Gennaio è il mese dei nuovi inizi e dei buoni propositi, nella vita privata e spesso anche sul lavoro. Se con la fine dell’anno è arrivato anche il momento destinato ai bilanci, questo è quello perfetto per fissare i nuovi obiettivi. Nel caso di un ambulatorio o poliambulatorio è opportuno dunque immaginare come aumentare la produttività, con l’obiettivo di offrire un servizio sempre più puntuale e soddisfacente ai pazienti.
Non sempre è facile definire i buoni propositi per l’anno nuovo. L’esperienza insegna che rischiano di fallire al primo imprevisto, se non li fissiamo con attenzione. Fortunatamente partire con il piede giusto non è impossibile: per questo abbiamo individuato cinque consigli per un poliambulatorio più efficiente ed efficace. Scopriamoli insieme!
Migliorare la produttività del poliambulatorio: come fissare buoni propositi che funzionano
I buoni propositi che funzionano per migliorare la produttività partono da una definizione chiara degli obiettivi, dalla scelta degli strumenti giusti e dalla cura per il clima aziendale. Questi sono gli aspetti da tenere a mente e che molto spesso, se sottovalutati, portano al fallimento dei progetti all’inizio dell’anno e non solo.
Ci siamo mai chiesti come ci sentiamo a dicembre o a gennaio, quando compiliamo la lista dei buoni propositi? Se ci riflettiamo su, probabilmente ci accorgeremo che le emozioni prevalenti sono paura, senso di delusione e fallimento.
Tutto ciò è naturale. Prendere coscienza di ciò che non funziona o degli errori compiuti è un potente motore di azione ed è spesso un elemento che ci motiva a innescare un cambiamento. Tuttavia, partire da un problema che ci ha scatenato delle emozioni negative ci porta (nella maggior parte dei casi) a fissare degli obiettivi assoluti.
Da gennaio cambia tutto.
Quest’anno sarà diverso.
Sarò meno stressato, meno ansioso, più efficiente.
Propositi di questo genere sono però molto rischiosi. Innanzitutto hanno la comune caratteristica di essere molto generici e di conseguenza presuppongono un successo continuo oppure un fallimento assoluto, senza via di mezzo.
Chi ha più dimestichezza con le strategie di sviluppo di business si accorge inoltre che in questo tipo di proposti mancano alcune caratteristiche. Non definiamo un momento in cui valutare se sono andati bene oppure male, non diamo un parametro per capire se il cambiamento è quello desiderato, non ci aiutiamo a raggiungere davvero l’obiettivo.
Come fissare buoni propositi efficaci
È vero che sentimenti come la paura, la rabbia o la delusione possono essere fortemente motivanti, ma allo stesso tempo tendono a innescare azioni di attacco oppure di difesa. Un buon proposito efficace non deve portare ad un conflitto, ma piuttosto a una maggiore collaborazione e a un miglioramento.
Come fare a mettere nero su bianco buoni propositi che funzionino? Prima di approfondire cinque consigli pratici che potrebbero fare al caso di chi si occupa di una struttura sanitaria, ci soffermiamo su come sceglierli.
Abbiamo visto che spesso a "dettare" gli obiettivi sono paura e insoddisfazione e la domanda che ci poniamo è: “Che cosa non ha funzionato?” La sfida potrebbe essere cambiare il punto di partenza e chiederci: “Che cosa vogliamo per noi e per la nostra attività?”
In questo modo, anziché focalizzarsi su un problema e la sua possibile soluzione, c’è modo di ampliare la visione e concentrarsi sull’immaginazione.
Che tipo di servizi vorresti che i tuoi pazienti trovassero nella tua struttura?
Come vorresti che venissero accolti?
Che tipo di ambiente è quello ideale per la cura?
Mano a mano che ragioniamo su queste domande possiamo essere sempre più specifici e fissare dei buoni propositi che siano concreti e orientati al miglioramento della tua attività. La risoluzione dei conflitti o delle difficoltà puoi lasciarla fuori dai buoni propositi, se la tua visione di futuro è fondata sulla speranza e sul desiderio di realizzare qualcosa di bello e grande.
Come passare dalla teoria alla pratica? Lo vediamo attraverso cinque consigli.
1. Fissa obiettivi chiari e condivisi
I buoni propositi talvolta possono somigliare a degli obiettivi e, quando si parla di obiettivi, è utile avere sempre in mente la sigla: SMART.
Un obiettivo è SMART quando è:
- Specific (specifico);
- Measurable (misurabile);
- Achievable (raggiungibile);
- Relevant (rilevante);
- Time-bound (connesso a un determinato periodo di tempo).
Il primo consiglio è di tenere a mente questi criteri quando si fissano i buoni propositi. In questa maniera è più facile non soltanto puntare su cambiamenti che si possono realizzare, ma abbiamo anche gli strumenti per capire se, mese dopo mese, stiamo andando nella direzione sperata.
Una volta condivisi gli obiettivi, il consiglio è di sceglierne almeno alcuni da condividere con il resto del team. Per i collaboratori è molto importante sapere in che direzione si sta muovendo il poliambulatorio e ciò spesso li porta ad essere più presenti e motivati. Unendo le forze sarà ancora più facile soddisfare i buoni propositi!
2. Gestisci i tempi di lavoro e le priorità
Un secondo elemento che aumenta lo stress e riduce la produttività su cui è realistico agire è la gestione del tempo. La sensazione di non averne è ampiamente diffusa, ma è veramente così?
Possiamo applicare nel poliambulatorio numerose tecniche di gestione del tempo e delle priorità. Alcuni esempi sono il Batching, la Tecnica del pomodoro, la matrice di Eisenhower, il Kanban per la stesura di “to do list” efficaci. La sfida, in questo ambito, è sperimentare e trovare la soluzione più adatta all’organizzazione del lavoro del tuo poliambulatorio e che meglio risponda alle esigenze concrete.
Un buon proposito potrebbe essere quello di provarne alcune per qualche mese e vedere come va.
3. Organizza in maniera bilanciata bilanciata e equa delle mansioni
Un altro elemento che rallenta l’attività del poliambulatorio e su cui si può agire è l’organizzazione e la distribuzione delle mansioni all’interno dello staff. Delegare non è semplice e spesso si frena il cambiamento in virtù del fatto che “si è sempre fatto così”.
Al contrario, il lavoro si trasforma - soprattutto dopo un periodo complesso per la sanità come l’emergenza Covid-19 - e di conseguenza questo è un momento perfetto per rivedere le mansioni ed eventualmente distribuire le attività.
La delega non deve spaventarci, soprattutto se costruita a partire dalla condivisione degli obiettivi e della visione della struttura, coinvolgendo quindi attivamente tutti i membri dello staff.
4. Usa la tecnologia per risparmiare tempo ed essere più efficienti
Ci sono ambiti in cui c’è bisogno di uno strumento in più. La tecnologia è entrata a far parte delle vite di milioni di persone e Internet è sempre più uno spazio dove le persone cercano servizi e non soltanto informazioni.
Un buon proposito potrebbe essere quello di rendere il poliambulatorio più digitale e, in questo modo, più produttivo. Ciò è possibile in tanti modi differenti e spesso personalizzabili secondo le priorità della struttura. Qualche esempio? Un software gestionale che permetta di gestire in maniera integrata l’agenda dei professionisti e le prenotazioni dei pazienti, oppure una piattaforma come l’Ambulatorio SMART che permette di coordinare le attività offline e quelle online, ma anche un sistema di promemoria via SMS automatizzato che permette di risparmiare tempo e ridurre gli appuntamenti mancati.
5. Comunica con empatia con lo staff e con i pazienti
Infine, un ottimo proposito per l’anno nuovo che può diventare realtà è dedicare cura alla comunicazione con staff e pazienti. Numerosi studi confermano che una relazione empatica, da un lato, motiva i collaboratori e li rende più produttivi, dall’altro migliora la comunicazione con i pazienti e ha un impatto positivo sulle cure.
Se desideri saperne di più sulle soluzioni innovative e tecnologiche per il tuo poliambulatorio, non esitare a contattarci. Saremo felici di contribuire al tuo cambiamento e spiegarti che soluzioni possiamo realizzare su misura!