la matrice, ti resta una sola cosa da fare, quella forse più difficile: stilare una lista e dividere le attività fra i vari quadranti della matrice.
Come applicare la matrice di Eisenhower al poliambulatorio
Il funzionamento della matrice di Eisenhower è chiaro e hai deciso di metterlo in pratica, ma non sai cosa inserire nella lista delle tue attività?
Ecco alcuni consigli pratici:
- scrivi un elenco di tutte le cose che ti vengono in mente e aiutati riportando alla memoria le attività che hai svolto nella settimana appena trascorsa;
- rivedi la tua lista, voce per voce;
- assegna a ogni compito un colore, un simbolo o una lettera, in modo da identificarne il grado di importanza e di urgenza (per esempio: rosso per le cose urgenti, blu per le cose importanti, verde per le cose non urgenti, giallo per le cose non importanti);
- ci sono troppe cose urgenti nella tua lista? Chiediti quali di queste sono davvero importanti e se sono veramente urgenti.
Ora, inserisci tutto in matrice e buttati a testa bassa sui lavori improrogabili, programma le cose importanti ma che non richiedono che tu agisca qui e ora, delega tutto ciò che non è importante ma va risolto in breve tempo e taglia tutte le fonti di distrazione.
Con una buona pianificazione e individuando le priorità vere, tu e il tuo staff dovreste riuscire a guadagnare in produttività e ridurre l’ansia da scadenza imminente. E se ti rendi conto che hai bisogno di implementare la dotazione digitale e tecnologica della tua struttura per ottimizzare alcune mansioni, contattaci! Noi di GIPO insieme a MioDottore siamo specializzati in soluzioni digitali per la sanità e sapremo consigliarti.
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