Il poliambulatorio offre un servizio importante alla comunità. È il posto ideale in cui il professionista sanitario può svolgere la sua professione senza intermediari e in cui i pazienti possono trovare un punto di riferimento. Tuttavia, aprire un poliambulatorio non è facile: si devono rispettare determinati requisiti e seguire una specifica procedura indicata dalle normative.
Se hai intenzione di aprire un poliambulatorio, devi sapere che ci sono una serie di passaggi essenziali di cui tener conto prima ancora di poter pensare di iniziare l’attività devi tenere conto di tanti fattori come:
- predisporre un business plan,
- sbrigare una serie di pratiche burocratiche,
- ottenere le autorizzazioni per poter operare nell’ambito sanitario,
- costruire un’infrastruttura informatica.
Vediamo quindi nel dettaglio quali sono i requisiti per aprire un poliambulatorio.
1. Analisi e considerazioni preliminari
Prima di tutto si dovrebbe iniziare con una fase di riflessione, in modo da definire gli obiettivi a breve termine che ti serviranno per dare una spinta ed avviare un poliambulatorio. Decidere, ad esempio, il luogo in cui aprire, i servizi da offrire, la tipologia di pazienti che potrai accogliere, ma soprattutto individuare le caratteristiche che ti differenziano dalla concorrenza. Subito dopo si può passare a definire quelli di lungo termine.
Dovrai quindi fare un’analisi e delle considerazioni preliminari per capire:
- il territorio in cui aprire il poliambulatorio, capire la densità demografica dei pazienti della zona
- trovare il locale adatto e scegliere se comprarlo o affittarlo
- verificare la presenza di eventuali competitor,
- definire la forma giuridica da dare alla futura impresa
- dare la garanzia del pieno rispetto delle norme di sicurezza per il contrasto al Covid-19
- valutare quanti e quali collaboratori potranno far parte della struttura
È importante in questa fase iniziare già a pensare anche ad un piano di marketing da sviluppare, per far conoscere ai potenziali pazienti la propria attività. Dovrai creare quindi un sito ottimizzato secondo i principi della SEO e aprire i canali social del poliambulatorio, magari creare una pagina Google My Business per le ricerche locali, ideare una campagna di brand identity per il lungo termine o ancora promuovere i servizi con le campagne su Google Ads.
2. Questioni burocratiche: cosa deve affrontare un poliambulatorio?
Per le questioni burocratiche il poliambulatorio non è molto diverso rispetto ad una qualsiasi altra azienda: il primo passo sarà fare un’istanza di apertura di partita Iva all’Agenzia delle Entrate e iscriversi al Registro delle Imprese della Camera di Commercio.
Quando il titolare del poliambulatorio non è un medico, è obbligatorio per legge - e per fini assicurativi - affidare l’incarico della direzione sanitaria a una persona con laurea in medicina, abilitata alla professione medica e iscritta all’albo.
Anche il locale in cui si intende aprire il poliambulatorio deve essere a norma e devono essere rispettate le leggi in materia di sicurezza, antincendio e igienico-sanitarie.
Dovrà essere poi presentata in comune la Dichiarazione di Inizio Attività. In seguito si riceveranno le ispezioni da parte dei Vigili del Fuoco e dall’Azienda Sanitaria Locale per verificare il locale in cui aprirai il poliambulatorio. Se le ispezioni vanno a buon fine, viene rilasciato un nullaosta e, dopo 30 giorni di presentazione della documentazione al Comune, il poliambulatorio potrà finalmente iniziare l’attività.
Altro requisito da non dimenticare è la privacy dei pazienti.
3. Le spese di un poliambulatorio
Le spese potrebbero essere molto variabili perché condizionate da vari fattori: le dimensioni, la posizione e le utenze del locare, i macchinari utilizzati, la retribuzione di dipendenti e collaboratori, assicurazioni e tasse e le spese di un software gestionale o di un CRM.
Per queste ultime voci di spesa, esiste anche la possibilità di ammortizzare i costi tramite la richiesta dei “Voucher per digitalizzazione”, un’iniziativa delle Camere di Commercio ed erogati tramite il network Punto Impresa Digitale, i quali forniscono assistenza alle PMI nel loro percorso di digitalizzazione. Si tratta di un contributo a fondo perduto che va dal 50% al 70%, a seconda che l’acquisto venga effettuato per nuove attrezzature ed hardware, software gestionali, formazione specializzata o postazioni per lo smart working.
I voucher sono erogati attraverso appositi bandi pubblicati dalle Camere di Commercio a cadenza variabile, ognuna delle quali redige il bando con regole differenti, anche se alcuni punti sono comuni.
4. La scelta del direttore sanitario e di uno staff competente
Per dirigere un poliambulatorio servono competenze manageriali e a farlo può essere anche chi non ha una laurea in medicina. Tuttavia la Legge 412/91 obbliga all’assunzione di un direttore sanitario, cioè un medico - laureato in Medicina e Chirurgia, in possesso dell’abilitazione all’esercizio della professione e iscritto all’Albo - che possa essere sia direttore che coordinatore.
A seconda poi della grandezza della struttura bisognerà assumere altri medici e professionisti, staff di segreteria, tecnici ed infermieri.
5. Realizzare un’infrastruttura tecnologica efficiente
Tra i vari requisiti per aprire un poliambulatorio c’è anche la redazione della documentazione relativa alla gestione della privacy (GDPR), dei dati e del consenso informato dei pazienti, ma anche predisporre la contrattualistica per l’erogazione dei servizi in “telemedicina” e tanto altro.
Per questo sarebbe meglio dotare il poliambulatorio sin dal principio di una infrastruttura informatica che permetta di assolvere ai doveri senza incorrere in sanzioni, ma che può portare anche ad un’ottimizzazione dei processi e dei servizi della struttura.
Fortemente consigliato è l’utilizzo di un software gestionale medico che permetta di gestire in maniera ottimizzata il tempo di professionisti, collaboratori e pazienti, di sgravare il lavoro dell’amministrazione e della segreteria e di tenere al sicuro i dati e la privacy di ogni singolo paziente.
Esistono appositi software gestionali, come quelli di Gipo e MioDottore, che in un’unica interfaccia permettono di gestire in maniera multicanale appuntamenti, disdette e reminder per dottori e pazienti, invio della fatturazione elettronica al sistema STS in maniera automatica, far prenotare, pagare e ritirare referti direttamente online e può essere integrato con un CRM per migliorare al massimo la comunicazione con i pazienti. Più semplificato è anche lo smart working perché, per esempio con l’Ambulatorio Smart di Gipo, i dipendenti del poliambulatorio possono svolgere parte delle loro mansioni al massimo della loro produttività da casa e i pazienti possono ricevere dei consulti medici tramite la televisita.
Prova i software di GIPO e MioDottore!