La gestione efficiente di una struttura sanitaria è frutto di una combinazione di fattori sui quali è possibile intervenire. È importante, ad esempio, un’accurata gestione del personale, la scelta di un software gestionale e di strumenti tecnologici adeguati ai bisogni, l’analisi del contesto in cui operiamo e degli obiettivi che fissiamo per noi e il nostro team. Con la sigla OKR, acronimo di Objectives and Key Results, si identifica un approccio alla definizione degli obiettivi che include anche alcuni fattori di contesto e che si è dimostrata particolarmente efficace per lo sviluppo di molte realtà.
Che cosa sono gli OKR e in che modo possono essere utili per un poliambulatorio? Lo scopriamo insieme.
Che cosa sono gli OKR, Objectives and Key results
Quando parliamo di OKR non facciamo riferimento semplicemente a una strategia per identificare gli obiettivi di sviluppo aziendale, ma piuttosto a una metodologia di organizzazione del lavoro che risponde alla nuova normalità di molti settori, compresa la sanità. Sono diverse le domande a cui l’approccio per obiettivi e risultati chiave dà una risposta:
- Come coordinare un team di lavoro in cui ciascuno sia autonomo, ma si operi insieme per il bene della struttura?
- Come comunicare e restare aggiornati sull’avanzamento dei lavori quando parte dei dipendenti lavora in loco e parte in smart working oppure da remoto?
Applicare vecchi sistemi di gestione del personale non funziona. Tra i molti effetti del Covid-19 - anche sulla sanità - c’è il maggior peso del digitale nell’organizzazione del lavoro e un’esigenza di flessibilità condivisa dalla maggior parte dei lavoratori.
Dalle tech company fino ai poliambulatori: un metodo adatto al post-pandemia
La metodologia OKR nasce nelle tech company dove le tendenze del “new normal” erano già una realtà prima della pandemia e ha dimostrato di portare benefici concreti per chi lavora, ma anche per gli stakeholder.
Non esiste una definizione condivisa di che cosa siano gli OKR, ma possiamo individuare alcuni elementi che identificano questo approccio:
- Un obiettivo (Objective) che risponde alla domanda “cosa?” e descrive la meta da raggiungere in termini ambiziosi e, volendo, anche generici.
- Alcuni risultati chiave (Key Results) che rispondono alla domanda “come?” (mi accorgo di essere vicino all’obiettivo). Si tratta di risultati misurabili che, sommati e svolti anche separatamente, ci permettono di monitorare i progressi del team.
La teoria può sembrare complessa. Per questo proviamo a soffermarci su un esempio applicato all’ambito dei poliambulatori.
Obiettivo:
- Migliorare i servizi offerti ai pazienti in ambito oculistico.
Risultati chiave:
- aggiornare la strumentazione presente in struttura per le visite oculistiche;
- acquistare un software gestionale di organizzazione degli appuntamenti che eviti perdite di tempo;
- realizzare una campagna promozionale su Google per comparire tra i primi risultati di chi cerca “visita oculistica a Bologna*” (*luogo dove si trova la nostra struttura.
Una volta individuati gli OKR, è necessario dividersi i compiti, prestando attenzione a realizzare un sistema di deleghe efficienti. È importante, in questa fase, identificare i punti di forza dei collaboratori, ma anche capire quali possono essere i colli di bottiglia su cui intervenire. Non tutti gli ambulatori e gli studi medici hanno gli stessi bisogni, è utile identificare i propri per dedicarvi maggiore attenzione.
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La valutazione degli OKR
Idealmente, ogni Key result può essere affidato a una persona oppure a un team di lavoro. Mentre il manager o il titolare del poliambulatorio ha primariamente una funzione di coordinamento. Viene in questa fase fissata anche la periodicità dell’aggiornamento: nelle grandi compagnie tech che applicano la metodologia OKR da anni, questa è fissata a tre mesi. Ciò significa che ogni 12 settimane, i collaboratori o gruppi relazionano al dirigente cosa è stato fatto e a che punto ci si trova per raggiungere i Key Results.
In questa fase di valutazione vengono sì raccolti i dati a proposito dei Key Results, ma si andrà a misurare il raggiungimento globale dell’obiettivo. Di conseguenza, senza operare direttamente su di esso, l’intera struttura avrà lavorato insieme per raggiungerlo. A tal proposito, gli esperti sottolineano che, entro il tempo dato, i risultati devono essere raggiunti, mentre l’obiettivo no. Questo perché i primi sono strumenti pratici e concreti che possono essere rinnovati ciclicamente, mentre il secondo deve restare la finalità a cui tendere ed è necessario che abbia bisogno di tempo per un pieno raggiungimento. Solo in questo modo sarà possibile ispirare e motivare i dipendenti e i collaboratori della struttura.
Riprendiamo ancora l’esempio di prima, relativo alle cure oculistiche:
- Una volta raggiunto l’obiettivo dell’acquisto del software gestionale per la struttura, un nuovo risultato chiave potrebbe essere realizzare un workshop di formazione per i dipendenti che dovranno usarlo.
- Per quanto riguarda la campagna di promozione su Google, invece, dopo aver posizionato il sito per la keyword definita (“visite oculistiche a Bologna”), è possibile fare un’analisi di altre parole chiave strategiche per la struttura, oppure impostare un percorso di consolidamento e miglioramento della posizione raggiunta.
Objective and Key Results: perché gli OKR funzionano
Gli elementi della metodologia OKR sono semplici. Abbiamo un obiettivo che definisce che cosa vogliamo ottenere, e i risultati chiave che sono, invece, quegli step intermedi ma fondamentali che guidano l’attività di una struttura. Ciò che fa la differenza e assicura benefici laddove vengano applicati è la relazione tra obiettivi e risultati chiave.
Superare l’idea dell’identificazione di obiettivi di medio e lungo periodo permette una maggiore flessibilità, caratteristica fondamentale per far fronte alle sfide del presente.
Di fronte a un contesto in continua trasformazione - anche a causa della pandemia che ancora non è conclusa - i risultati chiave permettono trimestralmente di aggiustare il tiro. Senza stravolgere l’obiettivo, ma anzi continuando ad agire insieme per raggiungerlo, si può adottare un’azione differente e, 12 settimane dopo, verificare se è quella giusta.
Utilizzando ancora una volta l’esempio dei servizi oculistici, possiamo ipotizzare di aver definito come risultato chiave raggiungere i 10.000 follower su Instagram. Dopo tre mesi, ci si accorge che quel numero non è più significativo perché il social ha deciso di introdurre per tutti i profili la possibilità di aggiungere i link alle storie. In tal caso, continuare a lavorare per ottenere quel risultato comporterebbe un dispendio di energie eccessivo. Potremmo, quindi, introdurre un nuovo risultato chiave a cui dedicarsi.
Autonomia e responsabilità: le leve per coinvolgere lo staff
Un ulteriore punto di forza della metodologia degli OKR riguarda la gestione del personale. Si tratta di un sistema che garantisce autonomia e responsabilità ai dipendenti che, allo stesso tempo, si sentiranno direttamente coinvolti nella crescita dell’azienda.
Non è un sistema semplice da applicare e richiede un alto grado di trasparenza e chiarezza della visione.
È utile anche una gestione del lavoro interna efficiente e organizzata, anche attraverso software e programmi di management che permettono di risparmiare tempo ed energie per offrire al paziente un servizio migliore.
Se vuoi sapere quali sono le soluzioni che proponiamo noi di GIPO e MioDottore, non esitare a contattarci. Ti presenteremo i nostri servizi e come si adattano ai bisogni delle strutture sanitarie e degli studi medici.