In questa era di digitalizzazione, fatta di processi e documenti digitali, è fondamentale per le aziende - sempre più legate a doppio filo con la tecnologia - mettere a punto sistemi che le tutelino da qualsiasi necessità imprevista. Parliamo della Business Continuity: la capacità dell’azienda di mantenere la sua operatività anche in situazioni ed eventi catastrofici che ne minacciano le funzionalità. Sono eventi particolari e inaspettati come un attacco informatico, la perdita di dati, un terremoto, un blackout o una pandemia.
Un esempio evidente è la recente epidemia di Covid-19 che ha messo a dura prova l’intera popolazione, spingendo le aziende allo smart working e i poliambulatori alle televisite per non fermare completamente i processi operativi.
Vediamo nel dettaglio cos'è la Business Continuity e perché è importante anche per il poliambulatorio.
Lo scopo della Business Continuity è quello di fare in modo che, durante periodi di crisi o di eventi particolari (non solo tecnologici), l’azienda possa continuare a svolgere i propri servizi e le proprie attività normalmente o, quanto meno, con una riduzione minima e controllata di questi.
Per far ciò bisogna però preventivamente mettere a punto un Business Continuity plan che consiste in tutti quei processi che permettono di identificare le possibili minacce per l’organizzazione, valutare quali potrebbero essere le conseguenze e individuare le contromisure più adeguate per annullare o ridurre al minimo le conseguenze negative.
Il Business Continuity Plan è, in pratica, una sorta di manuale sulle minacce a cui è esposta l’azienda e delle relative soluzioni, che contiene anche tutte le procedure necessarie per la prevenzione dei rischi.
Ovviamente la continuità del business deve impattare non solo sulla parte tecnologica - ad esempio dotare i dipendenti di programmi e dispositivi per poter fare smart working - ma anche sulla parte organizzativa e di formazione perché i lavoratori sappiano come devono comportarsi durante l’evento imprevisto e come portare avanti le attività da remoto.
Business Continuity e Disaster Recovery
Strettamente interconnesso con la Business Continuity è il Disaster Recovery: una pratica fondamentale per mettere al sicuro il patrimonio digitale di cui le organizzazioni oggi non possono far a meno. Il Disaster recovery racchiude tutte le misure tecnologiche e logistico/organizzative per ripristinare sistemi, dati e infrastrutture necessarie all’erogazione di servizi di business, in seguito a gravi eventi che ne mettano in pericolo la produttività.
La strategia di Business Continuity e di Disaster Recovery vanno di pari passo. Si basano entrambe sulla valutazione del rischio, sulla comprensione dei sistemi più critici per il business e di ciò che è necessario fare per far funzionare nuovamente l’azienda in un arco di tempo accettabile. La differenza sta nel fatto che mentre la Business Continuity rappresenta la strategia più generale sulla quale l’azienda deve fare affidamento, il Disaster Recovery riguarda invece una parte più specifica, cioè la parte informatica dell’azienda.
Fino a qualche anno fa, le aziende ragionavano solo in un'ottica di disaster recovery, ma con l’aumentare della digitalizzazione e con il GDPR (il Regolamento europeo per la protezione dei dati) è fondamentale ragionare sempre di più anche in termini di Business Continuity. Infatti, per adeguarsi alla normativa è fondamentale per le aziende valutare l’impatto che le eventuali disfunzioni nei processi aziendali possano significare per tutte le parti interessate. Diventa in questo modo prioritario implementare e monitorare tutte le misure tecniche e organizzative predisposte per garantire sicurezza del trattamento e continuità di accesso ai dati personali.
La salute non può fermarsi, ma come portare avanti le attività di poliambulatori e studi medici? Con la Business Continuity.
Nei poliambulatori è essenziale la presenza fisica, ma non per tutte le attività. Grazie alla digitalizzazione sanitaria oggi è possibile svolgere visite e consulti da remoto.
Alla luce di ciò che è successo in questi mesi, a causa del Covid-19, che ha richiesto il distanziamento sociale e nuovi modi alternativi di vivere la quotidianità, diventa essenziale anche per poliambulatori e studi medici mettere a punto un Business Continuity Plan. Tra gli strumenti per metterlo in atto rientrano anche i software gestionali - che semplificano il lavoro dello staff all’interno del poliambulatorio e che permettono di svolgere molte visite e consulti attraverso la televisita - e l’Ambulatorio Smart, l’ambulatorio che, in caso di emergenza, passa dal reale al virtuale in breve tempo e che assicura la continuità della cura del paziente, in sicurezza.