La gestione del paziente di fisioterapia è una sfida organizzativa. Gli appuntamenti infatti sono ciclici ed organizzare l’agenda dei fisioterapisti della tua struttura può diventare molto complicato senza uno strumento informatico che ti aiuti a incrociare la disponibilità del terapista, dei macchinari e dello spazio in cui eseguire il trattamento. Ecco 3 consigli utili per aiutarti a gestire efficacemente gli appuntamenti e l’organizzazione delle sedute con con il paziente di fisioterapia.
1. Comunicazione: promemoria al paziente, dialogo e servizi online per rassicurare ed informare
Comunicare con il paziente è parte integrante dell’attività di un fisioterapista. La comunicazione però non si limita alla fase del trattamento, bensì tocca tutti i momenti del percorso di cura, prima e dopo le visite. Quindi, nella gestione del paziente di fisioterapia, ogni momento è prezioso per instaurare fin da subito un rapporto di fiducia e collaborazione:
- Quando il paziente prenota la prima visita, è importante comunicare con precisione dove si svolgerà, a che ora, cosa succederà, quali esami e referti portare, cosa indossare. Dunque, prima ancora di vedersi, il paziente va rassicurato con tutte le informazioni importanti.
Temi che, nonostante tutto, qualcuno non si presenti? Per evitare gli appuntamenti mancati, potresti adottare un servizio di promemoria al paziente, che ricorda l’approssimarsi della visita. - Durante la visita il dialogo è importante, soprattutto quando il paziente prova dolore ed è spaventato. In questi casi adottare le tecniche della medicina narrativa può essere di grande aiuto per aiutare la persona a rilassarsi e a confidare i suoi timori, le sue ansie e i suoi dubbi.
- Stabilire gli obiettivi di volta in volta. Il coinvolgimento del paziente è fondamentale per la riabilitazione e se non può presentarsi alla seduta di fisioterapia perché malato o per altri motivi importanti, potresti prevedere delle brevi consulenze a distanza per sapere come sta e dare consigli sulla postura corretta o sugli esercizi che può fare a casa. In questi casi i servizi online come la televisita possono essere di grande aiuto per proseguire con la riabilitazione anche a distanza.
2. Dalla prima visita ai cicli di fisioterapia: automatizza per aumentare il numero degli appuntamenti
La gestione dei cicli di fisioterapia è molto complessa, soprattutto per i poliambulatori che hanno molti terapisti, molte macchine e diversi spazi dedicati alla terapia.
Come ottimizzare tutti questi fattori ed evitare appuntamenti sovrapposti?
Se hai uno studio in proprio, potresti adottare un software gestionale, che ti aiuta a gestire con rapidità e precisione ogni attività: agenda appuntamenti, prenotazioni, esami, immagini diagnostiche, referti, fatture… è tutto in un unico strumento che puoi consultare anche a distanza, da Smartphone, Tablet o dal computer di casa..
Se hai un poliambulatorio, potresti adottare un software gestionale per poliambulatori
come GIPO che ti permette di aumentare del 70% il numero degli appuntamenti, perché si basa sull’algoritmo FSS (Fast Security Search) - sviluppato in collaborazione con ricercatori e docenti dell’Università di Bologna - che incrocia i tre parametri dell’appuntamento fisioterapico e in pochissimi secondi individua le tutte le disponibilità di prenotazione. Oppure, se non vuoi abbandonare il tabellone tradizionale, puoi optare per SMARTGRID, che rende più semplice la prenotazione di appuntamenti ciclici di fisioterapia di ogni singolo paziente. Con una configurazione simile ad un foglio di Excel è possibile inserire una prenotazione ed in automatico l’appuntamento verrà visualizzato dal terapista e sarà stampato sul promemoria del paziente.
3. Monitora i ritardi, la durata media delle visite, i tempi di attesa in sala d’aspetto per migliorare il servizio
Se hai già un software gestionale medico con funzione di business intelligence, puoi monitorare ritardi, attese e durata media delle visite per capire se ci sono colli di bottiglia e capire come evitarli. Identificare le ragioni che causano rallentamenti è importante per avere il controllo delle spese e per migliorare il servizio al paziente. Anche nella gestione del paziente di fisioterapia è fondamentale, perché i cicli sono molti ed il rischio che gli appuntamenti si accavallino maggiore. Grazie ad un sistema di business intelligence hai una panoramica della situazione e puoi correggere le piccole inefficienze che nel tempo possono minare la soddisfazione dei pazienti che si affidano a te.