Migliorare la gestione del tempo. Un mantra per ogni settore economico e sociale, compreso quello sanitario.
Ciò perché, come ricorda la saggezza popolare, “il tempo è denaro” e, di conseguenza, non può essere sprecato. Soprattutto in ambito sanitario, dove rallentamenti e procrastinazioni si riflettono direttamente sul paziente e sulla qualità del servizio che viene offerto nel momento del bisogno e della cura.
Sebbene, quindi, il tempo sia un fattore fondamentale di buona gestione del poliambulatorio, può capitare che qualcosa vada storto. Spesso, è la nostra mente a giocarci “brutti scherzi”, siamo noi i primi a procrastinare e siamo vittime inconsapevoli dell’effetto Zeigarnik. Cos’è è perché è importante conoscerlo per migliorare la gestione del tempo in ambulatorio? Le risposte nei prossimi paragrafi.
Cos’è l’effetto Zeigarnik?
L’effetto Zeigarnik prende il nome dalla psicologa lituana Bluma Zeigarnik che nel 1927 pubblicò uno studio sul comportamento umano rispetto alla memoria che evidenziava alcune differenze nel modo di affrontare e memorizzare i compiti portati a termine e quelli ancora da completare.
In un ristorante affollato, Zeigarnik aveva notato che un cameriere ricordava bene tutte le ordinazioni concluse solo in parte, mentre non aveva memorizzato nulla delle ordinazioni già portate a termine. In quella stessa occasione e in simili circostanze successive, si era accorta che non era una casualità, ma di frequente le persone tendevano a ricordare più facilmente le cose incompiute o interrotte rispetto a quelle già completate.
Condusse, quindi, uno studio su un gruppo di soggetti a cui chiese di svolgere alcuni compiti semplici, come risolvere enigmi, operazioni, fare piccoli giochi… Ogni tanto li interrompeva e al termine del test chiese ai partecipanti cosa ricordassero di più.
La maggior parte di loro rispose che ricordava meglio i compiti interrotti di quelli portati a termine. L’effetto Zeigarnik, appunto.
In altre parole, l’effetto Zeigarnik è la tendenza della mente a ricordare con più facilità un’azione interrotta (e poi portarla a termine), piuttosto che affrontare una mansione da capo. Lo stop, di fatto, fa sì che sussista un’aspettativa che resta insoddisfatta e di conseguenza l’azione resta impressa in maniera più profonda nella memoria, ma allo stesso tempo genera una sensazione di ansia e preoccupazione.
In teoria può sembrare un concetto distante da noi ma, osservando la quotidianità, ci rendiamo conto del contrario. Nelle serie TV, per esempio, se ne fa largo uso. L’episodio viene interrotto sul più bello e noi restiamo in attesa di quello successivo, per sapere come va a finire: è il cliffhanger.
Si crea una tensione mentale che mantiene quell’attività incompiuta in primo piano nella nostra memoria, anche se si tratta di un’inezia. Quindi, se sappiamo di dover fare qualcosa, ma non la facciamo, il pensiero di dovercene occupare ci mantiene in allerta. Siamo in ansia, ma in che modo questo effetto entra nella vita del poliambulatorio? E come possiamo utilizzare i risultati di questi studi psicologici per migliorare la produttività e la gestione della struttura?
Esercizi per la gestione del tempo: come usare software e app
Nella gestione di aziende e organizzazioni, come poliambulatori e studi medici, l’effetto Zeigarnik e il problema della procrastinazione sono amplificati. Infatti, quella tensione di cui non siamo consapevoli, dettata da uno o più compiti rimasti a metà, ci porta a rimandare e a lasciare mansioni incompiute.
Finché a “subire” l’effetto Zeigarnik è una singola persona su un’attività, non è un problema, ma se ci caliamo nel contesto del poliambulatorio capiamo che può generarsi una cascata di procrastinazione e problemi. Qui ci sono più persone coinvolte, ciascuna con le sue mansioni, tutte devono coordinarsi e affrontare imprevisti. La complessità aumenta e gestire il tempo con più efficacia non è sempre semplice.
Aggiornare una cartella clinica, spostare un appuntamento, avvisare i colleghi di un cambio turno. Presi da mille attività, medici, terapisti e staff di segreteria dell’ambulatorio finiscono per rimandare piccoli compiti che restano lì, nella loro memoria, a occupare spazio mentale e a peggiorare la produttività.
La consapevolezza è il primo aiuto
Se la nostra mente funziona in questo modo, la strategia migliore per non essere sopraffatti dalla procrastinazione è segnare le attività da concludere in una lista, in un’agenda elettronica condivisa, in un file di promemoria… Mettere nero su bianco non significa compiere l’attività, ovviamente, ma aiuta a ridurre l’ansia della procrastinazione e a pianificare quel compito all’interno della propria organizzazione, per poi svolgerlo.
Se la consapevolezza è il primo passo per ottimizzare la gestione del tempo, è bene ricordare come la tecnologia possa essere una preziosa alleata contro la tendenza a rimandare. Ecco in che modo.
1. Automatizzazione delle attività di routine in poliambulatorio
Prenotazioni, promemoria al paziente, disdette… la segreteria raccoglie decine se non centinaia di informazioni ogni giorno, che spesso vanno modificate o cancellate.
Ogni aggiornamento deve essere condiviso con il resto dello staff per evitare incomprensioni e, se l’agenda è cartacea, le lacune informative e gli errori diventano molto più che probabili. Se invece è digitale e fa parte di un software gestionale medico integrato, il margine di errore si riduce notevolmente, perché ogni nuova informazione inserita viene condivisa in tempo reale con tutto lo staff.
Anche la funzione di messaggistica per inviare promemoria è un aiuto indispensabile: in questo caso, serve a ridurre gli appuntamenti mancati e a evitare errori di comunicazione. La segreteria invia SMS e mail al medico e al paziente, aggiornando in tempo reale l’agenda del dottore ed eventualmente anche quella dell’utente. In caso di disdetta il sistema annullerà l’appuntamento nelle rispettive agende.
2. App per la gestione del tempo e per tenere traccia delle performance
Un altro aiuto nella lotta alla procrastinazione viene anche dalle App. Ci sono applicazioni che aiutano a tenere traccia dei progressi e quindi ci aiutano a monitorare il raggiungimento di determinati obiettivi che possiamo impostare a monte.
Le App per creare to-do-list basate su sistemi di gamification, per esempio, aiutano ad accumulare punti ogni volta che completiamo una lista di cose da fare. Le app per la tecnica del pomodoro ci permettono di mettere in pratica in modo semplice e veloce un sistema molto utile per ottimizzare il tempo e migliorare la nostra produttività.
3. Organizzazione e gestione delle priorità
Infine, ma non meno importante, la definizione delle priorità.
Una efficace gestione del tempo dipende soprattutto dalla mappatura delle attività, dei compiti, del tempo richiesto da ogni task, dalla corretta suddivisione delle responsabilità.
Utilissima, in questi casi, è la matrice di Eisenhower per definire cosa fare subito, cosa delegare, cosa rimandare e cosa non serve. Anche in questo caso la tecnologia può essere di grande aiuto.
Un gestionale con funzioni di Business Intelligence (statistiche e visualizzazione dei dati), per esempio, dà una panoramica precisa dei flussi e dei processi dell’ambulatorio, per individuare colli di bottiglia e criticità: è il primo passo per definire cosa cambiare e in che modo, all’interno dell’organizzazione.
