L’allestimento, la scelta dell’arredamento e delle sedie della sala d’attesa dello studio medico sono alcuni fattori attraverso i quali la struttura si presenta al paziente. Un vero e proprio biglietto da visita, che influenza la prima impressione di tutte le persone che vi entrano, eppure a volte questi aspetti sono l’ultimo pensiero di chi gestisce lo studio. È normale, infatti, che ci sia la massima concentrazione sui servizi, sull’organizzazione dell’agenda e sulle attività quotidiane.
Tuttavia, proprio perché è in sala d’attesa che il paziente trascorre i minuti che precedono una visita o un esame, progettare gli spazi e studiare degli elementi funzionali può fare la differenza. È possibile, infatti, adottare alcuni accorgimenti per trasmettere fin da subito l’idea di un luogo dove il paziente è al centro e dove la sua salute è una priorità.
Una premessa doverosa riguarda la sicurezza dei pazienti e di tutto il personale dello studio. La sala d’attesa è un ambiente molto frequentato, in cui è fondamentale l’igiene. Nella scelta delle sedie o dei divanetti e dei tavolini, quindi, bisognerà tenere in considerazione anche questo aspetto e preferire dei materiali durevoli, pratici, facili da pulire.
Altrettanto importanti sono i dispenser con liquido igienizzante. Soprattutto dopo due anni di pandemia, sappiamo bene quanto i piccoli gesti possano fare la differenza per evitare contagi di Covid-19 e non soltanto. Per questo è importante dedicare un’area ai dispositivi per la sanificazione delle mani, corredati da un cartello che inviti pazienti e accompagnatori a utilizzarli.
Vediamo ora alcuni consigli riguardo agli elementi di una sala d’aspetto accogliente, organizzata e funzionale. Partiamo dalla scelta delle sedie e dell’illuminazione. Come possiamo fare in modo che queste componenti rispondano appieno ai bisogni di chi fruisce dello spazio?
La sedia perfetta per lo studio medico deve rispecchiare alcune caratteristiche: ergonomia, comodità, adattabilità a diverse esigenze. Una poltroncina imbottita di tessuto, in colori chiari e con i braccioli può sembrarci un’ottima idea, ma permetterebbe alle persone anziane di sedersi e rialzarsi in autonomia?
Il consiglio, dunque, è partire dalla conoscenza di chi frequenta la struttura. In generale, le sedie imbottite risultano più comode e favoriscono una postura corretta, incoraggiano quindi i pazienti ad accomodarsi per l’attesa. Imprescindibile uno schienale comodo, che sostenga la schiena.
I tessuti dovrebbero essere traspiranti. Si può scegliere una trama di cotone o altre fibre naturali abbastanza resistenti, oppure anche delle soluzioni in similpelle studiate appositamente per resistere all’utilizzo prolungato senza rovinarsi. L’importante è individuare un materiale resistente, che permetta all’aria di passare e che, come abbiamo già ricordato, si possa pulire e sanificare.
Infine, non tutti i colori sono uguali. Come per i muri e gli arredi della sala d’attesa dello studio medico, sono sconsigliati colori brillanti (rosso, arancione, giallo) perché tendono a trasmettere una sensazione di agitazione. Al contrario, sono ideali i colori chiari e neutri, ma anche il verde chiaro oppure l’azzurro che suggeriscono una sensazione di calma e di pace.
L’illuminazione della sala d’attesa di uno studio medico oppure di un poliambulatorio ricopre molte funzioni. Da un lato, deve permettere a chi si occupa della segreteria e dell’accettazione di svolgere le proprie mansioni in maniera sicura e corretta, dall’altro dà l’idea di uno spazio confortevole per il paziente, in questa prima fase di contatto con la struttura. Allo stesso tempo, le persone che entrano nella sala d’attesa hanno bisogno di capire velocemente a chi rivolgersi, e di individuare, per esempio, dove si trova il totem eliminacode, dove pagare, dove si trovano gli ambulatori.
Come trovare un giusto equilibrio? Il segreto è bilanciare diverse fonti luminose che, insieme, creano il risultato sperato. Plafoniere e lampadari sobri da soffitto possono assicurare una luce omogenea, mentre singole fonti luminose collocate in alcuni angoli della sala possono contribuire al senso di dinamismo e di accoglienza. Sconsigliate luci troppo fredde o troppo calde, l’ideale sarebbe un’illuminazione naturale che richiami quella della luce solare.
Dopo aver progettato sedie e luce della sala d’attesa, è il momento di arredare l’ambiente e di aggiungere quegli elementi che permettono al paziente di capire quanto la struttura abbia a cuore la sua salute. Ecco quattro consigli più uno.
L’atmosfera viene arricchita anche dal giusto accompagnamento musicale. In alcune sale d’aspetto troviamo una televisione, ma può essere sufficiente anche una radio da cui diffondere nell’ambiente musica gradevole e rilassante, intervallata – perché no? – da programmi di attualità e approfondimento, o anche da programmi dedicati alla prevenzione e al corretto stile di vita. Una buona idea potrebbe essere anche creare una playlist personalizzata di brani e podcast tematici che aiutino a comunicare l’idea di comfort e professionalità che vogliamo trasmettere sin dal primo ingresso nello studio.
Una soluzione tecnologicamente avanzata per permettere ai pazienti di ingannare l’attesa e sentirsi a proprio agio è collocare un tablet in sala d’attesa.
Le funzioni possono essere differenti: guardare qualche video tematico dedicato ad argomenti di salute, completare qualche livello a uno dei giochi gratuiti più comuni (una soluzione particolarmente adatta a mettere a proprio agio i più piccoli), ma anche verificare l’orario dell’appuntamento oppure registrarsi ad alcuni servizi specifici per restare aggiornati sulle attività del poliambulatorio.
Nel caso in cui la struttura utilizzi un software gestionale GipoNext, è possibile installare un totem come GipoBox, che permette ai pazienti di pagare la prestazione, prenotare un appuntamento, ritirare un referto o anche stampare un promemoria direttamente nella sala d’attesa, risparmiando molto tempo. Un semplice tablet può, ugualmente, svolgere una funzione informativa a proposito di quali sono i servizi informatici e digitali proposti dal poliambulatorio.
L’informazione può trovare spazio nella sala d’aspetto dello studio medico, anzi, il paziente se l’aspetta. È possibile, però, fare la differenza scegliendo con cura cosa proporre. Le riviste devono essere selezionate, aggiornate e coerenti con il tipo di attività che vengono praticate all’interno dello studio. Una buona idea è quella di posizionare, in un’area ordinata, anche i testi a cui ha lavorato il team medico del poliambulatorio, le pubblicazioni scientifiche, i paper dei congressi, dei volantini delle associazioni di categoria, per permettere al paziente che lo desidera di approfondire il percorso e i titoli dei professionisti che lavorano nella struttura.
La privacy è un altro elemento da considerare quando si organizza la sala d’attesa di uno studio medico. Il personale, infatti, deve assicurarsi che i dati sensibili dei pazienti restino riservati. Per farlo si può creare un ambiente separato in cui gestire i pagamenti e gli appuntamenti, non necessariamente chiuso: un divisorio o dei paravento possono servire a questo scopo.
Infine, non è da sottovalutare l’idea che, per il paziente, una lunga attesa sia una perdita di tempo piuttosto fastidiosa. Da questo punto di vista, una soluzione è quella offerta dalla tecnologia.
Software come GipoNext integrati con MioDottore per esempio, permettono di inviare promemoria dell’appuntamento via sms, ricordando l’orario preciso. In questo modo sarà possibile ridurre l’attesa, ma anche evitare appuntamenti dimenticati e altri imprevisti che possono complicare e inficiare l’esperienza del paziente. È, infatti, per permettere loro di sentirsi a proprio agio e affrontare con serenità visite e esami che la sala d’aspetto può fare la differenza.
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