Un corretto processo di conservazione digitale è ciò che occorre affinché le Cartelle Cliniche Elettroniche mantengano lo stesso valore probatorio del cartaceo.
Ma in che modo il processo di conservazione dei documenti informatici può dirsi corretto? Rispondiamo a questa domanda vedendo insieme, prima di tutto cosa si intenda per conservazione del documento digitale e, inoltre, quali siano gli obblighi del Responsabile della Conservazione.
Il Processo di Conservazione dei Documenti Digitali
In merito alla definizione di Processo di Conservazione digitale, ci viene in soccorso il Codice dell'Amministrazione Digitale, il quale stabilisce che: «I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71».
Per mantenere validità legale nel tempo, dunque, i documenti digitali, come ad esempio le Cartelle Cliniche Elettroniche, devono essere sottoposti a un processo di conservazione che non ne alteri la conformità con l'originale.
Pertanto, le specifiche di autenticità, immodificabilità e integrità del documento devono essere garantite, durante la sua conservazione, dall'adozione degli strumenti del riferimento temporale e dalla firma digitale del Responsabile della Conservazione.
Possiamo, dunque, desumere che tutti i sistemi informativi sviluppati secondo le normative precedenti, dovranno spostarsi su sistemi che adottino le nuove regolamentazioni tecniche.
Cartelle Cliniche Elettroniche: gli obblighi del Responsabile della Conservazione
Fatta eccezione per l'adozione delle misure di sicurezza prescritte dal D.Lgs. 30 giugno 2003 e succ. modif., il Responsabile della Conservazione deve:
- indicare le informazioni sulla generazione e sulla gestione delle copie di sicurezza o sui backup, quali: numero, frequenza, formato, priorità, test di restore, etichettatura, incarichi e responsabilità
- controllare che il sistema e i programmi adottati siano correttamente funzionanti.
- occuparsi della sicurezza fisica e logica sia del sistema utilizzato per il processo di conservazione sostitutiva sia delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione, attraverso determinate misure.
- stabilire e controllare le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale;
- controllare che i documenti conservati siano leggibili. Questa pratica deve essere effettuata periodicamente e con cadenza non superiore ai cinque anni. Inoltre, all'occorrenza, il Responsabile della Conservazione deve provvedere al:
- riversamento diretto: il trasferimento di un documento digitale da un supporto di memorizzazione a un altro, senza l'alterazione della rappresentazione informatica (es: backup)
- riversamento sostitutivo: ovvero la migrazione di un documento digitale che comporta un'alterazione della rappresentazione informatica del documento stesso. A differenza del riversamento diretto, in questo caso il Responsabile della Conservazione deve assistere alle fasi del procedimento, al fine di verificarne la correttezza. Inoltre, nel caso di documenti informatici sottoscritti, sarà necessaria l'apposizione della firma digitale di un notaio o di un pubblico ufficiale, così da attestare la conformità del documento rispetto all'originale.
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