Chiunque si trovi a dover gestire, per lavoro, più attività differenti - come quelle tipiche di un ambulatorio e di uno studio medico - si trova costretto, spesso quotidianamente, a valutare priorità, compilare liste e dedicare del tempo all’organizzazione della giornata. Un problema molto sentito è quello di perdere, nella varietà di attività, molto tempo, sentirsi quindi più stressati ed essere anche meno efficienti, con ripercussioni negative sulla relazione con il paziente. Fortunatamente esiste il “batching”, ovvero una tecnica studiata proprio per aumentare la produttività e ridurre lo stress.
Che cos’è il batching e come funziona?
Il principio del batching è molto semplice e prevede la divisione del tempo lavorativo in blocchi temporaneamente definiti durante i quali dedicarsi ad una sola tipologia di attività. Il risultato promesso è quello di ridurre le distrazioni e migliorare la produttività. Lavorare costantemente in bilico tra più attività che richiedono cambi di concentrazione spesso imprevisti genera un senso di stanchezza e stress, oltre che di inefficienza. Tant’è che è stato calcolato che ogni “shift” di concentrazione costa circa 15 minuti di tempo, quello necessario per potersi effettivamente dedicare pienamente alla nuova attività, o rientrare a quella precedente dopo essere stati interrotti da un messaggio oppure da una chiamata.
Batching significa “raggruppamento” e rimanda proprio all’aggregazione di mansioni, e il primo campo di applicazione è quello delle email. Qualsiasi professione richiede, ormai, di comunicare via email e il rischio di farsi distrarre dalle notifiche è molto alto. La strategia è, dunque, quella di decidere a priori quando durante la settimana e per quanto tempo occuparsi della lettura e della risposta a tutte le email ricevute. In questo modo, non soltanto non si viene distratti dai “bing” dello smartphone o del computer, ma si evita di dimenticare o perdersi un messaggio importante. In ambulatorio, per esempio, può essere utile dedicare alla gestione delle mail solo due o tre momenti nella giornata - una scansione possibile potrebbe essere questa: all’arrivo la mattina presto, dopo pranzo e prima di andare a casa - evitando di controllare la posta tra un paziente e l’altro.
La “tecnica Pomodoro”, step by step
Una delle modalità per applicare il batching alla vita professionale è la tecnica “Pomodoro”, inventata da Francesco Cirillo, che individua cinque passaggi da seguire per poter imparare a dividere in blocchi le attività.
Vediamo quali sono:
- pianificare ed elaborare, per iscritto, un indice di priorità delle attività da svolgere, a questo proposito potrebbe esserti utile la matrice di Eisenhower per definire le priorità
- attivare un timer, come quelli da cucina da cui il nome “pomodoro”, per 25 minuti. In questo tempo va svolta un’attività oppure un gruppo: ad esempio, rispondere alle email, oppure aggiornare l’agenda degli appuntamenti del giorno. Naturalmente alcune mansioni possono richiedere più di un timer, a tal proposito i creatori della tecnica suggeriscono di prevederlo dal principio;
- cinque minuti di pausa;
- passaggio al blocco, o “pomodoro”, successivo;
- una volta completati quattro blocchi, si suggerisce di fare una pausa più estesa di 20 minuti.
5 vantaggi di una strategia di batching per la produttività
Chi già pratica il batching non ha dubbi sui miglioramenti della produttività che derivano da questa tecnica. Il tempo che, in teoria, dovrebbe far notare i primi risultati è meno di un mese, ma i vantaggi sono diversi.
In primo luogo, il batching consente di risparmiare tempo. Concentrando le attività simili, infatti, si riesce ad ottimizzare il timing, soprattutto sperimentando soluzioni come quella del timer della “tecnica pomodoro”.
Consente, inoltre, di pianificare per tempo il lavoro, riducendo lo stress e agevolando il rispetto delle scadenze, senza la necessità e la pressione di dover completare l’attività all’ultimo momento. Le urgenze, dunque, diminuiscono e restano tali solo quelle vere e proprie.
Infine, il batching permette di organizzare meglio anche il tempo libero. Raggruppando le attività, diventa naturale dedicare a sé, alle proprie passioni o alla propria famiglia il tempo “risparmiato”, migliorando anche la qualità della vita.
