Per gestire un poliambulatorio o studio medico è importante impostare una buona routine di backup e archiviazione dei documenti sanitari digitali.
La dematerializzazione dei documenti ha sicuramente aiutato a mettere ordine all’interno degli studi medici, soprattutto in segreteria. Prima, per esempio, poteva succedere che cartelle piene di documenti fossero lasciate sulla scrivania, ammucchiandosi e rischiando di confondersi con altri documenti, perdersi o generare disordine. Senza dimenticare che archiviare i documenti cartacei di decine di pazienti richiedeva - e spesso richiede ancora - tanti scaffali, addirittura stanze, in cui poterli riporre.
Con la digitalizzazione questo non succede più.
Sarebbe più corretto dire che questo disordine di cartelle cliniche, documenti, fatture si sia spostato sul computer. Da qui la necessità di creare archivi digitali per accedere in modo sicuro e pratico alle informazioni cliniche, velocizzando anche le operazioni di segreteria del poliambulatorio.
In questi casi utilizzare software gestionali può essere una scelta opportuna, così è più semplice gestire i file, organizzando in tutte le fasi operative del poliambulatorio e tenendo al sicuro i dati, documenti, cartelle e tutto ciò che riguarda i tuoi pazienti, il tuo personale e l’intera struttura.
4 consigli per avere un archivio digitale professionale
Ci sono alcuni consigli pratici e semplici che possiamo darti per rendere le pratiche di archiviazioni professionali, veloci ed efficienti.
1 - Scegliere, nominare e suddividere i file
La prima cosa da fare è dividere l’archivio in categorie, cioè creare cartelle tematiche, ad esempio “referti, fatture, cartelle cliniche, documenti fiscali, ordini” e così via. In questo modo sarà molto semplice dividere i file da archiviare in base alla loro categoria e ancora più facile trovarli se devono essere consultati in futuro.
A questo punto si procede a scegliere accuratamente i file da archiviare e inserirli nelle apposite cartelle. Bisogna quindi valutarne l’importanza e la validità. Mentre si procede alla selezione è utile fare attenzione al nome dei file e fare in modo che tutti abbiano denominazioni che siano concise, chiare su quale sia il contenuto del file e magari con la data in cui è stato creato.
2 - Sfruttare le caratteristiche del digitale
Il lavoro di archiviazione richiede molto tempo e pazienza, perché ci vuole precisione e può capitare che chi lo sta eseguendo si distragga momentaneamente e faccia qualche errore.
In questi casi uno strumento messo a disposizione di tutti è il protocollo informatico, un insieme di procedimenti amministrativi che agevolano la digitalizzazione e il flusso di file digitali. Un protocollo nato per la gestione dei file digitali delle PA ma che può essere adeguato all’approccio di tutte le aziende.
Un consiglio in più: è molto importante imparare a delegare queste mansioni semplici, ma dai tempi lunghi, a software di organizzazione e archiviazione, lasciando lo staff libero di dedicarsi ad altre mansioni più urgenti.
3 - Renderli sicuri
Ovviamente una volta archiviati, i dati devono essere tenuti al sicuro. I documenti di ambito sanitario contengono dati sui pazienti e su altre persone della struttura che devono essere protetti. Per cui se decidi di affidarti a software gestionali per gestire le operazioni di archiviazione è meglio assicurarsi che abbiano un buon sistema di protezione, come abbiamo fatto noi di Gipo con Microsoft Azure. A questo proposito, potrebbe interessarti sapere come conserviamo i dati dei nostri clienti e dei nostri pazienti.
4 - E per i documenti cartacei? Attenzione all’archivio
La digitalizzazione è in atto, ma non completa. Potrebbero esserci ancora documenti in versione cartacea da archiviare. In questo caso si deve scegliere un posto ampio e non umido in cui riporli, per evitare che la carta si rovini col tempo.
Ogni documento ha un tempo di validità diverso: alcuni sono da sono da conservare fino a cessata attività, altri hanno vita illimitata, altri hanno un numero di anni preciso di validità.
Quello che ti consigliamo, quindi, è di scannerizzare e digitalizzare subito quelli più importanti, in questo modo possono essere archiviati digitalmente e consultati più facilmente.