Poliambulatori e studi medici: lavorare meglio grazie alla tecnologia

Ospedali, poliambulatori e studi medici non sono solo strutture deputate alla cura, sono anche luoghi di lavoro dove spesso la salute di medici, terapisti e personale amministrativo è più a rischio che altrove. In un ospedale, per esempio, coesistono diverse fonti di pericolo (agenti biologici, gas medicinali, sostanze chimiche) a cui si aggiungono, però, anche i problemi dovuti allo stress da lavoro correlato e ai turni di notte, a loro volta amplificati dalle pressioni “burocratico-amministrative” che sempre di più pesano su questa categoria professionale. Seppure in misura minore, anche lo staff di poliambulatori e studi medici è esposto a questi pericoli.

Vediamo dunque cosa può fare la tecnologia per aiutarli.

Il grande nemico di chi lavora in Sanità: lo stress

Uno dei rischi principali di chi lavora in Sanità - e che a vario livello coinvolge medici, tecnici di laboratorio, infermieri, terapisti e personale amministrativo - è quello di infettarsi. Per questo motivo esistono rigorosi protocolli di sicurezza per limitare il livello di esposizione dello staff sanitario a virus e batteri: dall’uso di camice, guanti e mascherine alla sterilizzazione degli strumenti, dallo smaltimento degli aghi come rifiuti speciali alle vaccinazioni.

Meno evidente, invece, è il rischio di stress da lavoro correlato che colpisce molti lavoratori di questo settore.

Diversi studi hanno dimostrato che chi lavora in una struttura sanitaria -  e più in generale chi è impiegato nelle professioni di aiuto e assistenza - , è particolarmente esposto al “burnout” o “esaurimento da lavoro”, con gravi ripercussioni sulle relazioni sociali e familiari. Un problema diffuso tra chi lavora in ospedale, ma anche tra medici di famiglia, pediatri, specialisti e infermieri che si occupano dei pazienti nelle strutture più piccole, come i poliambulatori e gli studi medici.

Perché?

Da un lato è il tipo di professione in sé che costituisce un fattore di rischio, ma non solo.
Problemi organizzativi e pressioni burocratiche sembrano rendere ancora più difficile la vita dei professionisti della salute di oggi, rispetto al passato.

Navigare a vista: la disorganizzazione è un fattore di stress sui luoghi di lavoro

Lavorare senza punti fermi, per compartimenti stagni, senza sapere esattamente quali sono le proprie mansioni, in balìa degli eventi contingenti è molto stressante.

Se manca una buona organizzazione, lo staff dell’ambulatorio vive nell’incertezza costante che, a sua volta, può portare al burnout. A peggiorare le cose, una cattiva organizzazione influisce negativamente su tutta l’attività della struttura causando ritardi, tempi d’attesa lunghi, appuntamenti mancati… ulteriori fonti di stress per medici, terapisti e amministrativi!

Come riportare ordine?
Un software gestionale medico può essere di aiuto, vediamo in che modo.

Un software gestionale aiuta a migliorare l’organizzazione di poliambulatori e studi medici

Ecco come un software gestionale per poliambulatori, ad esempio, può contribuire a rendere più efficiente il lavoro dello staff medico e di segreteria, riducendo al minimo le perdite di tempo e le incomprensioni.

1 – Archivi digitali: eliminare le attività inutili, risparmiando tempo prezioso

Con la digitalizzazione dei documenti gli archivi cartacei spariscono, lasciando il posto a database da consultare in pochi click. Il gestionale tiene tutto in un unico posto (virtuale) dove i documenti possono essere archiviati e aperti in pochi secondi, così lo staff non dovrà più stampare, ordinare e cercare referti e cartelle tra faldoni e scaffalature. Il sistema di archiviazione digitale infatti è più economico, più pratico e sicuramente meno ingombrante di quello tradizionale: medici, terapisti e amministrativi potranno dedicarsi al proprio lavoro, senza passare minuti preziosi in attività inutili. Questa rivoluzione, peraltro, non coinvolge solamente i documenti che riguardano i pazienti come referti o ricette, ma anche la gestione dei farmaci.

2 – Meno incomprensioni e più chiarezza se l’agenda è digitale

Un’agenda digitale è uno strumento che tutto lo staff può consultare e aggiornare. In tempo reale fa sì che tutti i membri dello staff abbiano le stesse informazioni. Così si riducono incomprensioni, attriti e stress.
Un paziente disdice un appuntamento? In pochi click la segreteria lo cancella dall’agenda e chi lo ha in cura visualizza l'aggiornamento all’istante. Un medico comunica che il tal giorno non ci sarà? Basta inserire questa informazione nel software e lo staff di segreteria lo saprà, evitando di fissare appuntamenti per quello specialista.

3 - Statistiche “che parlano”: sapere cosa non va e riorganizzare

Senza una visione chiara dei processi interni alla struttura sanitaria e dei tempi realmente impiegati nelle varie attività è difficile capire dove intervenire. Il sistema di Business Intelligence presente nel software gestionale aiuta a monitorare l’andamento dell’ambulatorio (ritardi, numero delle prestazioni, mancati appuntamenti…) e ad individuare le cause di problemi e colli di bottiglia. Lo fa rappresentando i dati in modo chiaro e facile da consultare, cioè attraverso grafici dinamici e interattivi. Basta trascinare alcuni elementi e interrogare il sistema per ottenere risposte in pochi secondi.

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Troppa burocrazia, che fa male

Invio dei dati sanitari per il 730 precompilato, cartelle cliniche, referti… una burocrazia amministrativa e clinica che sottrae tempo al paziente e che rende ancora più stressante la vita del medico di oggi. Schiacciati tra scadenze e adempimenti infatti molti medici lamentano un carico “amministrativo” eccessivo.

Quali soluzioni tecnologiche possono aiutare i professionisti della salute a gestire con più serenità questo tipo di pressioni? Per esempio un software per l’invio dei dati sanitari al Sistema Tessera Sanitaria che in pochi passaggi aiuta i professionisti della salute a mettersi in regola con la legge, oppure un software per il riconoscimento vocale, uno strumento per scrivere referti in modo molto più semplice, perché basta dettare e tutte le informazioni sono disponibili digitalmente.

Tante piccole semplificazioni che, insieme, possono alleggerire la quotidianità di chi è ogni giorno in prima linea nella cura delle persone.