Aprire un poliambulatorio non è un’impresa facile, ci sono tante pratiche burocratiche da sbrigare, questioni da risolvere, dettagli nell’arredamento da non trascurare… e poi ci sono i costi di apertura da sostenere.
Avviare una struttura sanitaria significa avere un locale a norma, con ambienti attrezzati per le visite e con macchinari certificati. Servono medici specializzati e bisogna rispettare le leggi in materia di sicurezza, antincendio, igienico-sanitarie e il GDPR per la protezione dei dati.
Ma quanto costa aprire un poliambulatorio?
Definire una cifra precisa è difficile, parliamo di diverse centinaia di migliaia di euro. E il preventivo può continuare a lievitare a seconda delle circostanze: ad esempio in base alla metratura dei locali o alla gestione dei macchinari da utilizzare per offrire particolari servizi.
Alle spese di apertura si sommano poi i costi per mantenere la struttura operativa nel tempo. Vediamo quali sono tutti i costi più importanti da sostenere pre e post apertura.
I costi di apertura di un poliambulatorio
Nelle scorse settimane abbiamo già illustrato quali sono i passaggi essenziali per aprire un poliambulatorio: creare un business plan, trovare un immobile adeguato e sbrigare una serie di pratiche burocratiche sono i primi elementi da spuntare dalla lista per l’avvio della struttura. Ogni punto di questa lista avrà un suo costo.
Vediamo nel dettaglio ogni elemento che necessita di un investimento importante per poter aprire un poliambulatorio.
1. Stipulare un contratto d’affitto (o di vendita) e arredare l’immobile
Tra i costi più consistenti da sostenere c’è l’acquisto o affitto di una struttura che, spesso, richiede delle ristrutturazioni piuttosto consistenti. A seconda della zona della città (in centro, in periferia, vicino a monumenti importanti), della metratura e dei lavori da fare si può arrivare facilmente a migliaia di euro di spese.
Una volta pronto, il locale dovrà essere arredato: un poliambulatorio deve avere una sala d’aspetto accogliente, la segreteria, sale per le visite, magazzini, sanitari per staff e pazienti. Ci saranno quindi una serie di mobili da acquistare, come sedie, scrivanie, librerie, scaffali e mobiletti ed altri oggetti di arredamento per rendere l’ambiente più accogliente, come piante, quadri e impianti per la musica.
Tra le spese più importanti nell’allestimento degli ambienti ci sono soprattutto i macchinari, che possono essere molto costosi e che spesso richiedono spese aggiuntive legate al trasporto e all'installazione.
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2. Ottenere le autorizzazioni per operare nell’ambito sanitario
Strettamente connesso con il punto precedente, c’è il capitolo autorizzazioni. Per operare in ambito sanitario bisogna mettere a norma il locale, rispettare le leggi in materia di sicurezza, antincendio e igienico-sanitarie e ottenere il permesso per aprire l’attività.
In questo caso saranno da contare le spese di ristrutturazioni aggiuntive per soddisfare tutti i requisiti necessari per l’apertura ed eventuali costi di segreteria o di commissioni del commercialista per compilare e consegnare le pratiche nei tempi e agli enti giusti.
Oltre ai permessi per l’apertura, è inoltre obbligatorio stipulare un'assicurazione, come previsto dalla Legge Gelli-Bianco, art. 10 comma 1.
“Le strutture sanitarie e sociosanitarie pubbliche e private devono essere provviste di copertura assicurativa o di altre analoghe misure per la responsabilità civile verso terzi e per la responsabilità civile verso prestatori d'opera, ai sensi dell'articolo 27, comma 1-bis, del decreto-legge 24 giugno 2014, n. 90, convertito, con modificazioni, dalla legge 11 agosto 2014, n.114, anche per danni cagionati dal personale a qualunque titolo operante presso le strutture sanitarie o sociosanitarie pubbliche e private, compresi coloro che svolgono attività di formazione, aggiornamento nonché di sperimentazione e di ricerca clinica.”
3. Assumere il personale
Il poliambulatorio è una struttura complessa che riunisce al suo interno più servizi, di branche mediche diverse e che, per questo, avrà bisogno di più professionisti specializzati da assumere. Oltre al personale medico, bisogna trovare anche persone adatte per l’amministrazione e la segreteria.
Da non dimenticare la figura del direttore sanitario. È infatti obbligatorio (con la legge 412/91) assumere un medico – laureato in Medicina e Chirurgia, abilitato e iscritto all’Albo – che possa essere sia direttore che coordinatore.
4. Costruire un’infrastruttura informatica e proteggere la privacy dei pazienti
Vuoi gestire al meglio ogni reparto, gli appuntamenti e i turni dello staff? Costruire un’infrastruttura informatica può aiutarti a snellire e centralizzare i procedimenti della struttura. Ad esempio, con l’acquisto di un software gestionale medico puoi controllare da un’unica interfaccia gli appuntamenti, mandare SMS di promemoria a pazienti e medici, inviare i dati di fatturazione al sistema Tessera Sanitaria e proteggere i dati e la privacy dei pazienti.
La digitalizzazione del poliambulatorio è un processo costoso, ma potresti ammortizzare i costi richiedendo i “Voucher per digitalizzazione”. Sono contributi a fondo perduto distribuiti, su iniziativa delle Camere di Commercio, alle PMI che vogliono acquistare attrezzature ed hardware, software gestionali, formazione specializzata o postazioni per lo smart working.
Un altro costo - opzionale - è quello legato alla realizzazione di un sito web per essere trovati anche online dai pazienti che cercano in rete le terapie offerte nel tuo poliambulatorio. Avere un sito però spesso significa dover consultare degli sviluppatori e chiedere la consulenza di agenzie di digital marketing per l’ottimizzazione SEO. Quindi si dovranno coinvolgere altre figure professionali che faranno lievitare ancora le spese.
Le spese post apertura
Le spese di un poliambulatorio non terminano con l’apertura della struttura. Anzi, ogni mese ci saranno dei costi da sostenere che sono essenziali per il mantenimento dell’attività.
Parliamo di stipendi, bollette, rate dell’affitto e/o dell’assicurazione, spese di consulenza legale e il compenso del commercialista che si occupa della sfera fiscale, oltre ai rifornimenti dei materiali indispensabili da utilizzare ogni giorno nella struttura: strumenti sterilizzati, prodotti per la pulizia, cancelleria e così via.
Anche il sito web ha un costo continuativo nel tempo: bisogna pagare ogni anno il server e il dominio e, magari, investire in una strategia di branding o in pubblicità su Google Ads per continuare a trovare nuovi pazienti.
Infine, bisogna essere preparati alle spese extra: l’assunzione di altro personale, manutenzione straordinaria dei macchinari, sostituzione di arredo guasto…
Come ammortizzare i costi di un poliambulatorio? Il software gestionale può esserti d’aiuto
Come accennato, l’utilizzo di un software gestionale può aiutare a rendere la gestione della struttura più snella e ottimizzata: ciò significa che ti aiuta non solo a dare un servizio migliore, ma anche a migliorare la qualità di lavoro dei tuoi dipendenti e a contenere i costi legati ai ritardi, alla perdita di pazienti e ad altri imprevisti.
Come fa un software gestionale a fare tutto ciò?
Prendiamo il software gestionale di Gipo.
In un’unica interfaccia ti permette di gestire facilmente appuntamenti, disdette e reminder per dottori e pazienti: se un paziente disdice, l’agenda della struttura si aggiorna e dà la possibilità al paziente successivo di anticipare il suo appuntamento per evitare tempi morti all’interno della struttura.
Gestire meglio gli appuntamenti con aggiornamenti e comunicazioni costanti significa anche evitare tempi morti, code e colli di bottiglia che, col tempo, possono portare a un calo nel numero di pazienti fedeli.
Il software permette anche di digitalizzare i documenti per rendere più veloce la loro gestione, archiviazione e refertazione, e ridurre l’utilizzo di carta. Inoltre permette di automatizzare alcune mansioni e sgravare il lavoro dell’amministrazione e della segreteria. Tra queste ci sono l’invio delle fatture elettroniche al sistema Tessera Sanitaria, che con Gipo è facilissimo, la possibilità per i pazienti di prenotare, pagare e ritirare referti direttamente online, rispondere alle richieste di informazioni tramite chatbot.
Integrato con il CRM di MioDottore, il software per poliambulatori di Gipo può anche migliorare la comunicazione con i pazienti che, soddisfatti del servizio, saranno propensi a consigliare la struttura ad amici e conoscenti facendo pubblicità al tuo poliambulatorio.
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