Fatturazione Elettronica per Poliambulatori: le 11 domande frequenti

Quando si tratta di fatturazione e invio dei dati sanitari al Sistema TS, i responsabili di centri e studi medici hanno l’obbligo di seguire disposizioni precise. Proprio su questo tema abbiamo raccolto le 11 domande più frequenti e, naturalmente, le relative risposte.

1. I poliambulatori e gli studi medici possono emettere fatture elettroniche verso i pazienti?

Dal 1° gennaio 2019 la fattura elettronica è diventata obbligatoria per tutti. Un’eccezione è rappresentata dalle fatture emesse dagli operatori sanitari verso i pazienti: se il destinatario è una persona fisica, la fattura non può essere elettronica. 

2. Pazienti e fattura elettronica: perché (ancora) no?

Il Garante della Privacy ricorda che le fatture elettroniche contengono altri dati sensibili (particolari) oltre a quelli anagrafici (come la visita effettuata, il tipo di terapia e i farmaci consigliati, i trattamenti terapeutici prescritti). Informazioni che non sono necessarie ai fini fiscali ma, per come è stata studiata ora la fattura elettronica, sono obbligatori da inserire nel documento digitale e persino visibili da chi sia abilitato ad entrare nel sistema. Un documento che, ricordiamo, viene conservato dall’Agenzia per 10 anni.

L’Agenzia delle Entrate sta cercando una soluzione che permetta l’invio di fatture digitali tutelando i pazienti e che soddisfi, allo stesso tempo, il Garante della Privacy. In attesa di sviluppi, le fatture legate a prestazioni sanitarie e miste (che fanno riferimento a prestazioni sanitarie e non) restano cartacee. 

3. Fatturazione elettronica: quand’è obbligatoria per i poliambulatori e studi medici?

Se il destinatario è una PA, un’azienda o un professionista, è obbligatoria l’emissione di una e-fattura. Poliambulatori, centri medici, cliniche - ma anche studi medici, odontoiatri e in generale tutti i professionisti della salute - che erogano prestazioni alla Pubblica Amministrazione, hanno l’obbligo di emettere fattura elettronica alla PA, nota anche col nome di FatturaPA.

4. I centri medici sono tenuti al doppio regime?

I centri medici, i poliambulatori e in generale tutti gli operatori sanitari e professionisti della salute, per il momento, sono tenuti al doppio regime: 

• fattura elettronica se il destinatario è un’azienda, un professionista, la PA; 
• fattura cartacea se il destinatario è un paziente o se la prestazione è mista, cioè fa riferimento sia a spese sanitarie che non sanitarie (per esempio, la fattura riporta sia le spese legate alla prestazione sanitaria vera e propria, che quelle legate alla degenza del paziente nella struttura). 
  
  

5. Quali sono i vantaggi della fattura elettronica per poliambulatori e centri medici?

La fatturazione elettronica fa sì che tutte le transazioni vengano tracciate e quindi contribuisce alla lotta all’evasione fiscale, semplificando i controlli e snellendo le procedure burocratiche. La fatturazione elettronica contribuisce inoltre a ridurre le spese per l’acquisto di carta e stampa, i costi di spedizione e i costi per la contabilità. 

6. La fatturazione elettronica è una funzionalità supportata dai software gestionali? 

Per emettere le tue fatture elettroniche un gestionale sanitario completo come GipoNext che permette di risparmiare tempo e adempiere agli obblighi fiscali, nei tempi di legge e senza errori. 

7. Invio dei dati sanitari al sistema Tessera Sanitaria: cos’è?

Entro il 31 gennaio di ogni anno poliambulatori, medici, odontoiatri, strutture sanitarie convenzionate e non con il SNN e professionisti della salute devono inviare i dati sanitari (scontrini, fatture, ricevute) al Sistema Tessera Sanitaria Nazionale.

I dati possono essere inviati al sistema direttamente dal soggetto obbligato o da un delegato (consulente, commercialista, associazioni di categoria) che garantisca però i requisiti di sicurezza, integrità e riservatezza dei dati acquisiti. 

I soggetti obbligati possono inviare fatture e scontrini attraverso il Sistema TS o usando il proprio software gestionale integrato con il sistema. Nel primo caso è necessario inserire una fattura alla volta. Per chi ha molte fatture è consigliabile quindi dotarsi di un software per l’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria, come GipoNext, per esempio.

8. Chi sono i soggetti obbligati all’invio dei dati al Sistema TS?

Non solo medici, odontoiatri e ospedali, devono inviare i dati anche i professionisti della salute.

• Strutture sanitarie autorizzate, come centri medici, cliniche e poliambulatori
• Medici specialisti
• Esercenti l’arte ausiliaria di ottico
• Iscritti agli albi professionali degli psicologi
• Iscritti agli albi professionali degli infermieri
• Iscritti agli albi professionali di ostetriche ed ostetrici
• Iscritti agli albi professionali dei tecnici sanitari di radiologia medica
• Iscritti agli albi professionali dei veterinari
• Strutture autorizzate alla vendita al dettaglio dei medicinali veterinari
• Farmacie
• Parafarmacie

9. Sono previste sanzioni?

Sì, se i dati non vengono inviati, oppure sono inviati in maniera errata o in ritardo (cioè il mese di gennaio dell’anno successivo a quello della spesa sostenuta dal cittadino), si applica la sanzione di euro 100 per ogni comunicazione, fino a un massimo di 50.000 euro. 

Nei casi di errata comunicazione dei dati, la sanzione non si applica se la trasmissione dei dati corretti è effettuata entro i cinque giorni successivi alla scadenza, o in caso di segnalazione da parte dell’Agenzia delle Entrate, entro i cinque successivi alla segnalazione stessa. 

Se invece la comunicazione è trasmessa correttamente entro sessanta giorni dalla scadenza prevista, la sanzione è ridotta a un terzo con un massimo di 20.000 euro. 

10. Qual è il modo più semplice per trasmettere i dati?

I soggetti obbligati possono inviare fatture e scontrini attraverso il Sistema TS o usando il proprio software gestionale integrato con il sistema. Nel primo caso è necessario inserire una fattura alla volta. Per chi ha molte fatture è consigliabile quindi dotarsi di un software per l’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria, come GipoNext, per esempio.

11. Come si conservano questi dati digitali?

Per quanto riguarda la conservazione sostitutiva (CCT), ovvero la corretta conservazione dei documenti digitali, per legge vale 10 anni. Un software sanitario che gestisce anche la fatturazione elettronica è uno strumento affidabile per proteggere, archiviare e reperire in caso di necessità tutte le proprie fatture.

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