Marie Kondo è la più famosa organizer al mondo. Salita alla ribalta con il best seller “Il magico potere del riordino” che ha venduto più di 3 milioni di copie ed è stato tradotto e distribuito in 30 paesi, la professionista giapponese dell’ordine è stata protagonista anche di una serie di Netflix dal titolo “Facciamo ordine con Marie Kondo”.
Il segreto del suo successo è nella semplicità di un metodo che può essere applicato in molti settori diversi. Anche in poliambulatorio. In questo articolo vedremo, infatti, come tenere in ordine la scrivania e l’ufficio seguendo l’infallibile metodo di Marie Kondo, il KonMari.
Tenere in ordine la scrivania e l’ufficio: il metodo Marie Kondo
Inizialmente il metodo di organizzazione degli spazi e di decluttering presentato da Marie Kondo si rivolgeva prevalentemente a giovani coppie, famiglie o single che si trovano a vivere in spazi sempre più ristretti e, allo stesso tempo, pieni di oggetti, vestiti e accessori accumulati nel tempo. Tuttavia, la stessa Marie Kondo ha suggerito come la strada del riordino che si intraprende seguendo il metodo può funzionare anche in uffici e spazi condivisi.
Questo perché uno spazio ordinato, è efficiente e funzionale. Due caratteristiche che sul lavoro rendono le persone più produttive e più felici. Il KonMari, dunque, è perfetto anche per imparare a tenere in ordine la scrivania dell’ufficio, eliminando il superfluo e conservando soltanto ciò che è essenziale.
Come funziona il metodo KonMari per l’ufficio
Il metodo elaborato dalla guru del riordino di compone di tre fasi:
- eliminare ciò che non serve;
- catalogare e mettere in ordine ciò che resta;
- pulire e mantenere puliti gli spazi.
La fase più complessa è sicuramente la prima, anche all’interno di una struttura come il poliambulatorio. Il principio del KonMari prevede di guardare o prendere in mano ogni oggetto che vediamo di fronte a noi. Uno alla volta va valutato e, se ci si rende conto che non ha più un’utilità né è legato ad un’emozione, buttarlo.
La guru dell’organizzazione per l’ufficio propone di adattare questo principio alla scrivania, ai documenti che - soprattutto in un poliambulatorio - hanno bisogno di essere archiviati in maniera accessibile e precisa, e agli spazi comuni.
Vediamo, dunque, come applicare concretamente questo metodo di organizzazione ai vari ambiti e spazi dell’ufficio.
Tenere in ordine la scrivania
La scrivania in ufficio è molto spesso uno spazio personale nel quale, progressivamente, tendiamo ad accumulare non soltanto gli strumenti fondamentali per poter lavorare, ma anche altri oggetti, disegni o fotografie ed elementi che generano la sensazione di disordine.
La situazione può diventare ancor più complicata se la scrivania è condivisa, come può capitare ad esempio per la segreteria di un poliambulatorio dove possono alternarsi più persone. In questo caso, il rischio è che si duplichino gli oggetti accumulati e nessuno si faccia carico dell’eliminazione del superfluo.
Se siete da soli, il metodo KonMari suggerisce di partire da ciò che avete davanti agli occhi: calendari, penne, foglietti di appunti, accessori per il computer, ecc. Valutate ciascuno oggetto per domandarvi se effettivamente serve e se è necessario che sia sulla scrivania a portata di mano. Quando la risposta è in entrambi i casi no, allora potete buttare nel cestino senza remore.
Va eliminato, ad esempio, ciò che non si usa da tempo, i doppioni, gli appunti presi sui post it relativi a qualcosa che è passato, fogli e foglietti che restano sulla scrivania per anticipare eventuali esigenze future. Marie Kondo propone anche di ridurre all’essenziale gli effetti personali: una fotografia o disegno familiare è sufficiente.
Organizzare la scrivania, ma anche i cassetti
Marie Kondo consiglia di partire dalla scrivania, ma di passare poi anche ai vari cassetti e scompartimenti personali applicando lo stesso metodo. È importante, infatti, non cedere alla tentazione di spostare gli oggetti dalla scrivania a un posto nascosto, come può essere una scatola o un cassetto. Ciò perché, in questo modo, il risultato non sarà dell'ordine, ma soltanto un disordine meno evidente.
Lo stesso approccio può essere adattato anche a una scrivania condivisa. Potete procedere con il decluttering insieme ai colleghi, oppure separatamente. L’importante è prendere la decisione di cambiare l’organizzazione della scrivania e darsi una scadenza entro la quale completare l’operazione.
Organizzare i documenti
Tenere in ordine tutta la documentazione è una priorità per qualsiasi ufficio, ma soprattutto per un poliambulatorio che tratta dati sensibili relativi ai pazienti. Per poter far funzionare il KonMari in questo ambito è cruciale, prima, chiarificare tutti i flussi operativi dei singoli documenti e chi si occupa di ciascuna fase.
Ad esempio, è fondamentale sapere chi si occupa di ricevere ed emettere le fatture per i fornitori, chi gestisce l’agenda dei vari professionisti della struttura, chi si occupa della refertazione e dei pagamenti.
Una volta che ogni aspetto della “filiera” del lavoro del poliambulatorio che produce della documentazione da archiviare è chiara, allora è possibile selezionare cosa va conservato e come.
Marie Kondo, ad esempio, divide i documenti tra quelli di consultazione frequente, che vanno posizionati a portata di mano (nello studio medico oppure in segreteria), quelli che devono restare disponibili per un tempo medio (che possono essere posizionati in faldoni etichettati e ordinati in un armadio) e quelli da conservare a lungo, che possono essere inseriti in un vero e proprio spazio di archivio.
Tutto ciò che non risponde a nessuna di queste tre caratteristiche può essere accumulato. Evitando così si mescolarsi a documenti importanti, creando non soltanto disordine, ma anche il rischio di perdere di vista di ciò cui abbiamo veramente bisogno.
Per fortuna oggi gran parte dei documenti può essere digitalizzata!
Ma anche i documenti sanitari digitali vanno archiviati con ordine.
Soluzioni e software per gestire l’integrazione tra digitale e cartaceo
Un poliambulatorio, rispetto ad altre strutture, richiede un ulteriore sforzo organizzativo. Una parte dei documenti, infatti, dev’essere necessariamente conservata in formato cartaceo, mentre un’altra parte, sempre più rilevante, è dematerializzata. Integrare in un ecosistema organizzato cartaceo e digitale è, dunque, una priorità.
L’Ambulatorio SMART di Gipo permette di realizzare in maniera agile proprio questa integrazione. Grazie a un unico software, per chi lavora nella struttura è possibile seguire ogni passaggio dell’attività sia in ufficio sia da casa. L’ideale, per favorire la conservazione dell’ordine faticosamente raggiunto grazie al metodo di Marie Kondo, sarebbe replicare il sistema di archiviazione del software anche nell’archivio cartaceo. Ottenere una piena corrispondenza aiuta a essere più efficienti ed evitare gli sprechi.
In alcuni casi, possiamo optare per soluzioni di dematerializzazione più massiccia dei documenti. GIPO 730, ad esempio, è un software che permette al poliambulatorio di inviare in modo semplice fatture e scontrini al Sistema Tessera Sanitaria, obbligatorio ogni mese a partire dal 1. gennaio 2021. Scegliere una soluzione di questo tipo riduce il rischio di errore e di accumulo di documenti che creano disordine.
Se vuoi conoscere meglio le nostre proposte per il poliambulatorio, contattaci e ti presenteremo ciò che possiamo fare per te!