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Utilizzo dei dati nei centri medici per ridurre i costi

Scritto da Enrico Grilli | 29 maggio 2023

 

 

Da alcuni anni si parla dei dati come del nuovo petrolio. In effetti, viviamo in una società dove, grazie alle nuove tecnologie, vengono generate enormi quantità di informazioni. Non è un caso quindi che in numerose aziende grandi e piccole, compresi diversi poliambulatori e centri medici, l’analisi e l'utilizzo dei dati sia ormai la normalità. Un’abitudine che ha aperto nuove possibilità per migliorare la qualità del servizio offerto e dei prodotti.

Organizzazione e servizi più efficienti in poliambulatorio, grazie ai dati

Nei poliambulatori, l’uso dei dati è funzionale sia al miglioramento organizzativo che all’erogazione di un servizio più efficiente, fattori che contribuiscono in maniera significativa a ridurre i costi della struttura.
Infatti, incrociando le diverse informazioni provenienti dalle attività del centro medico - come il numero degli accessi o il tempo trascorso per le visite -, è possibile ottimizzare i tempi di lavoro, ridurre i colli di bottiglia e le inefficienze: spese nascoste spesso difficili da individuare, senza un monitoraggio puntuale di quanto accade nel poliambulatorio.

A partire da queste informazioni, poi, è possibile prendere delle scelte che, nel loro complesso, aiutano a liberare spazio e risorse per proporre nuovi servizi, perfezionare quelli già offerti ai pazienti e, in prospettiva, anche a progettare campagne mirate, per esempio, per particolari categorie, come anziani, bambini, sportivi, malati cronici. Pensiamo alle vaccinazioni, al monitoraggio delle patologie croniche grazie alla telemedicina, ai servizi di medicina dello sport e fisioterapia, che spesso richiedono terapie cicliche, e a quelli per la promozione di un corretto stile di vita. Un’opportunità in più per ampliare e migliorare l’offerta di servizi e quindi, in prospettiva, anche la revenue del centro medico.

L'importanza dei dati per il settore sanitario, tra vantaggi e difficoltà da superare

Le possibilità esplorate sin qui sono realizzabili se il centro medico ha ben chiaro quali sono i suoi pazienti, che caratteristiche hanno e soprattutto come sono organizzati tempi e flussi nella struttura. In breve, sono attività che si possono attuare nel concreto, se in ambulatorio è disponibile un servizio di Business Intelligence, ovvero un sistema che permette all’organizzazione di visualizzare e analizzare i dati raccolti e prendere decisioni di conseguenza, nel rispetto della privacy del paziente. Grazie a un sistema di questo tipo, infatti, è possibile:

  • migliorare l'organizzazione della struttura;
  • perfezionare l'esperienza del paziente; 
  • aumentare la soddisfazione dello staff; 
  • offrire un servizio migliore e ottenere, in definitiva, un vantaggio competitivo rispetto ad altri centri medici vicini.

 

Eppure, nonostante alcune strutture abbiano già implementato con successo sistemi di questo tipo, ancora oggi sono molte le resistenze alla loro adozione, anche fra le aziende di altri settori. Una tendenza emersa nell’indagine Untapped Data Research di Salesforce, secondo cui “le aziende di tutto il mondo non sfruttano il potenziale dei loro dati per prendere decisioni aziendali critiche” anche se “l’80% dei leader ha dichiarato che sono fondamentali per il processo decisionale e il 73% ha affermato che i dati riducono le incertezze”. Risultati confermati anche dalla recente ricerca Future Health Index 2022 di Philips secondo cui i leader italiani della sanità comprendono perfettamente l'importanza della lettura e dell'uso dei dati ma, al contempo, richiedono garanzie a livello di “sicurezza e privacy [...] cruciali per un utilizzo più efficace”. Meglio ancora se regolamentato con un “approccio nazionale unificato”. Gli investimenti nella sanità digitale nei prossimi anni - come evidenziato nella ricerca - si muoveranno sempre di più in direzione dell’IA, nel mondo digitale e nell’interpretazione delle informazioni, anche se il 58% degli intervistati italiani ammette che “il personale è già sommerso dalla quantità di dati disponibili”. 

 

Se i dati ci sono, quindi, perché non vengono impiegati?
Quali sono le principali barriere

Le principali barriere all’uso dei dati in sanità

Secondo la ricerca Philips “il 32% dei leader della sanità manifesta timori legati alla sicurezza e privacy, il 28% ha difficoltà nella gestione di grandi volumi mentre per il 27% c'è una scarsa preparazione e conoscenza da parte del personale sull'utilizzo delle informazioni”. Dunque, per invertire la rotta “è fondamentale che gli operatori sanitari siano preparati e opportunamente formati all'uso delle nuove tecnologie” investendo su software e gestionali che rispettano la privacy e il GDPR. 

Una grande sfida che può contribuire a migliorare l'assistenza sanitaria e la qualità delle cure, supportare le decisioni cliniche e come abbiamo visto, anche a ridurre i costi e aumentare la revenue delle strutture sanitarie.

La condizione, ovviamente, è quella di scegliere uno strumento conforme alle norme sulla protezione dei dati e possibilmente sviluppato per tenere conto delle specificità tipiche di un poliambulatorio o di un centro medico. 

Quali dati analizzare e come utilizzarli, grazie a un software dotato di Business Intelligence e pensato per la sanità

Utilizzare tutte le potenzialità della Business Intelligence nella propria struttura, che si tratti di un poliambulatorio o di un centro medico, vuol dire fare propri strumenti avanzati di analisi dati per la sanità e quindi implementare software gestionali pensati appositamente per i poliambulatori e i centri medici come, per esempio, GipoNext

 

Grazie alla funzione di Report e Analisi Dati presente in GipoNext infatti, è possibile:

  • sapere quanto tempo è trascorso, per ogni appuntamento, tra l'accettazione e la visita;
  • calcolare la durata della visita;
  • conoscere eventuali ritardi del medico rispetto all'appuntamento e quali sono le prestazioni più richieste;
  • tenere conto di quanti pazienti ritornano, dopo il primo appuntamento. 


Un’analisi quantitativa che, unita a quella qualitativa, aiuta a introdurre cambiamenti positivi all'interno del centro medico, a partire proprio da una migliore gestione del tempo, funzionale a riempire eventuali vuoti in sala d’attesa o, al contrario, a evitare un eccessivo afflusso di pazienti negli stessi giorni e orari.

Le informazioni in GipoNext vengono acquisite lungo tutto il percorso del paziente all’interno della struttura, dall'accettazione fino all'elaborazione del referto e sono utili per capire come ridurre i tempi di attesa, migliorare le tempistiche delle visite e la permanenza nel centro medico, ma non solo. Per esempio, i dati sono preziosi anche per capire quali sono le terapie più richieste, gli specialisti più apprezzati, i dispositivi medici più utilizzati - se nel centro sono presenti - e quali invece potrebbero essere potenziati.

In conclusione...

Ottimizzare tempi e spazi, tenendo conto delle preferenze dei pazienti, permette di organizzare più efficacemente l'attività del centro medico e di puntare su una gestione focalizzata sulla qualità della prestazione che, a sua volta, è un volano importantissimo che favorisce il passaparola e quindi la possibilità di trovare nuovi pazienti da fidelizzare.

Un circolo virtuoso che, partendo dai dati e dall’analisi dei punti di forza e di debolezza, consente al centro medico di mettere in atto quei meccanismi virtuosi utili a ridurre i costi, da un lato, e ad aumentare il numero di prestazioni e quindi il ritorno economico, dall’altro. 



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