L’arredamento della sala d’attesa di uno studio medico e di un poliambulatorio è il biglietto da visita che presentiamo al paziente. Non è solo uno spazio di passaggio, ma è un luogo che ha più funzioni e scopi e che, soprattutto, deve far sentire accolto chi entra, sin dai primi passi.
In sala d’attesa, il paziente si ferma per alcuni minuti prima di poter incontrare il medico, comunica con la segreteria, ritira i referti, paga la prestazione. Ma è anche qui che spesso attende con un po’ di ansia la visita, si guarda intorno, cerca rassicurazione. Quindi è uno spazio che può essere sfruttato per fornirgli informazioni utili sui servizi del poliambulatorio, anticipare alcune domande o trasmettere un’idea di competenza dei professionisti che lavorano nella struttura.
Perché è importante l’arredamento della sala d’attesa?
La sala d’attesa è l’area dell’ambulatorio medico dove il paziente si trova più frequentemente da solo. Immaginando, infatti, i passaggi del “patient journey” sappiamo che una persona che ha bisogno di un consulto medico cercherà il tipo di servizio di cui ha bisogno, prenoterà (telefonicamente oppure tramite il sito) un appuntamento e poi si presenterà in struttura.
Per chi non conosce il poliambulatorio, la sala d’attesa è il primo incontro con la struttura. Per questo è fondamentale che ogni dettaglio sia curato e trasmetta i valori e le priorità che caratterizzano tutti i servizi proposti. Una stanza buia, spoglia e poco curata trasmetterà l’idea che l’intera attività dello studio medico sia poco attenta ai dettagli. Al contrario, uno spazio seppur piccolo ma luminoso e completo di elementi utili al paziente faranno sì che si senta, sin dall’inizio, ascoltato.
Il processo di costruzione della fiducia nella struttura sanitaria è un secondo elemento di cui tener conto in fase di arredamento degli spazi della sala d’attesa. Prima di una visita, il paziente può sentirsi preoccupato, talvolta in ansia, e molto spesso si trova da solo. Allestire uno spazio accogliente che anticipi le domande o i dubbi delle persone, ad esempio con opuscoli informativi oppure con segnali che indichino in che direzione muoversi per l’accettazione, oppure per l’area ambulatoriale, può essere di grande aiuto. Anche i totem eliminacode possono contribuire a rendere la sala d’attesa uno spazio più funzionale, e quindi più accogliente. Infatti, aiutano il paziente a conoscere il tempo da trascorrere lì e quindi organizzarlo al meglio.
Dimostrare cura e attenzione nell’arredamento della sala d’attesa dello studio medico e del poliambulatorio dimostra, infine, che il paziente e la sua esperienza all’interno della struttura sono una priorità.
Stai pensando di rivedere la sala d’aspetto della tua struttura?
Vediamo alcuni suggerimenti pratici su come scegliere i complementi per rendere perfetta la tua sala d’attesa.
Arredamento della sala d’attesa dello studio medico: i consigli pratici degli esperti
Sono molti gli elementi che possiamo personalizzare nell’arredamento della sala d’attesa: colori, luci, tessuti, piante, servizi a disposizione. Ogni elemento può contribuire a far capire subito al paziente che la nostra è una struttura attenta, pulita e professionale.
Come ci ha raccontato la home stager Federica Basalti, il paziente trascorre diverso tempo nella sala d’aspetto e quindi sarà attento ai particolari. Il consiglio è di scegliere pochi elementi d’arredo, semplici e sempre puliti. Così al paziente trasmetteremo l’idea di una struttura attenta all’igiene, caratteristica imprescindibile per un poliambulatorio medico. Invece, per rendere lo spazio più personalizzato e accogliente, l’esperta suggerisce di trasmettere una playlist di musica rilassante in filodiffusione e acquistare un profumatore per ambiente. L’effetto ricorda quello di una spa e ha il pregio di far rilassare il paziente in una fase di preoccupazione per la visita o gli esami imminenti.
4 idee da mettere subito in pratica
Come far sì che la sala d’aspetto non sia un mero luogo di passaggio, ma un ambiente accogliente per i pazienti? Abbiamo raccolto quattro consigli degli esperti da mettere subito in pratica per arredare al meglio la sala d’attesa di uno studio medico o di un poliambulatorio
Scopriamo insieme quali sono!
1 - Arredi essenziali e comodi
Cosa non può mancare nella sala d’attesa? Poltrone o poltroncine per rendere più leggero e piacevole il tempo da trascorrere qui. Queste devono essere, prima di tutto, sedute comode pensando al fatto che possono essere utilizzate anche da persone anziane o con problemi di mobilità.
È importante posizionarle in maniera razionale: non troppo vicine, per garantire la privacy ai pazienti, né troppo distanti, riducendo così eccessivamente la capienza della stanza. La seduta, inoltre, dev’essere pulita e ben tenuta. Meglio evitare tessuti o materiali troppo delicati che si usurano facilmente: una poltrona rovinata trasmetterà un’idea di trascuratezza dell’intero ambiente del poliambulatorio.
Ci sono altri elementi che non possono mancare nella sala d’attesa di uno studio medico. Ad esempio è utile un tavolino con un portariviste in cui sono posizionati, in maniera ordinata, settimanali, libri o fumetti per alleggerire il tempo dell’attesa. È importante che i materiali da leggere siano aggiornati con regolarità: la presenza di riviste datate trasmette un messaggio di poca cura.
Altrettanto importante, e spesso dimenticato, è un attaccapanni adeguato alla capienza dello studio. Soprattutto nei mesi invernali, i pazienti avranno bisogno di lasciare sciarpe, berretti e cappotti in un luogo sicuro senza doverlo necessariamente portare dentro l’ambulatorio. Si può scegliere, quindi, di dedicare un’area a questa funzione, con ganci separati e ordinati. Trovare subito un posto dove lasciare il cappotto contribuisce a far sentire il paziente a suo agio.
2 - Luce naturale e colori soft, preziosi alleati
In ogni ambiente dell’ufficio, della casa e del poliambulatorio la luce è un elemento determinante. L’ideale è che nella sala d’attesa ci siano finestre che permettono alla luce naturale di filtrare all’interno: un ambiente luminoso è considerato più pulito, più accogliente e trasmette un’idea di fiducia.
Naturalmente non sempre è possibile. Se l’ambulatorio si trova al piano terra e su una strada, si può scegliere di aprire le finestre solo in alto oppure si possono posizionare dei pannelli adesivi opachi per far sì che l’interno non sia visibile da fuori, senza rinunciare alla luminosità naturale.
Gli esperti suggeriscono di curare anche l’illuminazione artificiale. Scegliere luci calde e soffuse renderà l’ambiente più confortevole, calmo e rilassante.
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3 - Non dimenticare le pareti
Nell’arredare la sala d’attesa del poliambulatorio non va sottovalutato il ruolo delle pareti. Possiamo, innanzitutto, dipingerle di un colore chiaro - bianco oppure pastello - trasmettendo così un’idea di rilassamento e calma. Da evitare il colore rosso e altre tonalità troppo sgargianti che, al contrario, tendono ad agitare le persone.
Se lo spazio è piccolo, possiamo provare a renderlo più ampio attraverso uno specchio. Gli esperti consigliano di posizionarlo ad un’altezza media, in maniera tale che l’ambiente risulti più ampio, ma che le persone sedute sulle poltrone non riescano a vedere gli altri pazienti riflessi. In questo modo si può migliorare lo spazio senza mettere a disagio i pazienti.
Infine, perché non approfittarne per appendere alle pareti qualche quadro o stampa? In questo modo possiamo raccontare qualcosa delle nostre passioni, oppure di noi. Meglio evitare le foto troppo personali, però possiamo optare per una vecchia pubblicità dei medicinali che hanno fatto la storia, oppure per una fotografia del luogo dove ci troviamo. Elementi che rendono la sala d’attesa più personalizzata.
4 - Un aiuto per gestire le code: i totem in sala d’attesa
Ultimo elemento che completa l’arredamento della sala d’attesa è un totem eliminacode. Si tratta di piccole postazioni informatiche che ti consentono di migliorare l’esperienza dell’utente, che può compiere in autonomia alcune azioni risparmiando tempo. In Gipo, per esempio, abbiamo progettato GIPOBOX, il nostro totem eliminacode per centri e studi medici.
Non solo, tra i servizi integrati che GIPO e MioDottore propongono al poliambulatorio c’è anche la gestione delle prenotazioni e della sala d’attesa ottimizzata grazie alla tecnologia. Utilizzando i software per la tua struttura, il paziente può prenotare da casa, ricevere un promemoria ed essere informato in tempo reale dell’effettivo tempo d’attesa prima dell’erogazione della visita. Tutto direttamente sul proprio smartphone grazie al servizio GIPO SmartQ e l’app MyGIPO.
Se vuoi conoscere meglio i servizi che possiamo proporti per la sala d’attesa e l’ottimizzazione dei tempi di gestione dei pazienti, contattaci!