Gestire il flusso di pazienti nella sala d’aspetto di un poliambulatorio è un’attività che richiede organizzazione, pianificazione e l’impiego degli strumenti giusti. Da un lato è importante rendere l’attesa funzionale e veloce per gli utenti, dall’altro si può ricorrere all’installazione di strumenti tecnologici come i totem eliminacode per offrire al paziente, sin da quanto mette piede nella struttura sanitaria, la possibilità di completare in autonomia alcuni servizi. Qualche esempio? Pagare la prestazione o ritirare un referto.
Cosa sono i totem eliminacode
La struttura dei totem eliminacode è semplice: verticali e di media altezza, prevedono la presenza di uno schermo, in alcuni casi touch, in altri con dei pulsanti. Il design è, solitamente, adattato alla funzione e strutturato in maniera tale che sia accessibile per tutti i pazienti di un poliambulatorio.
I totem eliminacode possono avere funzioni diverse. Permettono, infatti, di completare in autonomia alcune attività specifiche come, per esempio, il ritiro di un referto, oppure di essere indirizzati verso la coda corretta sulla base della tipologia di servizio richiesto. All’utente viene chiesto di indicare al totem lo scopo della sua visita e il software prende in carico la richiesta e indirizza la persona verso lo sportello corretto.
Esistono, inoltre, diverse tipologie di totem eliminacode che possono essere adattati al contesto sanitario. Ciascun manager potrà fare una valutazione a partire dalle concrete esigenze della struttura ed installare il software e la proposta più adatta. Ci sono totem più semplici che prevedono l’uso di un tablet da collocare in sala d’attesa, altri che invece hanno una struttura specifica che occupa più spazio e richiede un differente investimento.
Perché sono vantaggiosi per un poliambulatorio?
Molteplici sono anche i benefici che derivano dalla scelta di aggiungere un totem eliminacode in un poliambulatorio, soprattutto se la struttura è grande e offre diversi servizi. In primo luogo, alleggerisce il carico di lavoro della segreteria permettendo una gestione più efficiente e un maggiore controllo sulle prenotazioni.
La sala d’aspetto del poliambulatorio è, in secondo luogo, il primo spazio dove il paziente (o futuro paziente) entra in contatto con la struttura. Presentarsi sin da subito con un servizio efficace e altamente tecnologico migliorerà anche la reputazione e il senso di fiducia che la persona ripone nell’intero staff.
Gli utenti sono, dunque, più soddisfatti, mentre dal punto di vista della gestione della struttura è possibile raccogliere dati aggiuntivi sulle loro preferenze e necessità. I dati fanno la differenza, al giorno d’oggi, per cui raccoglierne di più rappresenta un piccolo tesoro utile a migliorare l’offerta di servizi e, non meno importante, delle cure.
Infine, il totem eliminacode è un ulteriore strumento offerto dalla tecnologia per migliorare e chiarire il rapporto di comunicazione tra medico e paziente. Dal momento che una buona parte delle faccende burocratiche viene smaltita direttamente dal computer, rimane più tempo per il confronto diretto e umano. Questo può essere dedicato con maggiore calma e attenzione ai bisogni del paziente, ai sintomi che presenta e alla spiegazione delle eventuali terapie. Si stringe la relazione di fiducia che, talvolta, sembra essere messa in crisi dalla tecnologia che è, invece, in questo caso preziosa alleata.
Come funziona GIPO Box, il totem eliminacode di GIPO
Consapevole dell’importanza e del valore che aggiunge alla struttura un totem eliminacode, in GIPO abbiamo elaborato un prodotto ad hoc. Si chiama GIPOBOX ed è un sistema installabile nella sala d’aspetto, ma che si può utilizzare anche a distanza e che permette all’utente di compiere diverse funzioni utilizzando la propria tessera sanitaria.
Le funzioni di GIPOBOX sono:
- pagamento della prestazione;
- prenotazione di un appuntamento;
- ritiro dei referti;
- stampa di un promemoria per la visita successiva;
- attivazione dell’accettazione, anche in maniera collegata al pagamento.
Queste attività si possono svolgere in maniera semplice e immediata, guidati dall’intelligenza artificiale del software; i servizi si attivano alla lettura della tessera sanitaria in maniera veloce e intuitiva.
Anche in questo caso, il totem è prezioso alleato della segreteria perché permette di ridurre in maniera concreta le code, fornisce un servizio utile per il paziente e lascia al contatto umano diretto soltanto le questioni più complesse. Una soluzione win-win dal punto di vista organizzativo e dell’utenza, entrambi soddisfatti e pronti ad occuparsi della questione più importante: la salute.