Gestire un poliambulatorio o studio medico è un'attività complessa. Questo tipo di strutture, piccole o grandi che siano, devono accogliere, curare e seguire un gran numero di pazienti, rispettare stringenti normative sanitarie e burocratiche, far sì che medici, terapisti e tutto lo staff lavorino in modo efficiente, rispettando i pazienti e i propri turni e orari.
Promozione delle attività ambulatoriali e dei servizi, organizzazione e motivazione dello staff, accoglienza dei clienti: ci sono tanti aspetti da considerare perché la struttura sia efficiente e allo stesso tempo sia anche un luogo piacevole in cui lavorare e curarsi.
Ecco 5 figure professionali a cui difficilmente si pensa, ma che possono contribuire al miglioramento dell'organizzazione e dei servizi del poliambulatorio.
1 - Business Coach
Il Business Coach è un consulente che aiuta diverse realtà ed organizzazioni a rendere più efficiente il lavoro utilizzando la metodologia del coaching: si parte dall’ascolto. per instaurare un rapporto confidenziale e capire insieme al coachee (chi segue il percorso di coaching) a capire quali obiettivi raggiungere in poliambulatorio o in studio e definire un programma personalizzato.
Anche tu vuoi fare chiarezza e capire come migliorare l’organizzazione ed i rapporti con lo staff? Grazie al coach puoi mettere in moto nella tuo ambulatorio un processo che ti aiuterà a:
- motivare con più efficacia lo staff
- introdurre innovazioni come, per esempio, l’uso di software gestionali per la gestione di alcune attività
- migliorare la comunicazione interna ed evitare conflitti tra i membri dello staff
- delegare alcune mansioni
Il business coach può dare davvero un grande aiuto nella gestione di un poliambulatorio o di uno studio medico, perché porta un punto di vista esterno e neutrale rispetto a chi fa parte della struttura, riuscendo a individuare punti deboli, elementi critici e procedure inutili che, per esempio, una volta risolti, possono accorciare i tempi di attesa dei pazienti e diminuire il carico di lavoro dello staff.
2 - Chief Happiness Officer
Il Chief Happiness Officer (CHO) è un professionista che si occupa dello sviluppo del benessere dei dipendenti applicando strumenti scientifici che derivano dalle scienze psicologiche. È una nuova figura professionale sempre più presente anche nelle aziende italiane, che piano piano sta iniziando ad affiancare quelle tradizionali: CEO, HR manager e così via.
Anche nel settore sanitario può essere considerata una figura importantissima, perché la crescita ed il successo di un poliambulatorio o di uno studio medico è possibile grazie al benessere e alla felicità dello staff: un clima sereno riduce gli episodi di eccessivo stress ed il rischio di burnout, riflettendosi positivamente anche sul benessere dei pazienti.
Scopo del Chief Happiness Officer è quello di ottimizzare e migliorare tutti quegli aspetti che permettono di offrire un ambiente di lavoro migliore ai dipendenti e che, di conseguenza, un servizio di migliore qualità per i pazienti.
3 - Assistente Virtuale
La gestione di un poliambulatorio o di uno studio medico non può prescindere da una corretta organizzazione. Il rischio è quello di non riuscire a dare la giusta attenzione ad ogni mansione che si deve svolgere.
La tecnologia in questi casi può essere una soluzione: è possibile infatti ricorrere ad una assistente virtuale, cioè ad una persona - una professionista che lavora da remoto - a cui delegare un’attività in particolare per alleggerire il carico dello staff, migliorando il servizio al paziente. Consigliatissima nei piccoli studi medici, l’assistente virtuale è preziosa anche nei grandi poliambulatori perché può occuparsi della contabilità, della comunicazione - per esempio aggiornando le informazioni presenti sul sito internet, le pagine social e la scheda Google My Business - e gestendo l’agenda degli appuntamenti, per alleggerire le mansioni di chi lavora in segreteria.
4 - Esperto SEO e Google Ads
Uno dei mezzi più efficaci per trovare i clienti oggi è il web e questo vale anche per chi lavora in ambito sanitario. Anche un piccolo studio medico può promuovere i propri servizi aprendo un sito per farsi trovare dai potenziali pazienti e allo stesso tempo aggiornare quelli che ha già. Tuttavia, realizzare un sito web non basta. Perché le persone vi atterrino è importante seguire alcune regole affinché si posizioni tra i primi risultati di Google:
- investire nella SEO, cioè l’ottimizzazione per i motori di ricerca;
- avere un sito semplice da navigare e perfettamente visualizzabile anche da smartphone;
- dare tutte le informazioni che servono all’utente perché scelga di affidarsi a te;
scrivere testi chiari e comprensibili per chi non è un medico.
Hai già un sito internet e vuoi pubblicizzare i tuoi servizi? Puoi utilizzare Google Ads: una piattaforma per fare pubblicità su Google attraverso l’uso di parole chiave. In questo modo potrai raggiungere subito gli utenti che cercano soluzioni ai loro problemi, proponendo offerte speciali, consulenze o altri servizi specifici.
Per saperne di più sulle strategie di digital marketing, leggi le nostre interviste ad Angelo Valenza, CEO della web agency Clickable, con cui abbiamo parlato approfonditamente di SEO e Google Ads per poliambulatori e studi medici.
5 - Home Stager
Al centro dell’attività di poliambulatori e studi medici ci sono i pazienti. Persone che, nella maggior parte dei casi, non amano andare dal medico. Recarsi in una struttura o in ambulatorio per sottoporsi a visite e controlli può essere molto stressante. È quindi importante fare in modo che l’ambiente in cui viene accolto ogni singolo paziente sia confortevole, perché si senta a proprio agio, limitando il disagio di attendere il proprio turno a lungo e con preoccupazione. In questi casi il consiglio di un Home Stager può fare la differenza. L’Home Stager è infatti un consulente di immagine immobiliare che utilizza la tecnica dell’home staging, cioè l’allestimento degli ambienti, in modo da renderli non solo più gradevoli, ma perfetti per l’utilizzatore finale.
Nel caso degli studi medici e dei poliambulatori, l’Home Stager può consigliare quale colore scegliere per tinteggiare le pareti, quale arredamento utilizzare e quale evitare, dove posizionare un oggetto e dove appendere un quadro: anche un piccolo dettaglio può fare molto per rendere gli spazi ancora più accoglienti.
Sono le persone a fare la differenza!
Home stager, Business Coach, Assistente virtuale, Esperti di digital marketing, Chief of Happiness: sono solo alcuni dei professionisti che possono dare un importante aiuto alla gestione del tuo poliambulatorio. I software gestionali possono aiutare tantissimo ad alleggerire il carico di lavoro dello staff, ma ci sono alcune cose in cui è fondamentale il contributo di un essere umano. Dunque, via libera alle soluzioni IT per le attività di routine, organizzative e più semplici, ma per tutto il resto la differenza la fanno le persone: lo staff, i medici, i terapisti ed i professionisti in carne ed ossa.