Gestione del tempo: la tecnica del pomodoro applicata allo studio medico

La tecnica del pomodoro, inventata negli anni Ottanta da Francesco Cirillo, è diventata molto nota poiché è stata capace di aiutare generazioni di studenti a migliorare la produttività. Questa strategia di time management si basa sull’idea che alternare periodi di lavoro e brevi pause aumenti l’efficienza sull’attività che si sta svolgendo, tant’è che esiste anche il riconoscimento di un “diritto alla pausa” garantito per contrastare i livelli di stress. Ma in che modo questa tecnica così apprezzata in tutto il mondo si può applicare alla gestione del tempo nello studio medico? Vediamo come funziona la tecnica pomodoro e quali sono le modalità in cui essa può adattarsi alla sanità.

Gestione del tempo con la tecnica del pomodoro

Simile in tanti aspetti al batching, la tecnica del pomodoro si compone di cinque step:

1. individuare un’attività da svolgere;
2. impostare un timer per 25 minuti;
3. dedicarsi a completare l’attività prima che suoni il timer senza distrazioni;
4. fare pausa per 5 minuti;
5. ogni 4 “pomodori” concedersi un periodo di pausa più esteso di circa 15/20 minuti prima di ricominciare.

Il “pomodoro” del nome altro non è che la forma dei classici timer da cucina, molto diffusi negli anni Ottanta e Novanta, che Cirillo ha utilizzato durante le prime occasioni di sperimentazione della sua strategia.

Perché questa tecnica di time management funziona?

Il meccanismo è, dunque, piuttosto semplice e la sua efficace risiede nella capacità di consentire alle persone di concentrarsi in maniera mirata su un’attività. Dividendo il tempo il piccole frazioni diventa più facile evitare le distrazioni ed essere, contemporaneamente, più riposati e produttivi.

La tecnica del pomodoro è considerata particolarmente efficace poiché permette di modificare la propria visione del tempo, sfruttandolo in maniera orientata all’efficienza. L’idea di avere poco tempo, come sono di fatto 25 minuti, per svolgere più attività - come, per esempio, rispondere alle email, oppure una mansione intera, fare le telefonare per ricordare ai pazienti degli appuntamenti, o anche una parte di un task più lungo come, ad esempio, verificare la contabilità - ci fornisce un obiettivo concreto da perseguire e, raggiungerlo, diventa molto motivante.

D’altra parte, inserire nella routine lavorativa delle pause a cadenza costante durante le quali, è bene ricordarlo, non è consigliato rispondere alle email oppure utilizzare i social network, ma piuttosto bere un caffè, un bicchier d’acqua e sgranchire la gambe, fa molto bene alla salute psichica. Come anticipato, è stato dimostrato come la soglia d’attenzione e concentrazione continuativa non superi mai i 60 minuti e che, d’altra parte, alternare momenti di lavoro e di piccolo svago contribuisce a tenere sotto controllo lo stress e ad ridurre il rischio di burn out, molto diffuso anche fra i medici.

Consigli pratici per beneficiare della tecnica pomodoro

Sebbene possa sembrare un periodo di tempo limitato, in 25 minuti è molto frequente essere interrotti. Ci sono, infatti, distrazioni interne quando, per esempio, siamo noi stessi a distogliere l’attenzione da quello che stiamo facendo, e distrazioni esterne quando è un fattore indipendente da noi ad interromperci. È il caso delle telefonate e delle famigerate notifiche di social network, messaggi, whatsapp e email a cui siamo tentati di rispondere immediatamente.

Questo non deve scoraggiare e lo stesso Cirillo ha individuato tre consigli pratici da seguire per continuare a provare con la tecnica pomodoro. Il meccanismo si chiama “informa, negozia e richiama” e prevede:

1. dire a chi ci interrompe che ci stiamo occupando d’altro;
2. provare a trovare velocemente una soluzione, se possibile;
3. richiamare chi ci ha interrotto, ma nel pomodoro successivo.

Un’altra strategia per beneficiare al massimo della tecnica pomodoro è quella di imparare a pianificare le attività della giornata divise in “pomodori”, ovvero immaginando quanti periodi da 25 minuti sono necessari per completare tutte le mansioni. In questo modo diventa semplice valutare quanti e quali compiti possono essere svolti nella mattinata, oppure nel pomeriggio o anche nel turno. Naturalmente questa strategia di gestione del tempo si applica quando l’attività non subisce per sua natura emergenze continue: nell’ambito sanitario, per esempio, trova applicazione all’interno dei poliambulatori piuttosto che nel pronto soccorso di un ospedale.

Gestione del tempo in ambulatorio medico: i vantaggi della tecnica pomodoro

Ma vediamo, dunque, in che modo la tecnica pomodoro può essere utile per la gestione del tempo nell’ambulatorio medico. La prima figura che può efficacemente applicare questa tecnica è quella che si occupa della segreteria: suddividere le mansioni in “pomodori” può aiutare a lavorare più efficacemente.

Per esempio, concentrare le risposte alle email tutte in un “pomodoro” alla mattina e uno nel primo pomeriggio può aiutare a ridurre il rischio di distrazione per le notifiche. Oppure sentire telefonicamente tutti i fornitori in un unico momento della giornata riduce lo stress di doversi ricordare di fare più chiamate in momenti differenti.

Anche per il personale sanitario può essere utile applicare la tecnica del pomodoro alla propria agenda. Inserire i momenti di pausa tra una visita e l’altra, per esempio, è un modo di far dialogare il contesto del poliambulatorio con il time management. In linea teorica, il suggerimento è di provare a pensare anche alle attività del medico in forma di “pomodori” da circa 25 minuti, aggregandone anche più d’uno quando necessario, ma aggregando anche le pause.

Oltre alla tecnica del pomodoro, ci sono altri metodi utili alla gestione del tempo in poliambulatorio che abbiamo già approfondito. È il caso, per esempio, della matrice di Eisenhower, ma anche dell’introduzione di un software gestionale. Quest’ultimo può aiutare a prevedere attività, organizzarle, condividerle e aiutare tutto lo staff a lavorare meglio.