22-30-2022

Lean organization e lean management in sanità: adottarla in studi medici e poliambulatori

La spending review e la necessità di risparmiare è una duplice esigenza anche nell’ambito della sanità. Per questa ragione è molto attivo il dibattito a proposito di quali siano le soluzioni più utili per bilanciare i tagli, senza rinunciare alla qualità della cura proposta ai pazienti. La tecnologia può essere un prezioso alleato e in questo articolo ci occupiamo in particolare dell’applicazione della lean organization (o lean thinking) in sanità. Di cosa si tratta e come può aiutare a ridurre gli sprechi? Scopriamolo.

Lean Thinking in sanità: di cosa si tratta?

Il “Lean Thinking”, che significa “pensiero snello” e da cui deriva il modello organizzativo, nasce negli anni Ottanta e Novanta nell’ambito dell’industria automobilistica. La prima azienda ad applicarla, infatti, è stata la Toyota che, anche grazie a questa innovazione, è stata capace di consolidare il “modello a sei zeri” che prevede zero difetti, zero conflitto con i lavoratori, zero tempi morti di produzione, zero tempo di attesa per il cliente e zero burocrazia.

Il passaggio dal mondo industriale a quello dell’organizzazione e del management è stato successivo. L’idea è migliorare l’offerta di prodotti o servizi, riducendo gli sprechi e tutti i blocchi che minano la produttività. Il presupposto, dunque, è il “Kaizen”, ovvero il miglioramento continuo, che si ottiene attraverso una costante personalizzazione di quanto proposto, che risponde in maniera sempre più puntuale alle richieste del mercato, oppure del cliente (paziente, nel caso della sanità).

Ciò si fonda, inoltre, su metodi e tecniche per il management dei processi che sono finalizzati ad un aumento del valore di quanto offerto, agli occhi dell’utente finale. Quindi, oltre ai costi e al tempo di lavoro è fondamentale anche la qualità.

Come il “Lean” è entrato nell’ambito della salute

Questo modello di organizzazione aziendale ha trovato applicazione in ambito sanitario proprio mano a mano che sono stati operati dei tagli ed il risparmio è diventata una priorità assoluta. La questione cruciale è, però, come ridurre i costi senza inficiare la qualità del servizio offerto ai cittadini.

L’approccio della lean organization sembrava fare proprio al caso della sanità, perché mette al centro del suo sviluppo l’utente finale che, di fatto, è il paziente, costantemente punto di riferimento per il medico. Si parte, dunque, dall’esperienza del paziente, dalla presa in carico oppure dall’appuntamento, fino alla dimissione o alla conclusione dell’intervento programmato.

Il metodo lean richiede quindi di superare l’approccio verticistico all’organizzazione sanitaria a favore di uno orizzontale che segua, di fatto, il percorso del paziente passo dopo passo. Cambiare prospettiva consente, sempre secondo la filosofia “snella”, di individuare quali sono i passaggi che portano ad una maggiore quantità di sprechi, ritardi e inefficienze che, modificando il servizio proposto, possono essere migliorati e ridotti. In questo modo, attraverso la lean organization, è possibile ottenere un duplice risultato: offrire al paziente il miglior servizio e contenere i costi.

La pandemia affrontata negli ultimi due anni ha messo in luce le falle organizzative del Sistema Sanitario italiano, pubblico e privato: liste d’attesa interminabili, duplicazione di visite, dispositivi di sicurezza esauriti, difficoltà organizzative nella campagna vaccinale, la disorganizzazione nella gestione dei pazienti… sono solo alcuni dei tanti elementi messi in evidenza e che potrebbero essere sanati, fra le altre cose, anche con la riorganizzazione e l'integrazione di un'organizzazione più snella nel sistema salute.

Il Lean Thinking è un metodo valido di risposta a queste necessità, proprio perché ha come presupposto l’eliminazione degli sprechi attraverso una corretta mappatura dei flussi e l’ottimizzazione dei servizi erogati.

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Lean Organization in sanità: come funziona?

Il percorso di ottimizzazione in una struttura sanitaria, pubblica o privata, segue una serie di step successivi:

  • valutazione e mappatura interna;
  • individuazione dei maggiori sprechi secondo una graduatoria di priorità;
  • progettazione delle linee di miglioramento e misurazione del “prima” secondo gli indicatori di performance;
  • implementazione del piano di azione;
  • valutazione quantitativa, tramite gli indicatori, del processo innescato;
  • monitoraggio e consolidamento dei risultati.

Cruciali sono le prime fasi, che richiedono un’osservazione approfondita per poter individuare gli sprechi che, secondo l’approccio lean, sono tutto ciò che non porta beneficio al paziente. Ecco perché si fa riferimento sia ai tagli del personale che alla lunghezza delle liste d’attesa, ma anche alle carenze nella comunicazione interna e/o tra medico e paziente, nonché alla carenza formativa del personale. Si tratta di elementi specifici dell’ambito sanitario che, secondo la lean organization, dovrebbero essere trattati in un’ottica di efficientamento e di risparmio.

La differenza di questo approccio consiste proprio nell’intendere gli “sprechi” in maniera estensiva e nell’analizzarli dal punto di vista del paziente.

Lean management in sanità: oltre la lean organization

Abbiamo visto che, nel Lean Thinking, il cliente è al centro. Nell'ambito della sanità, quindi, è il paziente il principale obiettivo strategico, mentre il personale del poliambulatorio, invece, rappresenta la risorsa essenziale per il raggiungimento degli obiettivi operativi.

Quando l’approccio lean riguarda l’organizzazione, si parla di lean organization. Diverso è il caso del lean management, che invece è un approccio più operativo e integrato, orientato a massimizzare il valore del servizio per il paziente, eliminando sprechi e inefficienze.

Quest’ultimo include quindi metodi, procedure e strumenti per comprendere ciò che i pazienti - che sono al centro del metodo lean - ritengono importante per il proprio patient journey. Per esempio, può trattarsi della cortesia e della disponibilità dello staff, della facilità nel prenotare e pagare le prestazioni, della possibilità di poter organizzare delle televisite…

L’applicazione del lean management in sanità porta a galla i principali sprechi della struttura che, secondo i padri del pensiero snello, possono essere racchiusi in 7 categorie, i MUDA (termine giapponese traducibile in sprechi) che sono: 

  • attese: tutto ciò che provoca un allungamento non necessario dei tempi come code in sala d’attesa, lunghe fila per le prenotazioni o nei processi amministrativi; 
  • trasporti: questo punto riguarda lo spostamento di pazienti e informazioni, che deve essere ridotto al minimo indispensabile;
  • sovrapproduzione: ad esempio, mettere a disposizione servizi che i pazienti non utilizzano mai e che quindi porta ad un dispendio di spazi, budget e organizzazione;
  • eccesso di scorte: tenere da parte materiali (o anche macchinari) che restano in magazzino non utilizzati;
  • movimentazione: gli spostamenti di macchinari e materiali da una stanza all’altra che, come i trasporti, devono essere ridotti all’essenziale;
  • difetti: questo punto riguarda i problemi nei servizi di prenotazione o nelle funzioni dei macchinari, ma anche i possibili danni ai pazienti causati da errori nelle diagnosi, nelle terapie o da carenze professionali; l’inappropriatezza di prestazioni o di percorsi diagnostici e terapeutici;
  • presenza di operazioni "inutili" nel processo: si riferisce ad azioni improduttive come la mancata digitalizzazione dei servizi di segreteria ( prenotazioni, ritiro referti o archiviazione delle cartelle cliniche), ma anche l’acquisto di macchinari e strumenti sanitari a costi eccessivi. 

Una serie di sprechi e problemi, quindi, che possono essere eliminati mettendo in pratica i principi lean uniti all’utilizzo di un software gestionale medico, come Gipo Next, che permette di ridurre le operazioni superflue tramite le prenotazioni online, aggiornamenti automatici dell’agenda, l’invio automatico delle fatture al sistema Tessera Sanitaria, le televisite, la possibilità di lavorare anche a distanza con lo smart working.

La Lean Organization per risparmiare

Il cambio di paradigma organizzativo può portare, dunque, ad una maggiore personalizzazione ed efficienza del servizio sanitario, ma i modelli confermano anche un concreto risparmio. Questo si realizza poiché l’analisi dei costi, prima dell’introduzione dei miglioramenti, consente di raccogliere informazioni quantitative da unire a quelle qualitative per rendere più efficace il cambiamento.

Di fatto, come spiegato da Angelo Rosa (vice direttore operativo, docente Human Resource Management Università LUM Jean Monnet – School of Management) in un articolo su Il Sole 24 Ore, “con i costi standard si riescono a tracciare le efficienze al fine dell’individuazione di un benchmark, una volta individuato, poi, si può intervenire con il modello organizzativo Lean che va a ridurre o a eliminare le eventuali “sacche di spreco”; di converso la Lean, nella sua implementazione, riesce ad evidenziare quali sono gli sprechi che poi vengono messi al microscopio dai costi standard.

Ciò che emerge, in conclusione, è ancora una volta l’importanza di innescare un cambiamento anche della cultura aziendale per poter realizzare un’innovazione che guarda al futuro.

 Hai mai pensato di adottare il Lean Thinking nel tuo poliambulatorio? Ottimizzare i servizi e ridurre gli sprechi è possibile, soprattutto con l’aiuto di un software gestionale medico come quello di Gipo e MioDottore: dai un’occhiata ai nostri servizi per capire come possono aiutare il tuo business e i tuoi pazienti.