Una telefonata che interrompe per pochi secondi il medico che visita un paziente. Il dottore che, passando di fretta davanti alla segreteria, chiede ai collaboratori impegnati in altri compiti di spostare il tal appuntamento al tal giorno. La paziente che deve parlare urgentemente con il professionista anche se è in riunione con un consulente. Nella gestione di uno studio o centro medico, le interruzioni sono molto frequenti. Ma hanno un costo.
Qual è il prezzo da pagare per le interruzioni e per quella tendenza ormai così radicata nelle nostre abitudini – stiamo parlando del multitasking - da farci credere che sia possibile gestire N cose contemporaneamente e senza conseguenze?
Il nostro cervello non è programmato per il multitasking
Fare due cose insieme significa farne nessuna. Il nostro cervello non può occuparsi di due cose contemporaneamente, lo confermano le neuroscienze. In un articolo recente pubblicato su Fortune (Here’s Why You Shouldn’t Multitask, According to an MIT Neuroscientist), Earl Miller, Professore di neuroscience del MIT, spiega che quando passiamo da una attività all'altra, anche se pensiamo che si tratti di un processo senza soluzione di continuità, in realtà mettiamo in atto una serie di piccoli spostamenti.
Spostamenti che fanno perdere tempo, sprecare energia mentale, e che possono anche portarci a fare più errori che poi vanno corretti. Sempre che ci accorgiamo di averli fatti!
Un classico è bruciare la cena nel forno perché si sta parlando al telefono o inviare una mail incompleta perché si è stati interrotti, ma ci sono abitudini molto più pericolose – come guidare e contemporaneamente controllare le notifiche sullo smartphone – che dimostrano quanto sia difficile per noi esseri umani gestire più cose contemporaneamente senza danno.
Tempi moderni e retaggi ancestrali: il nostro cervello non regge il sovraccarico sensoriale
I nostri antenati della preistoria, sostiene Miller, reagivano immediatamente ad ogni possibile pericolo - un rumore tra i cespugli, per esempio, poteva segnalare che un animale feroce era in agguato – quindi il nostro cervello si è adattato di conseguenza. Facciamo più attenzione alle nuove informazioni.
Non importa che si tratti di una notifica di WhatsApp o di un'urgenza medica. È un'eredità del nostro passato che, se un tempo poteva salvare da morte certa, oggi, dove la nostra vita è raramente davvero in pericolo, è diventata una distrazione. Troppi stimoli – e-mail, telefonate, messaggi, interruzioni – possono paralizzarci. Perché il nostro cervello non è in grado di gestire il sovraccarico sensoriale.
Più frettolosi e meno produttivi: interruzioni e multitasking rendono inefficienti
Quando spostiamo la nostra attenzione da un compito all'altro ci distraiamo, ed essere distratti continuamente riduce moltissimo la nostra efficienza. Accade se veniamo interrotti e anche quando la nostra to-do-list è troppo piena e vogliamo portare a termine tutti i compiti assegnati, ma senza tenere conto della spesa energetica che grava sul nostro cervello.
The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress è uno studio condotto dall'Università di Irvine in California e dall'Istituto di Psicologia dell’Università Humboldt di Berlino. I ricercatori hanno cercato di capire quale fosse l’impatto delle interruzioni. Dal loro studio è emerso che le persone completano le attività interrotte in meno tempo, senza alcuna differenza in qualità. Dunque, la telefonata che interrompe la visita medica o il medico che comunica “al volo” una disdetta, non provoca un calo della qualità, ma ha comunque un prezzo: le persone compensano le interruzioni lavorando più velocemente, sperimentando più stress, maggiore frustrazione, pressione del tempo e sforzo. Impiegano più tempo a riorientare la propria concentrazione verso il compito interrotto.
Le conseguenze di troppo stress prolungato nel tempo possono essere molto gravi. Si può cadere nel burnout, soffrire di depressione clinica cronica e aumentare il rischio di fare errori.
Gestione del tempo, gestione delle priorità e sistemi per migliorare l’organizzazione
Interruzioni e multitasking hanno un’altra conseguenza spiacevole: la percezione di non avere tempo. Una percezione che nasce da un’errata definizione delle priorità. A volte non capiamo cosa è davvero importante e cosa no, in altri casi invece ci prefiggiamo di portare a termine un numero esagerato di attività rispetto al reale tempo a nostra disposizione (sentendoci poi frustrati per aver fallito l’obiettivo).
Leggi tutti i consigli per gestire meglio il tempo, l’organizzazione del tuo studio e le priorità:
- Come organizzare le priorità usando la matrice di Eisenhower
- Gestire il tempo in ambulatorio con la tecnica del pomodoro
- Il batching per migliorare la produttività
- Creare un'organizzazione Lean in sanità
Ridurre le interruzioni: un aiuto viene anche dalla tecnologia
Perché veniamo interrotti? Salvo casi davvero gravi, di solito, veniamo interrotti per problemi di comunicazione e mancanza di informazioni. Tutte distrazioni che possono essere facilmente gestite a monte, grazie alla tecnologia. Ecco alcuni esempi:
- La prenotazione degli appuntamenti online e l’agenda condivisa e aggiornata in tempo reale attraverso un software gestionale per ambulatori e professionisti della salute riducono tutte le interruzioni legate alla comunicazione di disdette, nuovi appuntamenti e cambi orario.
- Adottare un sistema di segreteria automatica in ambulatorio alleggerisce il lavoro della segreteria, riducendo le interruzioni di chi ha bisogno di informazioni che possono essere automatizzate
- L’invio di promemoria al paziente attraverso un sistema di messaggistica digitale, riduce le telefonate di chi non ricorda data e ora dell’appuntamento
Piccoli accorgimenti, ma un grande aiuto quotidiano, perché possono contribuire molto a contenere le interruzioni e a lavorare meglio.
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