Per poter coordinare in maniera efficace l’attività di uno studio medico la gestione del tempo è un fattore fondamentale. Interruzioni, mancata concentrazione, appuntamenti mancati sono, molto spesso, una realtà che medici e operatori sanitari conoscono bene. Sono, inoltre, consapevoli che essa comporta anche delle perdite di tipo economico. Tuttavia esistono alcune tecniche di gestione del tempo che, se applicate nell’ambito sanitario, mostrano dei risultati interessanti. Vediamo quali sono!
Quando abbiamo descritto l’Effetto Zeigarnik, abbiamo evidenziato come la tendenza alla procrastinazione, assolutamente naturale, possa indebolire l’efficacia e la produttività di un'organizzazione. Ciò avviene poiché un compito non portato a termine tende a rimanere maggiormente impresso nella memoria, provocando una costante distrazione rispetto a quanto si sta facendo. L’organizzazione del tempo e delle attività è, dunque, il primo passo per superare questo potenziale rallentamento nelle mansioni quotidiane.
D’altro canto, esistono anche alcuni software gestionali, come quelli elaborati da GIPO, che partono dal medesimo presupposto: la gestione del tempo è fondamentale e avere, dunque, un alleato digitale che monitora i processi e che permette allo staff di mantenere le informazioni aggiornate e disponibili a tutti in tempo reale, contribuisce a lasciare la mente di medici, infermieri e operatori sanitari sgombra per potersi occupare dei pazienti.
Sono molto utili, infine, anche alcune tecniche di organizzazione del tempo che ciascuno può applicare e personalizzare per migliorare la produttività. È il caso di Batching, Pomodoro e Matrice di Eisenhower. Vediamo in cosa consistono.
Il Batching è una tecnica di programmazione e gestione del tempo che prevede la suddivisione dell’orario lavorativo in blocchi. In ciascuno di essi, dalla durata costante, è preferibile dedicarsi ad una sola tipologia di attività: ad esempio, fissare gli appuntamenti, aggiornare la Cartella Clinica Elettronica, effettuare chiamate ai fornitori.
Questa tecnica si dimostra particolarmente efficace per la gestione della posta elettronica, definendo i momenti in cui rispondere alle email. Infatti, questa è un’attività che tende ad occupare molto tempo e la presenza delle notifiche comporta distrazioni costanti nel corso della giornata. Dedicarvi uno o più “blocchi” di 15 minuti (il tempo suggerito dagli esperti) aumenta la produttività e rende anche più sereni.
Un’evoluzione della tecnica del Batching è quella del pomodoro. Il nome deriva dal classico timer da cucina che il fondatore, Francesco Cirilli, usava inizialmente per tenere sotto controllo il tempo che trascorreva studiando. Questo approccio al time management deriva, quindi, dal mondo scolastico, ma si applica anche allo studio medico. L’idea è semplice e si compone di cinque step:
Come nel caso del Batching, il segreto del successo di questa tecnica è proprio la possibilità di “isolare” determinate mansioni che, realizzate in meno tempo e prive di distrazioni, verranno portate a termine con più facilità e senza gli strascichi dell’impegno lasciato a metà. Tra gli ambiti di applicazione, anche in questo caso rispondere all’email o aggiornate l’agenda degli appuntamenti sono le mansioni che beneficiano del pomodoro.
La Matrice di Eisenhower, che prende il nome dall’ex Presidente degli Stati Uniti, ha l’obiettivo di migliorare l’identificazione delle priorità nel lavoro, un aspetto che - se ben affrontato - può far la differenza anche dal punto di vista del tempo.
Il principio di base per comprendere come funziona la matrice di Eisenhower è questa frase, attribuita a lui: “ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”. In altre parole, si distingue il concetto di importanza, considerata soggettiva, dall’urgenza che, invece, è oggettiva.
Si realizza, poi, tracciando quattro quadranti su un foglio inserendo le quattro variabili: urgente, non urgente, importante, non importante. Il risultato dovrebbe essere simile all’immagine qui sotto che aiuta a definire anche quali sono le attività da svolgere subito, quelle da pianificare, quelle da delegare, quelle da eliminare.
Sulla carta queste tecniche possono sembrare fin troppo semplici, tuttavia hanno dimostrato la loro efficacia in diversi frangenti. È fondamentale sottolineare, però, che si tratta di spunti che possono essere personalizzati e adattati al contesto dello studio medico oppure del poliambulatorio. Inoltre, come anticipato, l’organizzazione del tempo può beneficiare anche dalla scelta di strumenti tecnologici innovativi che possono, a loro volta, permettere di risparmiare tempo, evitare distrazioni e dedicare tutta l’attenzione al paziente, sempre al centro dell’attività.