Organizzazione degli appuntamenti in ambulatorio: quali errori possono capitare e come evitarli

Come organizzare gli appuntamenti senza errori e colli di bottiglia? Nella gestione degli appuntamenti di ambulatori e poliambulatori, le cause di ritardi e sovrapposizioni sono diverse: dimenticanze, appuntamenti accavallati, lacune informative tra i vari reparti del poliambulatorio.

Una buona organizzazione è fondamentale per evitare che si verifichino errori e ritardi tra un appuntamento e l’altro. Errori che, oggi più che mai, a causa del contenimento del Coronavirus, devono essere evitati all’origine, per ridurre al minimo il rischio di assembramenti in sala d’aspetto o fuori dal poliambulatorio.

Vediamo quali sono gli errori più comuni nell’organizzazione degli appuntamenti e come possono essere evitati.

Errori comuni nell’organizzazione degli appuntamenti in studio medico e in poliambulatorio

1. Appuntamenti sovrapposti o sale d’attesa vuote
   Può capitare che, a causa di ritardi dei pazienti o dei medici, si verifichino sovrapposizioni di appuntamenti con il conseguente affollamento delle sale d’attesa o al contrario che, a causa di una inefficiente gestione dell’assegnazione di appuntamenti e visite e dei pazienti che non disdicono la prenotazione, la sala d’aspetto si svuoti completamente.

2. Agenda del medico male organizzata
   Capita che il medico dimentichi di avvisare la segreteria che nella tal data non ci sarà a causa di un impegno di lavoro precedente o per una questione personale. In questi casi, la sua agenda risulta libera quando in realtà non lo è e lo staff di segreteria potrebbe fissare una visita per errore.    

3. Perdere o dimenticare l’agenda cartacea
   Non tutti amano la tecnologia. Se il medico preferisce utilizzare supporti cartacei - come un’agenda - per appuntare le visite del giorno, potrebbe facilmente dimenticarla a casa o smarrirla in un momento di distrazione.

Inoltre utilizzare un’agenda cartacea porta con sé molti svantaggi, per esempio, è più difficile da consultare e aggiornare e se parliamo di appuntamenti ciclici - come le sedute di fisioterapia - l’operazione risulta ancora più macchinosa. 

Come evitare questi errori? Grazie alla tecnologia

La gestione di uno studio medico o di un poliambulatorio può diventare molto più efficiente grazie alla tecnologia, che permette di:

• organizzare precisamente gli appuntamenti ed evitare sovrapposizioni 
• impostare promemoria per i medici in modo da non dimenticare mai visite, riunioni ed eventi
• modificare rapidamente un appuntamento in caso di disdetta o pianificare facilmente i cicli di fisioterapia nelle strutture che hanno attivato questo tipo di percorso di riabilitazione

Utilizzare software gestionali per gestire l’agenda degli appuntamenti

Il software gestionale concentra in un’unica interfaccia tutte le informazioni che servono per incrociare le richieste dei pazienti con la disponibilità degli specialisti. Infatti, attraverso un software gestionale, è possibile avere in un unico calendario la disponibilità di tutto lo staff del poliambulatorio o dello studio medico. 

Il software funge da ponte tra il medico e i pazienti perché, non solo facilita la gestione dell’agenda, ma dà anche la possibilità di configurare referti e cartelle cliniche digitali per renderli facilmente consultabili dal medico. 

In questo modo, l’appuntamento potrà essere prenotato senza il rischio di sovrapposizioni, né il medico potrà dimenticarsi della visita perché può consultare l’agenda in ogni momento. Al momento dell’appuntamento, poi, il software mette a disposizione tutte le informazioni che riguardano il paziente (referti, cartella clinica, immagini diagnostiche e così via) e con un semplice click il medico può conoscere l’intera storia clinica del paziente.

Automatizzare le mansioni più semplici con chatbot 

Spesso gli incidenti capitano perché il personale della segreteria è oberato da tante operazioni che, anche se semplici, portano via tempo.

Ad esempio, spesso i pazienti contattano la struttura - via mail e telefono - per avere informazioni e lo staff della segreteria si trova costretto a passare molto tempo a rispondere a domande semplici o ripetute. In questi casi, basta delegare ai chatbot questa incombenza e permettere allo staff della segreteria di concentrarsi su altre mansioni più complesse. 

Gestire gli appuntamenti da remoto

Con l’Ambulatorio Smart il paziente può prenotare la visita, pagare la prestazione, parlare con il medico via Smartphone o Tablet e ritirare il referto direttamente online. Il lavoro di segreteria in questo caso viene supportato in maniera consistente dal software che si occupa anche di tenere il medico aggiornato sui suoi appuntamenti e lo staff può concentrarsi su altre mansioni, a beneficio dell’organizzazione della struttura.

Se invece la visita deve avvenire necessariamente di persona, le code possono comunque essere controllate, sempre da remoto, con GipoSmartQ grazie al quale il paziente che ha preso appuntamento, può vedere in tempo reale sul suo Smartphone se c’è un ritardo sull’orario della sua visita e può recarsi in ambulatorio quando è effettivamente il suo turno o attendere fuori dalla struttura sanitaria per non sovraffollarla. In ogni caso il paziente sarà avvisato e invitato ad entrare al momento della visita direttamente da Smartphone.