Aumentare la produttività di chi lavora in poliambulatorio: come fare? Esistono numerose tecniche per migliorare la gestione del tempo - e quindi la produttività dello staff - da quelle più articolate per individuare le priorità, fino alle tecniche per evitare di procrastinare gli impegni, ma anche le semplici to-do-list, tutte vengono usate allo stesso scopo. Sono metodi finalizzati a contrastare la sensazione di impotenza che si prova stilando “liste infinite” di compiti che difficilmente sarà possibile portare a termine.
Del resto, viviamo costantemente sotto stress e con la sensazione di non aver mai abbastanza tempo per riuscire a fare tutto, sia nella vita personale sia in quella professionale. Forse, suggeriscono gli esperti, il problema non riguarda tanto il tempo - tutti abbiamo a disposizione 1.440 minuti al giorno - quanto, piuttosto, la sua gestione, e quindi le tecniche, gli strumenti, così come i piccoli consigli preziosi per poter aumentare la produttività, nostra e di chi lavora insieme a noi, si dimostrano spesso molto efficaci. I vantaggi che derivano dall’attuarli sono molteplici: da un lato, il team raggiungerà gli obiettivi con successo, dall’altro, sarà più motivato, felice e soddisfatto.
Abbiamo raccolto diversi autorevoli consigli sulla produttività, fateci sapere se vi sono stati utili!
Un blocco note sempre a portata di mano. Questo è uno dei “segreti” del gruppo di miliardari, atleti, imprenditori e studenti d’eccellenza intervistati dall’esperto di produttività personale Kevin Kruse, che ha voluto indagare proprio le tecniche usate da persone che, viste da fuori, sembrano avere a disposizione giornate da almeno 48 ore.
Molto interessanti le risposte raccolte da Kruse tra cui, appunto, l’utilizzo di uno strumento come un blocco note (fisico o virtuale) per appuntarsi in qualsiasi momento nuove idee, problemi da risolvere, task da inserire nella pianificazione giornaliera. In questo modo, è più facile mantenere la concentrazione e tutte le informazioni “extra” sono contenute in un unico luogo. Per gli amanti della carta, meglio un quaderno piuttosto che post it o fogli volanti: così si riduce anche il rischio di perdere un’informazione appuntata al volo e non c’è bisogno di ricordarsi dove è stata scritta.
Questa è soltanto una delle buone pratiche che si possono adottare per aumentare la produttività sul lavoro. Un altro elemento che risulta prezioso anche in una struttura come il poliambulatorio è bilanciare con attenzione l’equilibrio tra raggiungimento degli obiettivi e costruzione di una routine efficace.
C’è chi lavora meglio sotto pressione e chi invece va in blocco. Tutti però, quando dobbiamo coordinarci con altri - ad esempio, la segreteria dello studio, il fisioterapista e il medico del poliambulatorio, ognuno con le sue mansioni e la sua agenda - finiamo sotto stress, perché non è possibile controllare il lavoro di chi è al nostro fianco, soprattutto nei contesti più complessi.
In queste situazioni, stabilire una serie di abitudini condivise può fare la differenza. Ad esempio, si può fissare una volta al giorno un piccolo meeting di mezz’ora di allineamento tutti insieme, oppure si può scegliere di comunicare tramite un unico mezzo che potrebbe essere un gruppo su Telegram o un’altra App di messaggistica con delle regole di utilizzo. In questo modo, si potrà risparmiare del tempo, favorire la comunicazione interna e, non ultimo, ridurre il rischio di incomprensioni, errori e ritardi.
All’interno della giornata lavorativa, però, è importante anche gestire il proprio tempo efficacemente. Il metodo più utilizzato in questi casi è sicuramente quello delle “to do list”, ovvero stilare lunghe liste di cose da fare per tenere sotto controllo l’agenda. Tuttavia, questa tecnica nasconde un’insidia. Può capitare - e non di rado! - che questi elenchi non tengano veramente in considerazione il fattore temporale e si trasformino in liste che si trascinano da una giornata all’altra aumentando il senso di sopraffazione e stress anziché ridurlo. Ecco perché, sarebbe meglio preferire altri metodi.
Ci siamo già soffermati alcuni mesi fa su tre tecniche di gestione del tempo adatte allo studio medico, e oggi rivediamo alcune delle loro caratteristiche. In particolare, abbiamo parlato di Batching e metodo “pomodoro” che suggeriscono di dividere il tempo lavorativo in blocchi dedicati a singole mansioni: ad esempio, dalle 8.00 alle 8.30 ogni giorno ci si occupa delle email, oppure dalle 9.00 alle 14.00 ci si dedica a un certo tipo di visite, dalle 9.00 alle 11.00 si lavora sull’amministrazione e le fatture. Si tratta soltanto di esempi che evidenziano come questa strategia permetta di concentrarsi meglio e aumentare la produttività: le mansioni vengono di fatto “isolate” e si riduce il rischio di interruzioni. Quest’ultimo un aspetto incide anche economicamente sul lavoro del poliambulatorio e, proprio per questo, va affrontato con perizia e cura.
Un altro efficace metodo di organizzazione del tempo e è quello del “kanban”, che in giapponese significa “cartello”. Questa strategia parte dalla definizione del limite massimo di attività che ciascuno può svolgere contemporaneamente, solitamente tree, quindi, tutte le mansioni che avremmo la tentazione di inserire in una lunga “to do list” vanno divise in colonne tra: mansioni “da fare”, mansioni “in attesa” e mansioni concluse, da inserire nella colonna“fatto”. Il risultato è che si riesce a essere più concentrati su meno attività e, allo stesso tempo, più soddisfatti monitorando i progressi.
Esistono poi tecniche di organizzazione del tempo che permettono di ottimizzare l’organizzazione aziendale e fissare efficacemente le priorità. La “lean organization” è un concetto nato ancora una volta in Giappone, alla Toyota, e uno dei fattori del suo successo globale. Si tratta di un approccio snello che mette al centro i bisogni dell’utente finale.
Nel caso della sanità, al centro c’è sempre il paziente. Ragionando, dunque, a partire dal patient journey, è possibile migliorare i processi, evitare gli sprechi e puntare dritti sui servizi e le attività che permettono di tutelare al meglio la sua salute.
Quando si devono mettere a fuoco le priorità, invece, lo strumento adatto è la matrice di Eisenhower. Ci sono manager che con cadenza regolare utilizzano questo schema per identificare ciò che è importante e ciò che è urgente - e quindi, per contro, anche ciò che può aspettare oppure che è meno rilevante. In questo modo, diventa ancor più semplice organizzare la giornata lavorativa e assegnare le attività ai dipendenti per raggiungere presto gli obiettivi.
Una gestione del tempo ottimale, tuttavia, non garantisce che si riesca a fare sempre tutto nei tempi dati. Ed è qui che entra in gioco la tecnologia, che offre al poliambulatorio tanti preziosi alleati per aumentare la produttività. Il primo elemento che, ormai, non può mancare in una struttura moderna ed efficiente è un software gestionale, tra i suoi vantaggi: consentire ai dipendenti e ai collaboratori di dedicare tempo soltanto a ciò che è davvero importante (le mansioni dove è l’essere umano a fare la differenza) o quelle attività semplici che il paziente può eseguire da sé.
Il totem eliminacode, ad esempio, aiuta a gestire l’attesa dei pazienti, a distribuirli negli spazi della struttura e a orientarli direttamente verso il servizio richiesto, perché le persone possono prenotare, pagare e ritirare referti in autonomia.
Chi è al front-office potrà occuparsi dei pazienti che hanno bisogno di risolvere un problema complesso. Ulteriore evoluzione di questo approccio, sempre meno legato all’accettazione fisica, è GIPO SmartQ, il servizio che permette ai pazienti di monitorare la coda direttamente dallo smartphone: la visita può essere sia in presenza sia a distanza, in ogni caso il paziente verrà avvisato da una notifica quando è il suo turno. A quel punto potrà entrare nell’ambulatorio oppure attivare la videocamera per la televisita, il tutto in maniera lineare e senza perdite di tempo.
Infine, soluzioni come l’Ambulatorio Smart di GIPO, consentono di fare un’ulteriore passo nella direzione di una gestione integrata, efficiente e produttiva del tempo e del lavoro del poliambulatorio. La possibilità di dialogare costantemente l’attività svolta da remoto e quella in sede aiuta a risparmiare tempo e gestire un’unica agenda - sia dal punto di vista del medico, sia della segreteria. Inoltre, avere un unico spazio dove gestire i pagamenti, le fatture, i rapporti con i fornitori è un’ulteriore elemento di razionalizzazione dell’organizzazione interna che favorisce la produttività.
Ultimo consiglio per aumentare la produttività del poliambulatorio riguarda il benessere dei lavoratori. Negli ultimi anni, sono stati svolti numerosi studi che evidenziano come l’introduzione di soluzioni di welfare aziendale renda i dipendenti e collaboratori più soddisfatti, produttivi e, in ultima istanza, legati alla struttura.
Secondo l’analisi svolta nel 2020 da Welfare Index PMI in collaborazione con Cerved, nel biennio 2019/2020, le aziende che hanno investito di più su politiche di welfare aziendale hanno visto il tasso di produttività aumentare del 6%, il triplo rispetto alle aziende meno attive in questo ambito nello stesso lasso di tempo. Inoltre, in queste aziende è maggiore anche il tasso di occupazione: +11,5% contro una media del 7,5%.
Ciò accade per diverse ragioni: i dipendenti si sentono più ascoltati, più coinvolti nella vita aziendale e più supportati. Una buona strategia di welfare in questo senso parte, infatti, dalla mappatura dei bisogni di dipendenti e collaboratori in maniera tale da investire su servizi che possano concretamente rispondere alle loro esigenze. Ci sono strutture, ad esempio, in cui i benefit sanitari sono molto apprezzati, altre invece in cui la differenza è data dai servizi per le famiglie come asili nido aziendali, bonus per baby sitter, flessibilità oraria e via dicendo.
Le possibilità sono numerose, ed è interessante per chi gestisce un poliambulatorio vagliarle e analizzarle nella consapevolezza che, insieme a una gestione del tempo efficace e all’integrazione oculata della tecnologia nel flusso di lavoro, è possibile aumentare la produttività e, quindi, migliorare il servizio offerto al paziente.