Medico o manager? Un ruolo delicato quello del medico che ha anche mansioni manageriali, perché deve coniugare in un’unica figura due professioni molto diverse fra loro, ma che hanno una missione comune: far sì che ogni singolo paziente che si affida alla struttura sanitaria venga curato al meglio e viva un’esperienza rassicurante e dedicata. Quando l’organizzazione è complessa, come nel caso dei poliambulatori, nulla può essere lasciato al caso e, come in un’azienda o un ospedale, senza un software gestionale che lavora insieme e in aiuto allo staff medico e di segreteria, raggiungere questo obiettivo diventa una vera e propria corsa ad ostacoli.
Il medico-manager: un clinico con competenze di gestione organizzativa
Clinica o management? Medico o manager? La coabitazione di due ruoli diversi nella stessa figura professionale è vissuta da molti con disagio, ma in alcuni casi, lo conferma la nascita di Simm (Società italiana medici manager), è diventata una scelta dettata da una nuova consapevolezza: il Sistema Sanitario è sempre più complesso, le risorse scarse e vanno gestite con doti da manager per dare la migliore assistenza al maggior numero di cittadini. I pazienti, infatti, devono essere aiutati con la medicina, ma possono trarre molti benefici anche da servizi di alta qualità (per esempio le prenotazioni online o l’SMS di promemoria prima della visita), dall’efficienza organizzativa, dalle informazioni chiare.
Del resto, ne abbiamo parlato anche in questo articolo su come migliorare la “patient experience” in poliambulatorio, quello che i pazienti cercano dalle strutture sanitarie non è solo la migliore cura possibile, ma anche la trasparenza nella comunicazione, tempi brevi d’attesa ed una relazione di serena fiducia con lo staff.
Software gestionale e processi: un poliambulatorio privato è così diverso da un’azienda?
Poliambulatori e aziende sono organizzazioni accomunate dalla complessità: attorno a loro ruotano diversi “attori”(dipendenti, collaboratori, fornitori… ) e la loro attività principale non può fare a meno di altre funzioni complementari (amministrazione, sicurezza, archivi, magazzino, manutenzione…).
Anche la struttura sanitaria più piccola, crescendo in dimensioni e offerta, finisce per avere alcuni problemi tipici di un’azienda e quindi ha bisogno di un software gestionale, un programma progettato per semplificare i processi e per aiutare le persone a collaborare, comunicare e condividere con più facilità le informazioni, attraverso l’automatizzazione.
Il gestionale elimina i colli di bottiglia e minimizza gli errori
Il poliambulatorio che non ha un gestionale completo, di solito, lavora usando strumenti “scollegati” fra loro, ma in questo modo, all’aumentare del numero di pazienti e di prestazioni erogate, il rischio di fare errori è più che concreto. Le attività più semplici, come gestire una disdetta o spostare un appuntamento, possono portare via molto tempo e causare fraintendimenti fra colleghi e con i pazienti se, per esempio, le informazioni vengono annotate su carta e non comunicate.
Senza una visione completa dell’agenda appuntamenti, non è sempre facile distribuire le prenotazioni in modo razionale, può capitare quindi che si suddivida su più giorni il lavoro che può essere svolto in una sola giornata. Il che significa impiegare male il lavoro ed il tempo dello staff medico e tecnico, e di conseguenza aumentare i costi.
Il software gestionale semplifica questi processi e riduce al minimo gli errori.
La digitalizzazione porta con sé molti nuovi adempimenti
Ricetta dematerializzata, invio dei dati sanitari per il 730 precompilato e da maggio 2018 anche il nuovo Regolamento europeo sui dati personali… negli ultimi anni le strutture sanitarie hanno dovuto affrontare tanti nuovi adempimenti, che sono molto più semplici da gestire con un unico software integrato.
Il software per la gestione del poliambulatorio è anche uno strumento di Business Intelligence
Nata nel contesto aziendale, la Business Intelligence parte dalla raccolta di dati e la traduce in informazioni fondamentali per prendere decisioni.
In poliambulatorio i dati su prenotazioni, ritardi, tempi di attesa… raccolti dal gestionale vengono trasformati in grafici dinamici e statistiche:
- ritardo medio dei pazienti sull’appuntamento
- tempo medio di attesa tra accettazione e appuntamento
- ritardo/anticipo medio del medico sull’appuntamento
- durata della prestazione
- tempo medio di permanenza del paziente nella struttura
Dati che servono al “medico-manager” per organizzare meglio tutte le attività del poliambulatorio, contenere i costi e migliorare l’esperienza del paziente nel suo poliambulatorio.
