Fatturazione Elettronica per Poliambulatori: le 10 domande frequenti

Quando si tratta di fatturazione e invio dei dati sanitari al Sistema TS, i responsabili di centri e studi medici hanno l’obbligo di seguire disposizioni precise. Proprio su questo tema abbiamo raccolto le 10 domande più frequenti e, naturalmente, le relative risposte.

1. I poliambulatori e gli studi medici possono emettere fatture elettroniche verso i pazienti?

Dal 1° gennaio 2019 la fattura elettronica è diventata obbligatoria per tutti. Un’eccezione è rappresentata dalle fatture emesse dagli operatori sanitari verso i pazienti: se il destinatario è una persona fisica, la fattura non può essere elettronica. 

Il D.L. n. 202/2024, c.d Decreto Milleproroghe, post approvazione del ddl di conversione in legge da parte del Senato, ha rimandato dal 31 marzo al 31 dicembre 2025 il divieto di fatturazione elettronica per gli operatori sanitari nei confronti di persone fisiche. Questo significa che, per tutto il 2025 i medici, i farmacisti, e altri operatori sanitari non sono obbligati a emettere fatture elettroniche ai propri pazienti e possono optare, invece, per le fatture in formato cartaceo o in formato elettronico non in transito tramite lo SdI.

Il divieto è stato introdotto per proteggere la privacy dei pazienti, in quanto la trasmissione dei dati sanitari tramite il Sistema di Interscambio (SdI) solleva ancora alcune preoccupazioni in tema di sicurezza. 
 

2. Pazienti e fattura elettronica: perché (ancora) no?

Il Garante della Privacy ricorda che le fatture elettroniche contengono altri dati sensibili (particolari) oltre a quelli anagrafici (come la visita effettuata, il tipo di terapia e i farmaci consigliati, i trattamenti terapeutici prescritti). Informazioni che non sono necessarie ai fini fiscali ma che, per come è stata impostata ad oggi la fattura elettronica, sono obbligatori da inserire nel documento digitale e persino visibili da chi sia abilitato ad entrare nel sistema. Un documento che, tra le altre cose, viene conservato dall’Agenzia delle Entrate per 10 anni.

L’Agenzia delle Entrate sta cercando una soluzione che permetta l’invio di fatture digitali tutelando i pazienti e venendo incontro, allo stesso tempo, alle indicazioni del Garante della Privacy. In attesa di sviluppi, le fatture legate a prestazioni sanitarie e miste (che fanno riferimento a prestazioni sanitarie e non) restano cartacee. 

3. Fatturazione elettronica: quand’è obbligatoria per i poliambulatori e studi medici?

Se il destinatario è un’azienda o un professionista, è obbligatoria l’emissione di una e-fattura.

Poliambulatori, centri medici, cliniche - ma anche studi medici, odontoiatri e in generale tutti i professionisti della salute - che erogano prestazioni alla Pubblica Amministrazione, hanno l’obbligo di emettere fattura elettronica alla PA, nota anche col nome di FatturaPA.

4. I centri medici sono tenuti al doppio regime?

I centri medici, i poliambulatori e, in generale, tutti gli operatori sanitari e professionisti della salute sono tenuti, per il momento, al doppio regime: 

• fattura elettronica se il destinatario è un’azienda, un professionista o una PA e per tutte le operazioni non sanitarie;
• fattura cartacea se il destinatario è un paziente o se la prestazione è mista, cioè fa riferimento sia a spese sanitarie che non sanitarie (per esempio, la fattura riporta sia le spese legate alla prestazione sanitaria vera e propria, che quelle legate alla degenza del paziente nella struttura). 

5. Quali sono i vantaggi della fattura elettronica per poliambulatori e centri medici?

I vantaggi sono diversi:

• Contribuisce a ridurre l’evasione fiscale rendendo tutte le operazioni tracciabili e, dunque, semplificando i controlli e snellendo le procedure burocratiche.
• Riduce le spese per l’acquisto di carta e stampa, i costi di spedizione e i costi per la contabilità.
• Abbatte la probabilità di commettere errori nella creazione e nella contabilizzazione delle fatture.
• Le fatture elettroniche possono essere archiviate in formato digitale, occupando meno spazio e rendendo più facile la consultazione e il recupero dei documenti. 

6. La fatturazione elettronica è una funzionalità supportata dai software gestionali? 

I software gestionali per centri medici solitamente permettono di gestire questo aspetto in modo semplice e veloce per il centro medico, adempiendo agli obblighi fiscali nei tempi di legge e senza commettere errori. 

Con software avanzati come GipoNext puoi attivare alcune funzionalità aggiuntive come: 

• la personalizzazione del layout della fattura con il logo e altri elementi di brand del centro medico;
• l’elaborazione di fatture con sezionali diversi a seconda delle prestazioni e dei centri di costo. 
• l’emissione di fatture separate per i professionisti che hanno una contabilità distinta da quella della struttura sanitaria.

7. Invio dei dati sanitari al sistema Tessera Sanitaria: come funziona?

Entro il 31 gennaio di ogni anno i poliambulatori, i medici, gli odontoiatri, le strutture sanitarie convenzionate e non e i professionisti della salute in generale sono tenuti a inviare i dati sanitari raccolti (scontrini, fatture, ricevute) al sistema Tessera Sanitaria (TS). I dati possono essere inviati al sistema direttamente dal soggetto obbligato o da un delegato (consulente, commercialista, associazioni di categoria) che garantisca i requisiti di sicurezza, integrità e riservatezza dei dati acquisiti. 

I soggetti obbligati possono inviare fatture e scontrini attraverso il sistema TS o usando il proprio software gestionale integrato con il sistema. Chi non ha un software gestionale deve inserire a sistema una fattura alla volta, mentre un software come GipoNext  gestisce in modo massivo l’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria.

8. Chi sono i soggetti obbligati all’invio dei dati al Sistema TS?

Non solo medici, odontoiatri e ospedali, devono inviare i dati anche i professionisti della salute.

• Strutture sanitarie autorizzate, come centri medici, cliniche e poliambulatori
• Medici specialisti
• Esercenti l’arte ausiliaria di ottico
• Iscritti agli albi professionali degli psicologi
• Iscritti agli albi professionali degli infermieri
• Iscritti agli albi professionali di ostetriche ed ostetrici
• Iscritti agli albi professionali dei tecnici sanitari di radiologia medica
• Iscritti agli albi professionali dei veterinari
• Strutture autorizzate alla vendita al dettaglio dei medicinali veterinari
• Farmacie
• Parafarmacie

9. Sono previste sanzioni in caso di omesso o errato invio dei dati?

Se i dati non vengono inviati o se sono inviati in maniera errata o in ritardo (cioè il mese di gennaio dell’anno successivo a quello della spesa sostenuta dal cittadino), si applica la sanzione amministrativa di euro 100 per ogni invio omesso, tardivo o errato, fino a un massimo di 50.000 euro. 

Nel caso di errata comunicazione dei dati, è possibile evitare la sanzione se la trasmissione dei dati corretti è effettuata entro i cinque giorni successivi alla scadenza o, in caso di segnalazione da parte dell’Agenzia delle Entrate, entro i cinque successivi alla segnalazione stessa. 

Se invece la comunicazione è trasmessa correttamente entro sessanta giorni dalla scadenza prevista, la sanzione è ridotta a un terzo dell’importo e comunque per un massimo di 20.000 euro.

10. Come si conservano questi dati digitali?

Per quanto riguarda la conservazione sostitutiva (CCT), ovvero la corretta conservazione dei documenti digitali, per legge vale 10 anni. Un software sanitario che gestisce anche la fatturazione elettronica è uno strumento affidabile per proteggere, archiviare e reperire in caso di necessità tutte le proprie fatture.

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