5 consigli per la gestione dello studio medico specialistico

Enrico Grilli

La gestione dello studio medico specialistico non riguarda solo “l’organizzazione del paziente” (appuntamenti, referti, ricette, cartelle cliniche…), ma anche tutte le attività che ruotano intorno alla cura, comprese le valutazioni economiche sull’andamento dell’ambulatorio.

Sia che tu abbia uno studio specialistico già avviato, sia che tu l’abbia aperto da poco, questa lista di 5 consigli ti aiuterà a migliorarne l’organizzazione e a lavorare con meno stress.

1 – Adotta tutti gli accorgimenti necessari per limitare al massimo gli appuntamenti mancati: sono un costo

Se un paziente prende appuntamento e non si presenta, per te è un costo. È un ”buco” nella tua giornata lavorativa e in quella dello tuo staff che non sempre puoi sfruttare per altre attività legate allo studio medico. Le motivazioni per cui un paziente manca ad un appuntamento possono essere molto diverse fra loro e nella maggior parte dei casi si tratta di una dimenticanza.

Come arginare il problema?
Avvisandoli per tempo.

Non sempre è necessario chiedere ai tuoi assistenti o alla segretaria di telefonare ad ogni singolo paziente per ricordare l’appuntamento. Se è una persona di una certa età o con poca dimestichezza con gli Smartphone, una telefonata è sicuramente il metodo più rapido per comunicare, ma per i pazienti più giovani o comunque aperti alle nuove tecnologie oggi esistono sistemi automatizzati studiati per aiutarti a gestire questo compito in modo semplice e veloce.

I software per lo studio medico più avanzati, infatti, sono dotati di servizi di messaggistica per inviare promemoria via SMS che non solo avvisano il paziente prima della visita, ma si integrano con il suo calendario, così si troverà automaticamente in agenda l’appuntamento con te!

2- Gestisci i documenti in digitale, ma attenzione alla sicurezza!

Quanti documenti vengono prodotti ogni giorno nel tuo studio medico? Moltissimi.
Alcuni sono strettamente legati alla tua attività clinica (referti, prescrizioni, immagini diagnostiche, consensi informati, cartelle cliniche…), altri ancora, invece, riguardano adempimenti burocratici e fiscali obbligatori per legge (fatture ai pazienti, fatture dei fornitori, privacy…). Fino a qualche anno fa dovevano essere tutti stampati e archiviati, occupando molto posto e gravando (non poco) sui costi del tuo studio.

Secondo una stima del Politecnico di Milano, infatti, il costo di una stampa su foglio A4 è di circa 10 centesimi, ma se si considera anche il costo di archiviazione e conservazione (ad esempio 10 anni per le fatture), il costo aumenta fino a 30 centesimi!

Oggi, invece, con un software gestionale puoi creare e archiviare i documenti seguendo un processo digitale.

Tu ed il tuo staff potete allegare, scannerizzare e salvare in ogni momento e senza limiti tutti i documenti obbligatori per legge e la documentazione clinica di ogni paziente: una volta salvati in un archivio digitale possono essere visualizzati da qualsiasi postazione del tuo studio medico ed essere ristampati per ottenere copia cartacea dell’originale.

Se decidi per questa soluzione, però, informati sul livello di sicurezza garantito dal software gestionale che pensi di usare: è previsto un backup? Con quale cadenza viene fatto? Il software è in Cloud?

A questo proposito, se stai pensando di scegliere un software GIPO, potrebbe interessarti sapere come conserviamo i tuoi dati.

3 – Per migliorare la comunicazione con i tuoi pazienti, a volte un’immagine vale più di mille parole: organizza le immagini diagnostiche in modo chiaro

Che tu sia un Ortopedico, un Medico dello Sport, un Oculista o un Endocrinologo, a volte può essere difficile spiegare ai tuoi pazienti in cosa consiste esattamente la loro patologia e con quali terapie può essere curata. Spesso, in questi casi, fotografie e video sono molto utili.

Se le immagini diagnostiche dei tuoi pazienti sono conservate in un archivio digitale, ben organizzato e facile da consultare, ti basteranno pochi secondi per trovare quelle più utili a informarlo sulla sua malattia, su come sta evolvendo e su come procedono le cure.

Senza contare che un archivio immagini è molto utile anche per te, perché puoi estrapolarle ed usarle nelle tue valutazioni diagnostiche o nelle relazioni che presenterai ai congressi medici e scientifici.

4 – Scegli strumenti che ti aiutino a tenere sotto controllo le entrate e le uscite del tuo studio

Se il tuo è uno studio medico specialistico ben avviato da tempo, forse ti stai chiedendo come controllare in tempo reale l’andamento della tua attività. Gli studi medici che non hanno un software, infatti, controllano i “bilanci” a cadenze periodiche, quindi spesso non hanno il polso aggiornato sull’andamento effettivo dell’ambulatorio.

Non tutti sanno che il gestionale per studio medico non serve solo a organizzare le attività legate al paziente e alla burocrazia, ma se dotato di funzioni di Business Intelligence può mostrare l’andamento economico dello studio nel tempo. Puoi consultarlo in ogni momento e tenere sotto controllo entrate e uscite, senza temere brutte sorprese…

5 – Assicurati che i tuoi pazienti siano soddisfatti del servizio ricevuto

Questo consiglio, apparentemente ovvio, non viene sempre applicato, purtroppo. Un’accoglienza fredda da parte dello staff, una risposta scortese o un ritardo importante del medico ad un appuntamento vengono spesso vissuti male dai pazienti, che potrebbero fare cattiva pubblicità al tuo studio. A maggior ragione se si tratta di pazienti nuovi.

Gestire nel miglior modo possibile lo studio medico non riguarda solo gli aspetti organizzativi e burocratici. L’efficienza nei processi, un’agenda organizzata ed una fatturazione impeccabile non sono sufficienti. Il lato umano, qui più che mai, riveste ancora molta importanza.

Quindi, per esempio, se hai un sito web e ricevi richieste da potenziali pazienti, rispondi alle loro domande e non invitarli immediatamente a contattare la tua segretaria per un appuntamento. Quando possibile, chiedi a chi si affida a te di lasciare una recensione per capire dove e come migliorare l’organizzazione del tuo studio. Assicurati che il tuo staff abbia tutti gli strumenti per poter lavorare senza intoppi: quando lo studio è disorganizzato, il livello di stress aumenta e la pazienza diminuisce.

“L’esperienza” vissuta dai pazienti conta moltissimo per il successo di uno studio medico. Le persone che si affidano ad uno Specialista, infatti, non cercano solo una cura, ma un professionista che li sappia capire e trovare la terapia migliore per loro.