Come aprire un poliambulatorio? Ecco le cose da sapere

Aprire un poliambulatorio può essere un sogno, una sfida e un concreto progetto professionale. In questa fase storica in particolare, la sanità ha mostrato i suoi punti deboli e quelli di forza, e sono emerse le reali necessità dei cittadini. In maniera altrettanto chiara, la pandemia ha favorito

l’accelerazione di alcuni processi già in corso da tempo, come la digitalizzazione della sanità, quindi chi apre oggi una struttura privata ha l’opportunità e la necessità di offrire un servizio smart che metta al centro la cura del paziente.

Prima di dare avvio a questa avventura, è importante raccogliere alcune informazioni utili. Partiamo dal definire che cos’è un poliambulatorio, i requisiti necessari e i costi da sostenere per aprire questo tipo di struttura.

Poliambulatorio: che cos’è?

Il poliambulatorio è una struttura sanitaria aperta al pubblico dotata di un’organizzazione di personale e di strumentazione tecnica specialistica. Questa caratteristica fa sì che si tratti di un ente in grado di assumere una valenza giuridica diversa e autonoma rispetto ai singoli professionisti che ci lavorano. In sintesi, è ciò che prevede il Testo Unico delle Leggi Sanitarie (TULLS) che va a definire che cos’è un poliambulatorio.

Di fatto, quindi, si tratta di un sistema complesso che offre una molteplicità di servizi e che coinvolge più professionisti con specializzazioni differenti. È un polo a cui i pazienti si possono rivolgere per varie ragioni, ma con la consapevolezza di accedere a una rete di medici e altre figure specializzate che possono aiutarli a risolvere il loro problema.

Le caratteristiche di un poliambulatorio sono ancora più chiare se confrontate con quelle di altre due strutture che offrono servizi per la cura e la salute alle persone: lo studio medico e l’ambulatorio.

Nel primo caso, c’è un solo professionista che esercita in maniera autonoma la sua libera professione, nel secondo caso, invece, parliamo di una struttura che svolge attività di prevenzione, di diagnosi e terapia medica, di chirurgia in anestesia locale e/o analgesia (chirurgia ambulatoriale), per situazioni che non richiedono ricovero neanche a ciclo diurno e che dev’essere sottoposta ad autorizzazione. 

Lo studio medico fa riferimento al singolo professionista abilitato che svolge la sua attività, per esempio il dermatologo. L’ambulatorio, invece, prevede una organizzazione più complessa che richiama un modello di azienda e può avere più dipendenti o collaboratori: di fatto, l’ambulatorio si configura come impresa e non come luogo dove il singolo esercita la propria professionalità.

Il poliambulatorio si colloca su un ulteriore gradino di approfondimento e ampiezza dei servizi offerti al paziente. Inoltre, questa tipologia di struttura è tenuta a rispettare gli orari di apertura definiti dalla legge ed eroga i propri servizi a chiunque ne faccia richiesta, considerando sempre come punto di riferimento normativo il TULLS. 

Tutti i requisiti per aprire un poliambulatorio

Proprio perché i poliambulatori hanno grande rilevanza per la salute dei pazienti, la legge prevede che prima di aprirne uno sia necessario richiedere un’autorizzazione e rispettare una serie di requisiti. Vediamo di che si tratta.

1. Fare richiesta di autorizzazione all’apertura

La prima cosa da sapere è che è obbligatorio trasmettere una richiesta di autorizzazione all’apertura del poliambulatorio e che la procedura può cambiare a seconda della Regione o della Provincia Autonoma dove si colloca la struttura. Per esempio, In Emilia Romagna, con la delibera n. 327 del 23 febbraio 2004, la giunta regionale ha ridefinito i requisiti necessari per l’autorizzazione all’esercizio delle attività sanitarie sul territorio, e il relativo procedimento, precisando che la verifica del possesso dei requisiti necessari per il rilascio dell’autorizzazione è in capo al Comune competente per territorio.

2. Individuare un luogo adatto e rispettare le disposizioni di sicurezza

Non tutti i locali sono adatti a ospitare un poliambulatorio. Ci sono alcuni obblighi da rispettare e, in particolare, ogni struttura di questo tipo prevede spazi per l’accettazione e l’attesa maggiori, se si svolge più di un’attività specialistica contemporaneamente. 

Gli ambulatori o poliambulatori in cui si svolge attività di chirurgia ambulatoriale devono inoltre avere:

• un apposito spazio per piccoli interventi e medicazioni;  
• un locale separato e dedicato agli interventi per l’osservazione post-chirurgica;
• uno spazio o un locale per il deposito di materiale e attrezzature per pulizia, lavaggio e disinfezione;
• uno spazio per la sterilizzazione di strumenti e attrezzature, se praticata in loco;
• uno spazio per il deposito di materiale disinfettato/sterilizzato;
• un carrello per l’emergenza adeguato alle tipologie di interventi.

È necessario inoltre attivarsi per assicurare il pieno rispetto delle disposizioni di sicurezza igienico-sanitaria e antincendio, poiché dopo l’apertura sono previste delle ispezioni da parte di Vigili del Fuoco e dell'ASL per verificare che sia tutto conforme alla legge. Possono esistere, infine, alcuni vincoli urbanistici specifici che regolano i poliambulatori a livello comunale. Il consiglio è di affidarsi a un professionista che sappia guidarti attraverso tutti i passaggi e assicurarti il rispetto delle norme specifiche.

3. Definire i ruoli di dipendenti e collaboratori 

Un’altra caratteristica del poliambulatorio è il coinvolgimento di medici, professionisti sanitari, infermieri, collaboratori amministrativi e altre figure che sono fondamentali per il funzionamento della struttura. Ognuno di loro va contrattualizzato correttamente: nel caso di medici specialisti, spesso si ricorre a un accordo di collaborazione, che lascia il professionista libero di lavorare anche in altre strutture (ospedali o studi medici).

4. Nominare un direttore sanitario

In un poliambulatorio è obbligatoria la presenza di un medico per ogni attività specialistica esercitata. Occorre inoltre designare un responsabile sanitario dell’intera struttura. Quest’ultimo, definito come direttore sanitario, dev’essere un medico – laureato in Medicina e Chirurgia, in possesso dell’abilitazione all’esercizio della professione e iscritto all’Albo – che possa svolgere funzioni di amministrazione e di coordinamento.

Il direttore sanitario ha una funzione operativa, ma anche di garante della tutela della salute dei cittadini all’interno della struttura privata. La legge obbliga la struttura a nominarlo proprio per bilanciare gli interessi economici perseguiti dal titolare del poliambulatorio (che può essere un imprenditore). 

Quanto costa aprire un poliambulatorio

Prima di partire, è fondamentale compiere alcune analisi di mercato e definire il business plan per avere idea di quanto costi aprire un poliambulatorio e quale sia l’investimento da fare. D’altro canto, definire una cifra precisa è difficile e il preventivo può variare molto a seconda delle esigenze e delle circostanze specifiche.

La metratura dei locali rientra nei fattori che influenzano i costi, poi ci sono la tipologia di strumentazione da acquistare o noleggiare, i servizi e le specialità che si desidera proporre ai futuri assistiti. In ogni caso, è bene mettere in conto un budget iniziale di diverse decine di migliaia di euro.

Ecco alcune voci di spesa da inserire nel business plan per capire quali saranno i costi da sostenere:

• affitto oppure acquisto di un locale adeguato;
• arredamento degli spazi, compresa la strumentazione;
• consulenti per le pratiche burocratiche e di sicurezza;
• stipula di una polizza assicurativa (obbligatoria secondo quanto previsto dalla Legge Gelli-Bianco, art. 10);
• assunzione del personale.

Da non sottovalutare, inoltre, la necessità di elaborare una strategia di promozione e comunicazione del poliambulatorio che può prevedere la realizzazione di un sito web, l’apertura di uno o più canali social, eventuale budget da destinare all’advertising. Possono sembrare investimenti da rimandare nel tempo, ma il consiglio è di considerarli fondamentali e di affrontarli fin da subito.

Investire negli strumenti digitali per crescere da subito: i vantaggi di un software gestionale per poliambulatori

Infine, la tecnologia e gli strumenti digitali meritano una voce a sé tra le cose da sapere prima di aprire un poliambulatorio. Poiché oggi e ancor più guardando al futuro, è chiaro che la dotazione tecnologica di una struttura è un fattore chiave per definire la qualità e la varietà dei servizi offerti agli assistiti, nonché la competitività sul territorio.

È utile dotarsi di un software gestionale per poliambulatori che permetta di supportare ogni attività della struttura, a partire dalla gestione e conservazione dei dati dei pazienti in conformità alla normativa in materia di tutela della privacy.

La piattaforma, inoltre, agevola la gestione dell’agenda, può includere la prenotazione online delle prestazione, il download dei referti e il pagamento tramite carta di credito direttamente da casa. 

Gli stessi strumenti possono permettere, inoltre, di improntare il management aziendale in maniera efficiente, evitando colli di bottiglia e rallentamenti. 

Un sistema digitale innovativo è un prezioso alleato anche per rispettare obblighi e scadenze, come la comunicazione al Sistema Tessera Sanitaria entro la fine del mese, che può essere automatizzata. Con GipoNext, ad esempio, è più semplice evitare sanzioni e potersi dedicare con maggiore attenzione all’attività principale del poliambulatorio: la cura del paziente.

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