I trattamenti fisioterapici, dal punto di vista della prenotazione degli appuntamenti in poliambulatorio, non sono visite “classiche”.
Noi lo sappiamo bene: l’iter che va dalla prenotazione al referto non è lineare come quello, per esempio, di una visita dermatologica o pediatrica. Innanzitutto perché sono visite a carattere ciclico, quindi la stessa persona dovrà prendere appuntamento per più sedute e, in secondo luogo, non coinvolgono solo il fisioterapista ed il paziente, ma anche lo spazio in cui avrà luogo la terapia ed eventualmente le macchine necessarie per eseguirla.
Il nostro consiglio è quello di rendere automatico quello che viene fatto manualmente, ma sono ancora diversi i poliambulatori e i centri di fisioterapia che si affidano al tabellone manuale per fissare gli appuntamenti e che si domandano: perché passare da un sistema consolidato, alla prenotazione con un software?
Sappiamo bene che non è facile abbandonare un metodo conosciuto, che ormai è parte della nostra routine, ma l’esperienza maturata in questi anni ci ha dimostrato che più tempo “umano” si passa a cercare le varie disponibilità, meno tempo e risorse si possono destinare alle visite fisioterapiche e riabilitative.
Ci sono troppi parametri di cui tenere conto per garantire prenotazioni rapide
L’appuntamento fisioterapico incrocia diverse variabili:
- la disponibilità dello spazio in cui eseguire il trattamento
al momento della prenotazione, la piscina, il box terapista o la palestra, per esempio, potrebbero già essere stati prenotati
- la disponibilità delle macchine
le macchine per la tecarterapia o la laserterapia potrebbero servire per un altro paziente
- la disponibilità del fisioterapista
anche il fisioterapista deve organizzare gli appuntamenti in base alla sua agenda
Senza un sistema automatizzato, la combinazione di questi fattori, moltiplicata per decine di pazienti, rende molto complesso far fronte a tutte le richieste in breve tempo, e così i poliambulatori e gli studi che usano il tabellone prenotazioni tradizionale impiegano diversi minuti per fissare gli appuntamenti.
Oggi, però, essere rapidi conta più che mai!
Infatti, la velocità nella prenotazione è uno dei fattori più importanti per i pazienti che si rivolgono alle strutture sanitarie, insieme alla gentilezza e disponibilità del personale e alla chiarezza delle informazioni.
Per approfondire: Pazienti in poliambulatorio: migliorare la “patient experience” con un software gestionale
Senza automazione: più aumentano i pazienti che prenotano cicli di fisioterapia, più aumentano i problemi organizzativi
Quando il flusso di pazienti aumenta, senza l’aiuto dato “dall’automazione”, come un software gestionale per fisioterapisti, i colli di bottiglia si fanno sentire. Coordinare terapisti, macchine, box, piscina, palestra e incrociare queste variabili con le preferenze dei pazienti, che possono seguire la terapia solo in certi giorni e in certi orari, diventa un’impresa ardua.
È a questo punto che i “problemi” organizzativi possono diventare un problema anche per il paziente.
Non solo, aumenta la confusione, ed il poliambulatorio corre il rischio di impiegare male le sue risorse, umane e strumentali.
Non c’è bisogno di cambiare abitudini: basta una griglia intelligente!
Alcune strutture decidono, quindi, di affidarsi ad un software gestionale per poliambulatori in grado di gestire la prenotazione multipla grazie all’algoritmo FSS (Fast Security Search), che incrocia i tre parametri (spazio, macchina, operatore), e in pochissimi secondi individua tutte le disponibilità di prenotazione. Con questo sistema è possibile aumentare il numero degli appuntamenti del 70% rispetto al tabellone manuale tradizionale.
Non tutti, però, sono disposti a cambiare “metodo di lavoro” e preferiscono passare ad un tabellone prenotazioni “tradizionale, in formato digitale”: è una griglia di prenotazione intelligente simile ad un foglio di Excel, integrata con i dati del gestionale, che permette allo staff di prenotare direttamente nel tabellone. Così, in automatico, l’appuntamento viene visualizzato dal terapista e viene stampato sul promemoria del paziente.
Per saperne di più: SMARTGRID – la nuova rivoluzionaria prenotazione in FKT
Usare la tecnologia per lavorare meglio
La tecnologia serve proprio là dove possiamo delegarle i compiti di routine, che ci fanno perdere tempo e ci stressano. Compiti che per noi sono gravosi e “inutili”, ma che una macchina compie in pochi secondi, così possiamo dedicare tempo e attenzione a chi ha più bisogno di noi sul lavoro: pazienti e colleghi.
