Novità sulla e-fattura: gli ultimi aggiornamenti dell’Agenzia delle Entrate in vista del 1° gennaio 2019

Il 1° gennaio 2019 partirà ufficialmente la e-fattura, il nuovo sistema di fatturazione elettronica obbligatorio per tutti i professionisti e le aziende residenti o stabiliti in Italia, salvo alcune eccezioni.

Tra le novità più importanti c’è l’obbligo della fattura elettronica anche se chi riceve è un consumatore finale!

Quindi, da gennaio del prossimo anno, dovrai predisporre la e-fattura non solo verso le altre partite IVA (B2B, cioè Business to Business) ma anche verso le “persone fisiche” (B2C, Business to Consumer).

Una rivoluzione, dunque, destinata a coinvolgere tutti i cittadini.

Come prepararsi per tempo?
L’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione una guida (aggiornata al 4 ottobre 2018), 2 video tutorial e una nuova sezione del sito in cui spiega passo passo:

• Cos’è la fattura elettronica e che differenze ci sono con la fattura di carta
• Chi è esonerato dall’emissione della fattura elettronica
• Come si predispone e come si invia
• Cosa fa il Sistema di Interscambio quando riceve una fattura
• Come si riceve una fattura elettronica dal Sistema di Interscambio
• Come si conservano le fatture elettroniche

L’Agenzia ha previsto anche dei servizi gratuiti per preparare, trasmettere, consultare e conservare le fatture elettroniche.

Vediamo insieme quali sono i punti salienti di questa importante novità.

Differenza tra e-fattura e fattura di carta

La fattura elettronica è diversa dalla classica fattura cartacea solo per 2 aspetti:

1. dev’essere preparata usando un computer, un tablet o uno smartphone
2. dev’essere trasmessa elettronicamente al cliente usando il Sistema di Interscambio (SdI), una sorta di postino virtuale che:
   - verifica se la fattura contiene i dati fiscali obbligatori e l’indirizzo telematico, cioè il codice destinatario o l’indirizzo PEC a cui verrà mandata la fattura
   - controlla se esistono: la P.IVA di chi fornisce e di chi riceve la fattura, negli scambi B2B, e se esiste il Codice Fiscale del consumatore finale (quindi non P.IVA), negli scambi B2C

Se dopo la verifica risulta tutto a posto, la fattura verrà consegnata al destinatario e chi l’ha emessa riceverà una “ricevuta di recapito” con data e ora di consegna del documento. Quindi, in pratica, i dati obbligatori per la e-fattura sono gli stessi delle vecchie fatture cartacee, va però inserito l’indirizzo telematico del cliente o del paziente che dovrà riceverla.

Chi è obbligato a trasmetterla e verso chi? La novità è che va mandata anche ai consumatori finali!

L’obbligo di trasmettere la e-fattura scatta il 1° gennaio 2019 per le cessioni di beni e servizi tra soggetti residenti o stabiliti in Italia.

Vale dunque per tutti i titolari di P.IVA tranne che per:

• i soggetti che rientrano nel “regime di vantaggio” (di cui all'art. 27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011, n. 111)
• i soggetti che rientrano nel “regime forfettario” (di cui all'art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190)
• i “piccoli produttori agricoli” di cui all’art. 34, comma 6, del Dpr n. 633/1972

La e-fattura è obbligatoria per la vendita di beni e servizi verso:

• altre aziende o professionisti, cioè nei rapporti “tra P.IVA” o Business to Business (B2B)
• i consumatori finali, cioè le persone senza P.IVA (B2C)

Ma come funziona questo nuovo sistema?
Vediamo in sintesi quali sono i principali passaggi.

Come si prepara e in che formato, come si trasmette e come si conserva la e-fattura?

Diciamo innanzitutto che se la e-fattura predisposta e inviata al cliente è in una forma diversa dal file XML (eXtensible Markup Language) o viene spedita con metodi diversi dal Sistema di Interscambio, si considera non emessa e quindi il fornitore riceverà una sanzione e non potrà detrarre l’IVA.

Come si prepara

Per preparare una e-fattura ti servono un computer, uno smartphone o un tablet ed un software che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML.

A questo proposito l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione gratuitamente 3 tipi di programmi per permetterti di creare le fatture elettroniche:

1. una procedura web, che si può utilizzare solo quando si è collegati a Internet
2. un software che puoi scaricare sul computer e che puoi usare senza connetterti a Internet
3. la App “Fatturae”, che puoi scaricare dagli store Android o Apple e che si può usare solo se collegati a Internet

L’Agenzia precisa che queste procedure sono state pensate soprattutto per chi emette poche fatture ed è abituato a prepararle con i normali programmi di videoscrittura o su carta.

Altrimenti, è possibile usare anche software realizzati da privati, in particolare quelli sviluppati dalle aziende che producono software gestionali per predisporre e registrare in contabilità le fatture.

Indipendentemente dal sistema che sceglierai di usare, però, ricorda sempre che il file da inviare al Sistema di Interscambio è quello in formato XML!

Come si invia

Le fatture elettroniche vanno sempre inviate attraverso il SdI (Sistema di Interscambio), altrimenti sono considerate non emesse.

Per trasmettere il file XML della e-fattura elettronica al SdI puoi optare per diversi sistemi:

1. puoi usare un servizio online predisposto dall’Agenzia nel portale “Fatture e Corrispettivi”: qui puoi caricare il file XML che avevi preparato e salvato sul computer
2. puoi usare la procedura web dell’Agenzia delle Entrate o l’App Fatturae
3. puoi usare una PEC (Posta Elettronica Certificata), inviando il file della fattura come allegato
4. puoi usare un canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente attivato con il SdI.

Per inviare correttamente una fattura elettronica è indispensabile che al suo interno sia riportato l’indirizzo telematico che il cliente ti ha comunicato. Se non te lo comunica o se si tratta di un consumatore finale, un piccolo agricoltore, un soggetto che opera nel regime di vantaggio o nel forfettario, nel campo “codice destinatario” dovrai inserire solo il valore 0000000.

Attenzione, però, dovrai lasciare al tuo cliente o paziente una copia cartacea della fattura inviata al SdI, oppure inviargliela via mail, facendo presente che potrà consultare e scaricare l’originale nella sua area riservata all’interno del sito dell’Agenzia delle Entrate.

E la marca da bollo?

Se finora hai applicato la classica marca da bollo adesiva sulle fatture, probabilmente ti starai chiedendo se hai ancora questo obbligo e come poterla applicare su una fattura elettronica.

Forse non lo sai, ma già da anni è possibile applicare un bollo virtuale sulle fatture, evitando l’inutile trafila imposta dal bollo adesivo. Chiaramente non funziona come la classica marca da bollo, ma richiede un altro procedimento che è stato ulteriormente semplificato proprio per chi emette fattura elettronica.

Infatti, se la fattura è elettronica l’imposta deve essere assolta in modo virtuale e nel documento
deve essere apposta la dicitura “imposta di bollo assolta in modo virtuale ai sensi del D.M. 17 giugno 2014”.

Riportiamo quindi un estratto del decreto: “il pagamento dell’imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l’anno avviene in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell’imposta ai sensi del presente decreto. L’imposta sui libri e sui registri di cui all’art. 16 della tariffa allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti in modalità informatica, è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse”.

Quindi, per le fatture per cui è obbligatorio il pagamento della marca da bollo, dovrai inviare in un unico versamento l’importo totale dei bolli relativi alle tue fatture, usando un modello F24, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Come si conservano le fatture elettroniche

Le legge stabilisce che sia chi emette sia chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.

Significa che basta salvarla sul computer?

No, la conservazione elettronica va fatta seguendo un processo regolamentato dal Codice dell’Amministrazione Digitale.

Quindi puoi rivolgerti o agli operatori privati certificati già presenti sul mercato oppure al servizio gratuito predisposto dall’Agenzia delle Entrate per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio.

NB: per ulteriori approfondimenti sulla e-fattura e gli adempimenti obbligatori per legge, ti consigliamo di rivolgerti sempre al tuo Commercialista o consulente fiscale.

GIPO FAT-E è il nuovo servizio di fatturazione elettronica accreditato come intermediario presso SOGEI e gestisce direttamente il flusso di dati sia delle fatture attive che delle fatture passive. Scopri di più su questo servizio.