Un nuovo anno è alle porte e un altro molto complesso per il settore della sanità si sta per chiudere. Nella lista degli obiettivi e dei propositi per i prossimi mesi, in molti scriveranno: ridurre lo stress e lavorare meglio. Per fortuna non è un sogno destinato a restare nel cassetto, ma grazie a una gestione del personale del poliambulatorio efficiente può diventare realtà.
Fondamentale è iniziare a delegare, con fiducia, e distribuire le mansioni e le attività tra tutti i membri del proprio team. E, perché no, farsi supportare anche dalla tecnologia. Software come Gipo e MioDottore, infatti, possono aiutare i dipendenti e i collaboratori di una struttura sanitaria a lavorare meglio, ottimizzando le risorse e riducendo lo stress. Vediamo come.
La gestione del personale è spesso connessa alla gestione del tempo: time management. Esistono molte tecniche per ottimizzare e organizzare compiti, tempistiche di diversa natura e priorità. Tuttavia, talvolta, nemmeno in questo modo è possibile ridurre lo stress e riuscire a portare a termine tutti i task.
Proprio questa è una delle situazioni in cui delegare può fare la differenza. La gestione del personale di un poliambulatorio non è semplice, l’obiettivo è fornire ai pazienti le migliori cure ed è frequente che lo staff sia sottoposto a situazioni di grave stress. La stessa emergenza sanitaria da Covid-19 ha messo in difficoltà il settore e stimolato l’avvio di una riflessione sulle mansioni e sull’equilibrio tra vita privata e professionale in sanità.
Un’organizzazione efficace ed efficiente è quella che permette a tutti i collaboratori di dare il meglio di sé, di mantenere elevato il grado di produttività, senza che questo impatti negativamente sul benessere. Nella consapevolezza, confermata da numerosi studi di settore, che un dipendente felice è più legato alla struttura, più efficiente nel compiere le sue mansioni e più efficace nel trovare soluzioni a eventuali problemi e criticità.
Delegare, in questo contesto, non significa soltanto privarsi - o privare qualcuno - di determinate attività e individuare un’altra persona che possa farlo al suo posto, ma anche definire obiettivi condivisi e permettere a ciascuno di svolgere al meglio il proprio lavoro.
Una gestione delle risorse umane in sanità che tenga conto delle sfide e delle criticità del tipo di mansioni del settore è cruciale, anche per ridurre lo stress a cui medici e operatori sanitari sono sottoposti. Sono frequenti i casi di burn out ed esaurimenti nervosi dettati proprio dall’eccessivo carico di lavoro e responsabilità di chi opera in questo ambito. Un poliambulatorio che desidera offrire ai pazienti un servizio attento in ogni circostanza deve tenerne conto e sviluppare un sistema organizzativo efficiente, efficace e capace di delegare in maniera tale che ciascuno abbia il giusto carico.
I benefici che derivano da un efficace sistema di deleghe sono numerosi e abbracciano diversi ambiti della vita del collaboratore, sia personale sia professionale.
In primo luogo, la delega porta a una riduzione del carico di lavoro su una singola persona e, in particolare, su chi ricopre ruoli manageriali che comportano grandi responsabilità e carichi di stress.
Allo stesso tempo, una distribuzione più equilibrata ed efficiente dei task in poliambulatorio porta ad aumentare la produttività e migliorare il clima tra le persone che lavorano nella struttura. Ottimizzare i tempi permette, infatti, di dedicare più energie a meno mansioni, di risolvere i problemi con più facilità e rafforzare la collaborazione tra i membri dello staff.
Infine, l’atto della delega è a tutti gli effetti una dimostrazione di fiducia che fa bene al morale della persona delegata. Un team in cui tutti percepiscono di potersi fidare degli altri e che, a loro volta, i compagni si fidano di loro porta ciascuno a sentirsi più motivato, concentrato e accurato. Il risultato è un lavoro migliore e più preciso, anche nei confronti dei pazienti e delle loro famiglie.
Veniamo, dunque, ad alcuni consigli pratici per delegare con successo, evitando il rischio di affidare compiti alle persone sbagliate. Tuttavia ricordiamo che la fiducia è il primo ingrediente non soltanto di una distribuzione del lavoro efficace, ma della gestione del personale del poliambulatorio e delle risorse umane in sanità in generale. Fiducia, dunque, è la parola chiave per imparare a delegare e per contribuire alla costruzione di una squadra di collaboratori che, insieme, lavorano per raggiungere gli obiettivi del poliambulatorio.
Altrettanto fondamentale è individuare le attività a cui sarebbe meglio rinunciare e, quindi, da affidare ad altri. Il consiglio pratico è di compilare una lista composta da due colonne: da un lato le mansioni che devi necessariamente compiere tu e, dall’altro, quelle che potenzialmente possono essere svolte da qualcun altro. Per capire come dividere i task, puoi chiederti: “quale sarebbe il risultato se venisse portato a termine da qualcun altro?” oppure “questa attività ha un grado di difficoltà tale per cui anche un’altra persona potrebbe portare a termine tutti i passaggi che compio io?”.
A volte anche i manager continuano ad occuparsi di attività più semplici o delegabili perché “si è sempre fatto così”. Tuttavia se i carichi di stress e le responsabilità aumentano, attivare un cambiamento proprio su quegli aspetti può fare la differenza e rendere disponibili energie fresche per mansioni di cui occuparsi necessariamente in prima persona.
Una gestione del personale del poliambulatorio che garantisce il miglior servizio possibile ai pazienti ha bisogno di un’attenzione alla costruzione del team di professionisti sanitari. È importante, a tal proposito, condividere conoscenze e informazioni attraverso un sistema di comunicazione interno snello ed efficace. Fondamentale, per la delega, fissare scadenze o momenti cadenzati in cui verificare che tutto stia andando per il meglio e per permettere ai collaboratori di porre domande e verificare il raggiungimento degli obiettivi.
Mettere in conto intoppi o rallentamenti, almeno all’inizio, è consigliato. Anzi, è preferibile prevedere possibili rallentamenti o piccoli errori proprio per capire se una mansione è delegabile oppure no, e far sì che la suddivisione dei compiti aumenti la produttività senza rinunciare alla qualità dei servizi. È importante che ogni membro del team sappia quando sbaglia, ma anche gratificarlo per il compito portato a termine in maniera corretta.
Un dipendente o un collaboratore che ha la chiara percezione che il suo lavoro ha un valore per il suo team e del contributo concreto agli obiettivi aziendali è più felice, meno stressato e più propenso a lavorare bene. In una struttura come un poliambulatorio, che pone al centro dei propri servizi il benessere e la cura del paziente, è fondamentale prestare attenzione anche al benessere di chi ci lavora tutti i giorni. E un sistema di deleghe e gestione delle risorse umane accurato fa la differenza.
Ultimo aspetto riguarda la scelta di a chi delegare. Non è possibile affidare a tutti ogni task e una prima distinzione va fatta sulla base delle competenze, ma anche della disponibilità di tempo, del desiderio di formarsi e imparare, della capacità di assumersi delle responsabilità.
Immaginiamo di poter contare su due collaboratori che lavorano nel poliambulatorio dallo stesso periodo di tempo, simili percorsi di formazione. Entrambi godono della piena fiducia del manager e dello staff. Uno dei due ha una spiccata attitudine all’organizzazione, ad esempio, e può essere la persona giusta a cui affidare maggiori responsabilità nell’ambito della gestione delle scorte e degli ordini. Mentre l’altro a cui sono riconosciute, anche dai compagni, notevoli doti comunicative può supportare nella gestione delle relazioni pubbliche e del marketing.
Ci sono, poi, mansioni che possono essere delegate anche a strumenti tecnologici. Attività che permettono di alleggerire e semplificare le attività che devono svolgere i dipendenti, riducendo lo stress generale del team.
GIPO e MioDottore, insieme, offrono servizi per poliambulatorio e servizi sanitari che facilitano la gestione aziendale e, grazie alla tecnologia, semplificano alcune delle attività quotidiane. Qualche esempio? La gestione dell’agenda dei medici della struttura, l’invio automatizzato di promemoria per visite ed esami, il coordinamento tra servizi offerti in telemedicina e visite ed esami in presenza.
Ambulatorio SMART è il servizio di GIPO sviluppato prima della pandemia e arricchito di servizi in virtù della necessità di rendere sempre più smart ed efficace il poliambulatorio, anche a distanza della sanità. Grazie alla piattaforma, è possibile il management della struttura offline e online, in continuità, dalla prenotazione alla refertazione.
MioDottore, invece, è un CRM ovvero un sistema integrato di gestione del paziente che può prenotare la visita con facilità - sul sito, telefonicamente, sui social oppure sul profilo MioDottore -, restare aggiornato con un promemoria automatico ed evitare le code. In questo modo, il paziente si sentirà seguito con costanza dalla struttura, senza che ci sia bisogno che un collaboratore si occupi (e occupi del tempo) a compiere ogni passaggio.
Il risultato è che il personale è più libero di occuparsi delle mansioni e dei task da seguire in prima persona, senza rinunciare alla qualità della cura. Se vuoi sapere di più a proposito di cosa GIPO e MioDottore possono fare per te, contattaci!