L’organizzazione è fondamentale per il successo di qualsiasi tipo di impresa, comprese quelle attive nel settore sanitario. Spesso, per raggiungere l’efficienza, è utile lo sguardo di una persona esterna, un professionista che sappia analizzare le dinamiche lavorative della struttura e suggerire i miglioramenti necessari. Questa figura esiste e si chiama professional organizer. Conosciamola e scopriamo come lavora.
Professional organizer: chi è e come lavora
È l’Associazione italiana di categoria a definire chi sia il professional organizer, una figura che “fornisce informazioni, assistenza e prodotti per aiutare ad organizzarsi. Assiste i clienti a trovare un equilibrio, restituire ordine e massimizzare le proprie risorse. Con l’utilizzo di sistemi organizzativi personalizzati e l’insegnamento di abilità di organizzazione, aiuta le persone, le organizzazioni, le aziende a prendere il controllo di ciò che li circonda, del tempo, dello spazio, dei cumuli di documenti e oggetti delle loro vite.”
Si tratta, dunque, di un professionista che si rivolge a singoli, a gruppi, a realtà aziendali e che, in base ai bisogni e alle circostanze, fornisce strumenti pratici per innescare un cambiamento nella vita quotidiana.
Non si tratta di un consulente aziendale che implementa strategie di sviluppo per l’intera impresa, né di uno psicologo del lavoro che agisce su criticità e difficoltà relazionali all’interno dell’azienda. Il professional organizer è una figura intermedia che, da un lato, può individuare i colli di bottiglia e suggerire come rendere più efficaci determinati flussi di lavoro e, dall’altro, favorire una redistribuzione più efficiente delle mansioni e quindi migliorare anche la gestione del personale.
Oggi, in Italia, non c’è un percorso condiviso per diventare professional organizer, ma dal 2013 l’Associazione Professional Organizers Italia (APOI) definisce gli obblighi e le caratteristiche di chi intraprende questa professione. L’APOI rientra, in particolare, tra le associazioni che rispondono alle “Disposizioni in materia di professioni non organizzate” ai sensi della Legge 14 gennaio 2013, n.4 in vigore dal 10 febbraio 2013, ed è inserita nell’elenco delle associazioni professionali che rilasciano l’attestato di qualità dei servizi del Ministero dello Sviluppo Economico MISE.
I membri dell’APOI rispettano un codice etico e maturano obbligatoriamente ogni anno almeno 10 crediti formativi attraverso corsi di aggiornamento professionale. Il professional organizer, infatti, porta con sé una “cassetta degli attrezzi” con strumenti e tecniche che può mettere in campo a seconda del contesto in cui si trova.
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Di cosa non si occupa un professional organizer
Il lavoro del professional organizer può essere utile in diverse circostanze:
- quando c’è bisogno di riorganizzare gli spazi di un ufficio o una struttura (anche in caso di un trasloco);
- quando si pensa di non avere tempo;
- quando il sistema di deleghe e responsabilità all’interno del team non sta dando i risultati sperati;
- quando si percepisce che l’attività potrebbe essere più efficiente se i flussi di lavoro fossero organizzati meglio;
- quando ci si rende conto che esistono dei colli di bottiglia, ma non si capisce come sbloccare la situazione.
Esistono strumenti utili e concreti per imparare a gestire meglio il tempo e aumentare la produttività. Il professional organizer può portarli nel poliambulatorio.
Il lavoro parte da un sopralluogo, ovvero un primo incontro (di persona oppure virtuale) tra il professionista e uno o più referenti per la struttura. È un momento imprescindibile, perché permette di comprendere le esigenze del cliente.
Ogni professionista ha il suo metodo, ma è frequente che, durante il sopralluogo, proponga un questionario oppure un’intervista che aiuti a capire qual è la situazione.
Come vengono organizzati gli spazi?
Quali sono le tecniche di organizzazione già impiegate?
Quali sono le difficoltà riscontrate nel lavoro quotidiano?
Questi elementi vengono aggregati dal professional organizer che propone, di conseguenza, un piano di intervento in cui identifica anche i risultati che si possono raggiungere di comune accordo e un preventivo di spesa.
Insieme al professional organizer: il lavoro fatto con l’azienda
Il professional organizer favorisce un cambiamento all’interno del poliambulatorio o dello studio medico, ma i principali change maker restano i dipendenti e i collaboratori della struttura. Il questionario o l’intervista realizzati in fase di sopralluogo sono utili in primis ai lavoratori, per accrescere la consapevolezza della loro attuale organizzazione. Soltanto dopo aver capito come viene gestito il tempo è possibile applicare le tecniche per una maggiore efficienza.
Non esistono ricette standard che si possono applicare a qualsiasi circostanza.
Il percorso individuato dal professional organizer è personalizzato e richiede un coinvolgimento attivo da parte del team della struttura.
In alcuni casi, sarà necessario eliminare il superfluo dal punto di vista pratico. Quindi, via faldoni, vecchi documenti, tecnologia obsoleta o che non funziona più. In questo senso, è molto amato il metodo Konmari, fondato dalla professional organizer giapponese Marie Kondo, prezioso alleato anche nella sistemazione della scrivania.
In altri, invece, la chiave è una migliore distribuzione dei compiti. Il professionista aiuterà il team a dividersi meglio le mansioni, ma anche a dare a ciascuna il giusto peso e la giusta priorità. Tra gli strumenti organizzativi utili allo scopo c’è sicuramente la Matrice di Eisenhower, che serve a identificare proprio priorità e urgenze.
Altre volte ancora, il professional organizer può suggerire software e programmi che aiutino, per esempio, a ridurre l’ingombro di documenti di carta difficili da consultare, oppure a risparmiare tempo. Ci riferiamo ad alcuni tool che consentono di automatizzare l’invio di un messaggio di promemoria di una visita medica.
Gli strumenti organizzativi che vengono lasciati nelle mani dei dipendenti alla fine del percorso con il professional organizer sono molti, ma sono appunto le persone che possono fare la differenza.
L’organizzazione, infatti, è una caratteristica individuale e personale che ciascuno può coltivare e sviluppare a seconda delle proprie necessità. Quando interviene un professional organizer, aumentano le opportunità di individuare la strada giusta per crescere e gestire al meglio il proprio tempo. Ciò che le persone guadagnano è meno stress e più serenità, un risultato prezioso soprattutto per chi lavora nell’ambito della sanità.
Anche noi di GIPO, insieme a MioDottore, abbiamo a cuore la qualità della vita professionale di chi lavora in poliambulatorio o in uno studio medico, perché da essa deriva anche il livello del servizio offerto ai pazienti. Per questa ragione sviluppiamo soluzioni innovative che agevolano e rendono più fluido il lavoro. Se vuoi saperne di più, contattaci. Ti racconteremo i nostri servizi, dall’Ambulatorio SMART a GIPO Send, e in che modo si possono inserire nella tua routine per renderla più leggera.