Per aumentare il numero delle prenotazioni del tuo poliambulatorio esistono diversi metodi e strumenti da utilizzare: alcuni più tradizionali e noti e altri meno conosciuti.
Presenza online, CRM per poliambulatori e tanto altro ancora: ecco 5 tecniche e strumenti per aumentare le prenotazioni in poliambulatorio che forse non conoscevi o che magari conosci già, ma vorresti approfondire.
1. Creare o migliorare la presenza online del tuo poliambulatorio
Oggi internet è il posto perfetto per promuovere il tuo poliambulatorio e farti trovare dai nuovi pazienti. Per essere presenti in rete è utile avere un sito web che abbia tutte le carte in regola per conquistare un buon posizionamento su Google grazie alla SEO, l’ottimizzazione per i motori di ricerca, e ai testi del sito, possibilmente curati da un professionista.
Oppure, puoi migliorare la visibilità della struttura utilizzando Google My Business. Questo strumento permette soprattutto alle attività più piccole di creare una pagina vetrina semplice ed intuitiva, con tutte le informazioni importanti per contattare e trovare la tua struttura.
Se invece hai del budget da investire, è possibile avviare delle campagne Google Ads, che permettono di raggiungere in modo preciso soltanto gli utenti targettizzati, cioè quelli che davvero hanno le caratteristiche giuste per diventare tuoi pazienti.
In ultimo, puoi farti conoscere attraverso le pagine social su Facebook, per esempio, oppure aprendo un Canale YouTube: con il primo puoi raggiungere più facilmente pazienti nuovi o potenziali e dialogare con loro, mentre con il secondo puoi creare video di approfondimento per aumentare la tua autorità online.
2. Rendere più efficienti i canali di contatto tra struttura e pazienti integrando software gestionale e CRM per il poliambulatorio
Per poter aumentare le prenotazioni, un poliambulatorio deve anche saperle gestire, evitando colli di bottiglia, sovrapposizioni, mancati appuntamenti e cancellazioni impreviste. Ciò è più semplice con l’adozione di un software gestionale medico, come Gipo Next, e di un CRM per poliambulatori, come MioDottore, dalla cui unione è nato MioDottore CRM.
Grazie alle funzioni del software e del CRM per poliambulatori, lo staff può guidare meglio la struttura concentrando in un'unica interfaccia le informazioni necessarie per controllare gli appuntamenti. Ad esempio con Gipo e MioDottore è possibile:
- fissare appuntamenti sia da telefono che online;
- gestire eventuali cambiamenti delle prenotazioni in modo da non creare colli di bottiglia o appuntamenti sovrapposti;
- eliminare i buchi nell’agenda quando un paziente disdice un appuntamento, invitando i pazienti successivi ad anticipare la loro visita con un SMS;
- mandare SMS di promemoria dell’appuntamento concordato tra medico e paziente;
- rintracciare i pazienti che hanno provato a contattare la struttura e non hanno ricevuto risposta;
- reperire facilmente esami, referti e cartelle cliniche;
- permettere al paziente di prenotare, pagare e ritirare i referti online, in autonomia.
Inoltre, con l’Ambulatorio Smart, è possibile gestire tutto online senza neanche doversi recare in poliambulatorio.
Come funziona un CRM per poliambulatori
Il CRM - acronimo che sta per Customer Relationship Management - è un software che le aziende utilizzano per gestire con più efficacia i dati dei clienti e migliorare i propri servizi e la comunicazione. Questi software possono essere applicati anche in ambito sanitario per permettere ai poliambulatori, ai centri e agli studi medici di raccogliere e gestire i dati dei pazienti e di creare dei veri e propri database dettagliati, presidiando tutte le fasi del patient journey per migliorare la relazione con ogni persona che si rivolge alla struttura.
SMS di promemoria, condivisione online di referti e documentazioni, servizio di risposta in chat sempre attivo… il CRM diventa in questo modo uno strumento fondamentale per fornire il miglior servizio e la migliore comunicazione possibile al paziente, che si sentirà più “coccolato” e preso in considerazione, migliorando, allo stesso tempo, anche la fidelizzazione verso il poliambulatorio.
Esistono degli appositi CRM, sviluppati per il settore sanitario e i poliambulatori, come MioDottore - il sistema di Customer Relationship Management integrato con Gipo Next -, con il quale puoi gestire l'intero percorso del paziente.
Ad esempio, con MioDottore puoi avere:
- Gestione multicanale
Tutti i canali digitali del poliambulatorio sono integrati in un'agenda smart e multicanale. All’utente basterà cliccare su un widget - pulsante di prenotazione - sul sito web, sulla pagina Facebook e su tutti i canali digitali e verrà portato direttamente sul profilo MioDottore del centro medico, dove potrà completare facilmente la prenotazione. A operazione conclusa, l’agenda si aggiornerà in automatico, mentre paziente e medico riceveranno un SMS di conferma della visita. Tutto questo senza il minimo intervento da parte dello staff della segreteria. - Sistema di SMS automatico al paziente per disdire o confermare l’appuntamento
Grazie agli SMS automatici di promemoria inviati il giorno prima della visita, il paziente potrà disdire o confermare la visita in pochi click, senza dover chiamare in struttura e costringere la segreteria ad aggiornare l’agenda degli appuntamenti manualmente. L’SMS contiene un link che permetterà al paziente di modificare o cancellare la visita, con aggiornamento dell’agenda e avviso allo specialista in automatico. - Stilare la lista d'attesa
Quando un paziente disdice una visita, i pazienti che hanno prenotato nella struttura riceveranno automaticamente un SMS che li invita ad anticipare l’appuntamento e occupare lo slot appena liberato. - Consulti a distanza integrati nell’agenda
Le consulenze online sono inserite all’interno di un calendario separato dagli appuntamenti in sede per gestire al meglio tutte le tipologie di consulenza ed evitare gli overbooking. Prima del consulto, il paziente riceve un SMS di promemoria e le istruzioni per partecipare, mentre durante la visita potranno essere condivisi in tempo reale referti e documenti. - Comunicazione e promozione del centro medico
Grazie al CRM è possibile creare campagne di comunicazione e marketing per pazienti via email e SMS per informarli su tutte le novità della struttura con un semplice clic.
3. Monitorare il patient journey semplificando la gestione degli appuntamenti
È molto importante assistere la persona lungo tutto il suo patient journey (da customer journey), cioè il viaggio che il paziente compie nel suo percorso di cura dal momento in cui entra in contatto con la struttura sanitaria.
Nelle prime fasi di questo viaggio, il software gestionale aiuta il paziente a prenotare e ricordarsi della visita medica. Ma, quando arriva il momento della prestazione, sarà importante anche assicurare la corretta gestione delle code, perché attese troppo lunghe potrebbero far stancare o spazientire il paziente.
Puoi gestire l’afflusso installando, per esempio, dei totem eliminacode e offrire al paziente, sin da quando mette piede nella struttura sanitaria, la possibilità di completare in autonomia alcuni servizi: ad esempio prendere il numero per l’accettazione, per ritirare un referto o per essere indirizzato alla coda corretta in base all’appuntamento preso.
Oppure, con l’App GipoSmartQ, la persona che deve essere visitata può controllare direttamente dal suo smartphone il tempo di attesa, in modo da essere informata in tempo reale su eventuali ritardi e rimanere al di fuori della struttura per evitare assembramenti in sala d’aspetto.
4. Offrire più canali per organizzare la visita medica
Non tutti i pazienti sono in condizioni di poter andare in ambulatorio per sottoporsi alle visite mediche. Soprattutto in questo periodo di emergenza sanitaria, quando è possibile, si può offrire al paziente un consulto medico tramite televisita: un’alternativa alla visita dal vivo che permette al paziente di restare a casa al sicuro e di evitare assembramenti in sala d’aspetto, mentre rimane in contatto con il medico da remoto.
5. Professionalità e cordialità: fidelizza i pazienti quando vengono in studio
Tutti i tipi di promozione possibili non serviranno a molto se il paziente, quando arriva in poliambulatorio, non è soddisfatto: sala d’attesa piena, staff poco disponibile o poco cortese, tempi d’attesa troppo lunghi possono essere fatali e il paziente potrebbe decidere di non tornare più.
Può capitare di ricevere un reclamo: anche nei migliori poliambulatori può succedere che un cliente non sia soddisfatto e si lamenti, ma è un’occasione d’oro per capire se ci sono punti deboli nell’erogazione dei servizi della tua struttura.
Gestire i reclami – rispondendo con educazione al paziente per cercare un dialogo costruttivo – può aiutare ad analizzare la situazione dal punto di vista del paziente e trovare ciò che non va nel proprio poliambulatorio e migliorarlo.
Un paziente soddisfatto è un paziente che non solo tornerà nella tua struttura, ma la consiglierà ai suoi amici, generando un passaparola positivo che aiuterà le tue prenotazioni a salire.
Una buona organizzazione, unita a un’intelligente disposizione degli spazi – magari utilizzando i principi dell’interior design per creare ambienti accoglienti – e al lavoro di uno staff competente, cortese e pronto a rispondere alle esigenze del paziente sono la base per offrire un servizio eccellente ed evitare reclami.
Internet, software gestionali e professionalità: gli ingredienti per aumentare le prenotazioni in poliambulatorio
Ricapitoliamo. Per aumentare le prenotazioni in poliambulatorio è importante concentrarsi sulla presenza online della struttura, sulla gestione efficiente – usando software per poliambulatori e CRM – e investire sulla competenza e la professionalità, scegliendo uno staff preparato ed empatico verso i pazienti.
La tecnologia può esserti di grande aiuto.
Scopri le funzioni di Gipo e MioDottore che migliorano il lavoro in poliambulatorio e il servizio al paziente.