I vantaggi di un software per la gestione del tempo in ambulatorio

Enrico Grilli

Ogni giorno è molto il tempo che medici e operatori sanitari devono dedicare alla gestione dell’ambulatorio, tra promemoria degli appuntamenti, fatture elettroniche e altre mansioni burocratiche e tecniche che, spesso, fanno sì che le ore dedicate ai pazienti calino. Un problema non da poco, ma a cui si può porre almeno parzialmente rimedio adottando un software gestionale che risponda alle priorità dell’ambulatorio, ottimizzando la gestione del tempo e delle risorse, a favore di un’attenzione a tutto tondo nei confronti del paziente che è, e resta, il cuore dell’attività di chiunque operi nell’ambito della salute.

Gestione del tempo in ambulatorio: un software gestionale può essere di grande aiuto

I software gestionali sono programmi che consentono di automatizzare alcune funzioni di un’organizzazione grande o piccola - sia che si tratti di un’azienda che di un poliambulatario o uno studio medico - e quindi di ridurre il tempo normalmente necessario per svolgerle. Ne esistono di vari tipi a seconda dello scopo di utilizzo e alcuni, come GIPO, sono strutturati proprio sulle esigenze di chi opera in sanità, come uno studio privato o un poliambulatorio.

Questi software sono molto utili per smaltire e velocizzare alcune attività amministrative e burocratiche che portano via molto tempo come, per esempio, email, fatture, memo degli appuntamenti, archiviazione dei dati a proposito dei pazienti, refertazione. Esistono programmi che agevolano proprio queste attività e risultano particolarmente utili quelli che consentono di accedere alle informazioni anche lontano dall’ambulatorio, grazie alla tecnologia cloud, ad una connessione ad internet e, magari, ad un’applicazione per smartphone.

Dedicare il tempo a ciò che conta

Lo scopo finale dell’adozione di un software di gestione dell’ambulatorio è quello di togliere tempo ad attività che possono essere automatizzate per poterlo dedicare, invece, a ciò che conta davvero. Il paziente è, infatti, il centro dell’attività di medici e operatori ed è importante che a lui venga dedicato tutto il tempo necessario ad una diagnosi puntuale e attenta.

Se il medico ha a disposizione un programma che raccoglie i dati e presenta, agevolmente, l’anamnesi del paziente, è molto il tempo che si risparmia durante la visita per poter andare dritti al punto e focalizzarsi sugli elementi che possono fare la differenza in termini di salute. Inoltre, un buon software può “ricordare” al medico quali sono i dati e le informazioni che è necessario aggiornare per ciascun paziente, riducendo il rischio di dimenticanze ed errori.

Infine, il software gestionale può contribuire a migliorare l’esperienza di ogni singolo paziente. Servizi come la prenotazione delle visite online, l’agenda medica su smartphone, iPhone e tablet, la disponibilità di referti online, la video visita oppure i promemoria via SMS ai pazienti, fanno sì che si saldi il rapporto di fiducia tra utente e ambulatorio. Inoltre faranno sentire ogni paziente seguito e considerato in ogni, delicato, passaggio che riguarda la sua salute.

Quali caratteristiche deve avere un software gestionale per la sanità?

È importante scegliere un gestionale che sia pensato proprio per il settore sanitario perché includerà, con ogni probabilità, delle funzionalità specifiche già pronte che, per esempio, prevedono fin da subito delle features per la gestione dei pazienti.

Altrettanto utile, nella fase di scelta, è valutare i processi e l’organizzazione del poliambulatorio o dello studio medico. Il software gestionale deve rappresentare un supporto per ottimizzare la gestione del tempo e non un peso che rallenta le operazioni quotidiane, adattandosi alle specificità di ogni struttura sanitaria. Se poi si è consapevoli che il livello di alfabetizzazione digitale del personale è basso, questo non deve condurre a una rinuncia, quanto piuttosto alla scelta di un programma gestionale efficiente e valutare un percorso di formazione specifico per gli operatori dell’ambulatorio.

Da non sottovalutare, infine, la questione della sicurezza. Dal momento che il software si trova a gestire dati sensibili (dalle anagrafiche dei pazienti a diagnosi e terapie) è fondamentale che questi siano tutelati e che la privacy del paziente sia al sicuro.

Secondo la nostra esperienza, sviluppata negli anni grazie ai feedback dei clienti che hanno scelto GIPO, in un software gestionale per la gestione dell’ambulatorio e del poliambulatorio fra le funzioni che rendono più semplice e rapido il lavoro dello staff ci sono:

Gestione delle Prenotazioni Online, che rende più veloce il sistema delle prenotazioni, riducendo il rischio di errori e sovrapposizioni di appuntamenti
Refertazione vocale, che aiuta i medici a velocizzare la fase di creazione del referto, grazie a sistemi di riconoscimento vocale
Gestione delle Cartelle Cliniche Elettroniche per avere a portata di mano le informazioni di ogni paziente e aggiornarle comodamente
Integrazione per l’invio dei dati sanitari per il 730 precompilato: utilissima per adeguarsi agli adempimenti per l’invio di fatture al sistema TS
Software di fatturazione elettronica, che gestisce direttamente il flusso di dati sia delle fatture attive che delle fatture passive.

Oltre a questi aspetti, i software GIPO si caratterizzano anche per la capacità di dialogare con il sistema sanitario nazionale facilitando la gestione per i poliambulatori convenzionati. Inoltre sono configurati per potersi interfacciare con il sistema CUP regionale, con il SAR e con il SAC, ottimizzando tempi e procedure in modo sicuro.